Какими соображениями должен руководствоваться заказчик, закупая и эксплуатируя компьютерное оборудование? На чем можно сэкономить, как разумно распорядиться своими средствами? На круглом столе, посвященном этому вопросу, мы нашли и обсудили шесть способов навести порядок в расходах на корпоративные ПК. В целом же вывод, к которому пришли участники беседы, таков: главная проблема -- не в инвестициях, а в ИТ-стратегии. Для достижения экономии нужно подходить к проблеме с точки зрения не потребностей сегодняшнего дня, а перспективы развития.
В круглом столе принимают участие:
Сергей Дмитриев Директор департамента информационных технологий
торгового дома"Копейка."
Владимир Ткачев Директор НТЦ группы компаний "Аквариус",
входящей в холдинг НКК
Борис Корольков Специалист по работе с корпоративными заказчиками
"Леново (Восточная Европа/Азия)"
Дмитрий Куров Вице-президент, исполнительный директор "Крафтвэй"
Подсчитать эффективность
Intelligent Enterprise: Существуют ли эффективные методы оценки инвестиций и управления инфраструктурными активами, помогающие отечественным руководителям принимать правильные решения, связанные с приобретением и использованием корпоративных ПК?
Борис
Корольков: В крупных компаниях, с которыми мы работаем, существуют
квалифицированные ИТ-отделы. Их сотрудники решают, каким образом построить инфраструктуру
фирмы. В принципе, поскольку технологии развиваются и ситуация на рынке ИТ постоянно
меняется, прежде всего используются эмпирические методы. Естественно, для контроля
действий ИТ-отдела должны использоваться какие-то методики оценки выгоды от
покупки оборудования. И минимизация закупочной цены -- не единственный подход
к данному вопросу.
Владимир Ткачев: Расчет эффективности реально
можно применить на практике только в тех случаях, когда речь идет о больших
системах, таких как центры обработки данных и серверы высокого уровня. В этом
случае требуется просчитывать экономическую эффективность и возврат инвестиций.
Без этого финансовый отдел просто не выделит деньги. Если же говорить о принятой
в настоящее время корпоративной практике массовой закупке компьютеров и серверов
уровня отдела, то здесь больше чем на 90% применяются чисто эмпирические умозаключения.
Дело в том, что методики, которые позволили бы однозначно оценить эффективность
данного вложения и возврат инвестиций, не формализованы и каждое подразделение
при подсчете использует свои показатели. Насколько мне известно, даже на Западе
не существует однозначных методик подсчета эффективности покупки новых персональных
компьютеров. Каждое агентство при расчете тех или иных параметров начинает высчитывать
одни и те же факторы с разными весовыми коэффициентами. К примеру, сколько времени
отнимает обработка спама? Одни считают, что 30%, а другие -- что 15%…
Дмитрий Куров: Рассуждать
о том, существует ли какая-то методика оценки эффективности вложения в ИТ, можно
только теоретически. Ведь на практике российский рынок очень разнообразен, и
уровни развития информационных технологий в различных сегментах экономики сильно
отличаются. Поэтому и методы оценки эффективности, которыми руководствуются
при закупках ИТ-департаменты различных компаний, отличаются тоже. В свое время
мне удалось поработать в "Вымпелкоме", и могу сказать, что там при
закупках не обсуждается, насколько выгодна покупка конкретной модели ПК. Там
оценивается глобальная совокупная стоимость владения. При этом в "Вымпелкоме"
принято решение о монобрендовости и корпоративном стандарте, и покупки просчитываются
не с точки зрения бюджета на квартал или на год, а с точки зрения перспективы
развития.
Неправильно было бы руководствоваться одним-единственным принципом
"как можно дешевле".
Сергей Дмитриев: У нас в компании "Копейка"
нет конкретной формулы, позволяющей оценить эффективность покупки компьютеров.
