Два проекта на SAP Business One

Intelligent Enterprise: Расскажите о причинах, которые привели вас к внедрению SAP Business One. Ведь сегодня среди небольших компаний популярно решение на 1С?

Андрей Махов: Мы занимаемся производством и реализацией косметических средств. Особенность производства в том, что мы выпускаем большой ассортимент продукции мелкими партиями и используем для этого очень много наименований материалов. Четыре года назад на предприятии была внедрена система 1С, которая устраивала нас, когда производство было небольшое. В настоящее время объем производства и база клиентов выросли (при том что количество персонала осталось тем же, примерно 50 человек), и появилась потребность в применении более современной системы управления предприятием. К тому же система 1С не позволяла осуществлять управление объектами, которые находятся не в одном помещении. Например, у нас производство в одном конце города, а офис в другом. Фирма "ИНИСТ-Консалтинг", к которой мы обратились, порекомендовала нам решение SAP Business One.

Евгений Благодарный: Наша компания занимается реконструкцией зданий под банки и офисы, а также розничными и оптовыми продажами строительных материалов. На предприятии работает 137 человек, из них 100 рабочих. В 1994 году мы автоматизировали учетную деятельность посредством "самописной" программы. В 2000 перешли на систему 1С, а в прошлом году решили перейти на SAP Business One. Почему? Во-первых, SAP - мировой лидер, имеет десятки тысяч инсталляций, а значит, огромный опыт автоматизации бизнеса, который позволяет правильно организовать бизнес-процессы. А 1С продает решение, и при внедрении мы имеем дело с программистами. Я хотел бы подчеркнуть - не с партнерами 1С, а с программистами, с конкретными лицами, которые, как показал опыт, не очень ориентируются в бизнес-процессах. "Скажите, что вам нужно, - говорили нам, - и мы все настроим". Но так как бизнес в России довольно молодой, мы сами не очень представляем, как правильно организовать и регламентировать бизнес-процессы. Поэтому работа с программой 1С на начальном этапе складывалась не столь гладко, как хотелось бы. Потом, в ходе работы, решение, конечно, совершенствовалось, но на это уходило много времени и денег. Ежемесячно мы были вынуждены тратить средства на программиста, который получает зарплату за улучшение и разработку системы на 1С. При этом на решение отдельной проблемы у нас уходил год. С переходом на SAP Business One, в компании была создана четкая бизнес-структура. Если посмотреть на главное меню SAP Business One, то оно уже показывает, какие основные группы бизнес-процессов существуют в компании. Таким образом, эта система нацелена на управление бизнесом, в отличие от тех программ, которые мы использовали раньше.

Как проходил проект? Какие проблемы возникали в ходе внедрения?

Андрей Махов: С внедрением системы нам помогала фирма "ИНИСТ-Консалтинг". Она выделила двух консультантов, которые занимались обучением персонала и настройкой SAP Business One. В самом начале мы определили, какие задачи должна выполнять система, и в процессе внедрения вносили лишь небольшие корректировки. Мы были одним из первых предприятий в России, где внедрялся SAP Business One, и в процессе внедрения столкнулись с рядом сложностей. В частности, это было связано с тем, что первая версия была англоязычная. Поскольку не все сотрудники знают английский язык, это вызвало определенные проблемы. Еще одна из проблем, с которой мы столкнулись, - это качество работы персонала с системой. Очевидно, что если в систему вводятся неправильные данные, то толку от нее никакого.

Внедрение началось с того, что были сформированы склады и движение средств от сырья до готовой продукции. В настоящее время внедрена система менеджмента, которая позволяет эффективно работать с клиентами. Также внедрен блок управления персоналом. К концу августа мы предполагаем внедрить дополнительный блок по персоналу, который позволит рассчитывать зарплаты, бюллетени и т. д. Производство и менеджмент - два блока, которые дадут возможность внедрить блок финансово-экономических программ.

Евгений Благодарный: Руководителем проекта являлся финансовый директор. Со стороны консультанта, компании "Эквитас", с нами постоянно работали два-три человека. С нашей стороны конкретной группы проекта не было.

Каковы результаты внедрения SAP Business One?

Андрей Махов: В настоящий момент создано шестнадцать рабочих мест. Из них десять - это менеджмент (управление и продажи) и шесть - производство. Первые полгода, когда система внедрялась, она только отвлекала персонал от основного вида деятельности и была причиной расходов, связанных с программным обеспечением и обновлением оборудования.

Сейчас мы имеем возможность оперативно отслеживать ситуацию на предприятии, то есть остатки по складам, остатки готовой продукции, количество заказов, количество готовой продукции, находящейся на складах, и так далее, в результате чего можно более гибко планировать производство и уменьшить запасы сырья и товаров на складах. Система планирования позволяет держать склад полным. Благодаря ей мы увидели слабые места в организации работы. Например, производство у нас имеет несколько стадий. Это изготовление сырья, фасовка и упаковка. Сразу стало видно, какое звено у нас слабое, где нужно привлечь или убрать дополнительные ресурсы. Это повлекло за собой реорганизацию предприятия.

На данный момент мы можем в полном объеме обеспечить готовой продукцией наших дистрибьюторов и клиентов. Раньше у нас постоянно не хватало 10-15% продукции. В итоге за последнее время наши продажи увеличились на 50%. Поэтому в данном случае внедрение системы дает прямой экономический эффект.

С внедрением системы SAP Business One управляемость предприятием резко возрастает и растет реакция на спрос. Если мы будем быстрее реагировать на запросы, то будет увеличиватьcя оборачиваемость средств, то есть продукт компании SAP позволяет увеличивать обороты не за счет привлечения дополнительных ресурсов, а за счет улучшения качества работы.

Евгений Благодарный: Сейчас на предприятии создано восемь рабочих мест. Это финансы, бухгалтерия, инженер по учету, который оформляет закупки и продажи, менеджер по закупкам, менеджер по продажам, склады, кассир и место управляющего. Бухгалтерию мы по-прежнему ведем в 1С, и такое решение нас полностью устраивает. Чтобы получить бухгалтерскую отчетность, данные из SAP Business One передаются в 1С.

Внедрив SAP Business One, мы получили реальную возможность управлять бизнесом, так как он становится "прозрачным". Бизнес становится все более конкурентным, поэтому надо работать над издержками. А над издержками легче работать по определенным проектам, оценкам учета затрат. Структура SAP Business One уже расставляет акценты - вот продажи, закупки, отчетность и т. д. Cтроительство - довольно сумбурный бизнес, и очень важно, что в рамках SAP нам удалось наладить учет расходов по каждому объекту и в целом по строительству. Раньше нам очень трудно было подсчитать, что мы получаем с конкретного объекта и за счет каких издержек можем оптимизировать расходы по объектам. Насколько рентабельны крупные или мелкие объекты? Всегда создается впечатление, что крупные объекты более рентабельны, но это скорее интуитивное понимание. С внедрением системы нам удалось автоматизировать оказание услуг в строительстве именно в разрезе объектов.
Весь проект с учетом работы партнеров внедрения и годового обслуживания стоит 25 тысяч евро. Более того, партнер SAP предоставил нам эти расходы в кредит на полгода.