Мы используем определенную систему подходов, которая опирается на то, что экономика
ИТ-подразделений -- это часть экономики предприятия. Здесь четко разделены инвестиционная
и операционная составляющие. Таким образом, мы учитываем совокупную стоимость
владения этим классом техники. Сюда входит и приобретение, и ремонт, и расходы
на персонал, который будет заниматься техническим обслуживанием, и прочие сопутствующие
расходы. Поэтому, вырабатывая стратегию приобретения техники, мы ориентируемся
именно на снижение совокупной стоимости владения. При этом мы стараемся минимизировать
операционные расходы за счет увеличения инвестиционной составляющей, потому
что в результате главная цель -- увеличивать стоимость компании.
Из всего сказанного мы сделали вывод, что нам необходимо вводить стандартизацию, ведь стандартизация снижает стоимость обслуживания. У нас типовые магазины, и если мы будем использовать два бренда, это приведет к дополнительным расходам на персонал. Стандартизация -- один из способов снизить количество рабочей силы, которую мы привлекаем для обслуживания. Опираясь на вспомогательные критерии, мы выбираем производителя оборудования. Ну а как только мы выбрали бренд, уже никакие формулы применять и не надо. Мы проводим конкурс и смотрим, кто из поставщиков предлагает данный класс техники дешевле, кто включает в стоимость больше услуг. Если речь идет о персональных компьютерах и серверах уровня отдела, мы стремимся максимально перенести обслуживание в инвестиционную составляющую.
Стратегия обновления
Компании тратят огромные средства на замену устаревших моделей ПК. При этом
большинство сотрудников пользуются мизерной частью вычислительных возможностей.
Есть ли реальная необходимость обновлять аппаратные средства и ПО каждые три-четыре
года? Как правильно выстроить стратегию замены? Стоит ли экономить на первоначальных
инвестициях, разумно ли растягивать срок эксплуатации?
Борис Корольков: При подготовке проекта
заказчик выбирает парк компьютеров соответственно уровню предполагаемой сложности
задач, которые ему предстоит решать. Производители же, в свою очередь, обычно
предлагают несколько уровней техники. По большому счету, компьютер может работать
достаточно долго. Однако после трех лет работы техника, как правило, уже недостаточно
быстро и адекватно воспринимает новые современные операционные системы и прикладные
решения и морально устаревает. Поэтому компании, имеющие большой парк компьютеров,
разделяют процесс обновления техники на несколько этапов. Обновление идет постоянно,
и за три года происходит полный цикл смены оборудования.
Владимир Ткачев: Мне приходилось работать
"по другую сторону баррикад", и я прекрасно понимаю, что любая компания
заинтересована растягивать срок жизни компьютеров как можно дольше. При грамотном
подходе это вполне реально, но требует определенных усилий со стороны ИТ-отдела.
На корпоративном рынке один из подходов -- перестановка компьютеров по мере
их устаревания, как морального, так и физического, от одних сотрудников к другим,
у которых меньше требований к параметрам производительности. Еще один вариант
-- старые компьютеры можно использовать в качестве терминальных решений.
Возможно, эффективность подобных промежуточных решений неочевидна. Но там,
где технический отдел сформирован из грамотных специалистов, реализация такого
решения позволяет существенно снизить затраты. Старые компьютеры могут использоваться
сотрудниками, которые занимаются, например, набором текстов. Но, вообще говоря,
если ПК используется больше четырех лет, практически невозможно становится найти
комплектующие. В большинстве компаний такие компьютеры просто выбрасывают.
Дмитрий Куров: Наверное, трехлетний срок использования компьютеров действительно
оптимален. К использованию же устаревающих компьютеров компании обычно прибегают
от безысходности. Обычно это государственные структуры, которые просто не могут
списать старую технику. При грамотном подходе к ИТ так делать не стоит. Ведь
не только элементная база устаревает, на рынке появляются новые предложения
ПО, которые расширяют возможности пользователя. К тому же новые компьютеры меньше
шумят и греются, позволяют подключать дополнительные внешние устройства.
Сергей Дмитриев: В компании "Копейка"
для всего оборудования определены сроки плановой эксплуатации, которые обусловлены
в том числе и сроками амортизации. В частности, на персональные компьютеры и
ноутбуки у нас установлен срок эксплуатации четыре года.
Стратегия же замены следующая: после четырех лет эксплуатации, на протяжении которых организовано техническое обслуживание и ремонт, мы используем компьютеры до первой поломки. Поломкой считается и невозможность запустить программу, которая соответствует корпоративному стандарту. Но смена поколений программного обеспечения, кстати говоря, происходит нечасто.
Вероятно, это вызвано тем, что новые бизнес-идеи на самом деле возникают очень
редко, а всякие дополнительные функции на базовые процессы существенно не влияют.
Мы даже часто позволяем себе пропускать версии программного обеспечения. К примеру,
сегодня мы используем отраслевое решение для розничной торговли в той версии,
которая была выпущена компанией SAP в 1999 году, а переход на последнюю версию
у нас запланирован только на текущий год. Вот так совершенно спокойно, без какого-либо
ущерба для бизнеса, можно в течение пяти с лишним лет держаться на одной версии
основного ПО.
Если же говорить об офисных приложениях и ОС, то с этой стороны вообще никаких
проблем не существует. Сейчас у нас в компании корпоративным стандартом является
Windows 2000. Система прекрасно работает на всех новых компьютерах, и на ней
отлично функционируют все необходимые приложения. То же самое относится и к
MS Office. Возможно, со временем мы перейдем на новую операционную систему.
Однако практика показывает, что на компьютерах трехлетней давности все программы
работают без проблем. Максимум, что бывает нужно сделать на четвертый год, --
это добавить оперативной памяти. Правда, нам это еще не приходилось делать,
потому что у нас относительно молодой бизнес, но поступать мы будем, скорее
всего, именно так. Иначе говоря, мы не гонимся за новшествами, так как они не
дают реального конкурентного преимущества. Возможно, это особенность нашего
бизнеса: у нас индустриальный подход, типовые магазины, и чем проще они организованы,
тем лучше.
У нас есть шести- и семилетние ПК. Такое оборудование сейчас стоит, например,
у кладовщиков, где не требуется больших вычислительных ресурсов. А в магазинах
самым старым машинам лет пять. Вообще говоря, компьютеры -- это высоконадежная
техника. Ломаются они крайне редко, и основные неисправности обнаруживаются
на первом году эксплуатации. Потом, по большому счету, ничего не ломается. Впрочем,
тут все зависит еще и от условий эксплуатации. У нас, например, был распределительный
центр, где применялись дизельные погрузчики. Там рабочие места находились в
защищенном боксе, но все равно машины, если раз в два месяца их не пылесосить,
от перегрева выходили из строя.
Конечно, внутри компании всегда есть небольшая группа пользователей, например аналитики в финансовом отделе, которая нуждается в расширенном функционале. У нас это архитектурное проектное бюро, где используются системы автоматизированного проектирования. Но там работает около 10 человек. Мы для них просто купили специальное оборудование. Десяток компьютеров из 500 единиц парка -- это не проблема.
Повлиять на продавцов
Существует ли возможность повлиять на продавцов -- например, требуя при
заключении контрактов гарантировать долгосрочную эффективность инвестиций в
ПК, оговаривая ограничения на стоимость апгрейда, используя более дешевые решения,
в том числе простейшие сетевые компьютеры?
Борис Корольков: Мы работаем со своими
заказчиками через партнерскую сеть, поэтому у нас есть ряд возможностей для
расширения гарантии и сервисного обслуживания. При заключении контракта на поставку
оборудования партнер может предоставить заказчику дополнительные услуги, например,
увеличить гарантийный срок, поскольку это его прямой бизнес. Позиция on-site
у российских и иностранных производителей может различаться. К тому же в России
гарантия on-side стоит немалых денег, и часто заказчику проще изначально договориться
с поставщиком о каких-то дополнительных условиях, а уже наш бизнес-партнер сам
будет искать пути реализации данного проекта -- причем не обязательно через
наш сервис.
Владимир Ткачев: На мой взгляд, не существует
такой большой разницы между западными и российскими вендорами. У отечественных
производителей практически такая же структура, у них тоже есть свои партнеры
и дистрибьюторы. И в подавляющем большинстве случаев непосредственно с корпоративным
заказчиком работает именно компания-партнер. У нас тоже есть пакеты расширенной
гарантии, включающие обслуживание on-site, и я не могу сказать, что они очень
дороги -- так, стоимость такого пакета для ПК составляет 1--5% от стоимости
ПК. Если у партнера, поставляющего оборудование заказчику, есть свой сервисный
центр, авторизованный "Аквариусом", то расширенную гарантию заказчик
может получить через него. Если собственного сервисного центра нет, то по согласованию
между сторонами выбирается один из сервисных центров "Аквариус" в
городе, уполномоченный производить гарантийное и постгарантийное обслуживание
нашей техники и осуществлять расширенную поддержку, в том числе и on-site.
Дмитрий Куров: Действительно, возможности
увеличения сроков гарантии есть не только у западных компаний, но и у крупных
российских вендоров. Если заказчик достаточно хорошо понимает, чего хочет, то
начинается обыкновенный торг. Фактически за одну и ту же цену он может купить
просто компьютер со стандартным пакетом услуг, а может, при наличии конкурентов
у поставщика, прописать в контракте расширенную гарантию. Это уже вопрос экономической
целесообразности и переговоров.
Сергей Дмитриев: Любой купленный компьютер будет работать значительно дольше,
чем вы сами захотите его использовать. Провоцируют смену ПК скорее разработчики
программного обеспечения. Если же вы не обновляете используемые программы, компьютером
можно пользоваться очень долго.
Пользователь под контролем
Пользователь ПК привык считать себя его полноправным и единоличным владельцем.
Он хранит на своем компьютере огромное количество личной информации, пользуется
Интернетом в рабочее время и, таким образом, использует в личных целях корпоративный
ресурс. Кроме того, рабочее время отнимает разборка спама. Как бороться с нерациональным
использованием ресурсов ПК, и насколько эта борьба может быть эффективной?
Сергей Дмитриев: Наша компания придерживается
очень жесткой позиции в этом вопросе. Мы считаем, что со всеми подобными явлениями
бороться необходимо. Способов изобретено достаточно много, и если их разумно
применять, то это будет не очень дорого для компании.
В части хранения данных у нас следующая политика -- вся коммерческая информация
хранится на сетевых носителях либо в информационных системах, то есть на персональные
компьютеры она не попадает. За этим следит служба безопасности. Кроме того,
время от времени мы определяем десятку пользователей, у которых на компьютере
хранится больше всего информации, и анализируем ее. Если там обнаруживается
много личных, не имеющих отношения к работе файлов, к сотруднику применяются
административные меры. Что касается Интернета, то у нас доступ во всемирную
паутину имеют только те служащие, которым он необходим для работы. У компании
есть канал, который имеет определенную ширину, и если мы видим, что уровень
загрузки достигает установленной отметки, мы опять же составляем Top 10 или
Top 20 пользователей и анализируем их трафик.
Теперь про спам. С ним, конечно же, бороться нужно. Значительную часть нежелательной почты с помощью специального ПО можно достаточно эффективно пометить как спам и поместить в отдельную папку, как это и происходит у нас. Когда мы в своей компании установили фильтр (причем это фильтр с открытым кодом, мы даже не потратили на него денег), количество нежелательной почты сократилось с примерно 120--150 писем в сутки до десятка, то есть порядка 90% спама пропало. Я не слежу, из каких источников идут эти письма, из западных или отечественных. Могу только сказать, что такие меры в целом достаточно эффективны.
Организация сервиса
Как оптимизировать сервисную политику обслуживания ПК? Сервисные программы
многих компаний довольно запутанны, в них сложно разобраться. Кроме того, сравнив,
можно обнаружить, что программы разных вендоров практически одинаковы. Существует
ли услуга, позволяющая заказчику разобраться в сервисной программе вендора до
заключения контракта, и насколько эта услуга востребована? Есть ли способы сравнения
этих программ?
Дмитрий Куров: Согласитесь, вряд ли вы
будете выбирать отдельно поставщика оборудования и отдельно -- обслуживающую
компанию. Это комплексный вопрос. И здесь заказчик пользуется теми же инструментами,
что и при выборе поставщика компьютеров. Кстати, можно сказать, что персональные
компьютеры Aquarius и Kraftway -- это, по большому счету, одно и то же. Просто
сам заказчик должен четко сформулировать требования к поставщику услуг и оборудованию,
расставить приоритеты. Если клиент, к примеру, имеет офисы по всей России, для
него главным требованием к поставщику будет наличие сервиса во всех регионах.
А вот доказать в условиях конкуренции, что компания предоставит ему все необходимое,
-- это уже наша работа. Подход здесь точно такой же, как при выборе поставщика
компьютеров. И определять надо, не кто лучше или хуже, а кто из обслуживающих
компаний больше подходит под конкретные запросы.
Сергей Дмитриев: Мы выбирали вендора еще
семь лет назад, а тогда ситуация на рынке была иная, рынок был менее развит.
В настоящий момент у нас нет отдельного сервисного договора как такового, мы
пользуемся только тем, что включено в стоимость приобретения.
На самом деле в течение последнего года мы рассматриваем возможность перехода
на аутсорсинг, чтобы обслуживанием компьютеров и всей инфраструктуры магазинов
занималась какая-то ИТ-компания. Однако мы обнаружили, что есть определенный
уровень качества, который нам требуется, и аутсорсинг для нас невыгоден. Я согласен
-- заказчик должен определить, что ему нужно. Но выяснилось, что вендоры просто
не могут предложить необходимые нам условия по сходной цене именно по причине
нашей территориальной распределенности. Ни один вендор не охватывает всех необходимых
нам регионов. И даже если он берется обслуживать любой регион (мы это проверяли
на паре компаний), с открытием новых магазинов цена сразу же начинает расти.
Как оказалось, самые дорогие составляющие обслуживания -- это логистика, выезд
специалиста к месту поломки и транспортировка запасных частей. В нашем случае
специфика розничной торговли позволяет иметь собственную логистику, которая
позволяет нам очень дешево выполнять эти операции. У нас есть распределительные
центры, где мы организовали сервис. Вышедшее из строя оборудование заменяется
в магазине силами персонала. Запчасти и исправная техника привозятся из распределительных
центров, туда же отвозится неисправная. И сервисное обслуживание вендор осуществляет
там же.
Дмитрий Куров: Сергей, я думаю, ваша попытка
перевестись на аутсорсинг была неуспешной, потому что вы несколько опередили
рынок. Сейчас тема ИТ-аутсорсинга в России только становится актуальной, рынок
подобных услуг еще не развит, оттого и стоимость обслуживания высока. Что же
касается оценки качества сервиса, то если у наших заказчиков возникнет желание
получать сервис по России, мы просто дадим контакты своих географически распределенных
клиентов, Центробанка, налоговой полиции и прочих, кто пользуется нашими услугами
не первый год. Там они смогут получить необходимую информацию и посмотреть,
как реально работает наша компания.
Владимир Ткачев: Конечно, то, что говорил Сергей, правильно. Однако его ситуацию все-таки можно отнести к исключительным. И у компании Kraftway, и Lenovo, и у "Аквариус" есть практика ведения мультизональных сервисных контрактов, когда одна и та же компания обслуживает территориально распределенных клиентов.
Секонд хэнд
Существует ли в России рынок бывшей в употреблении техники, и можно ли его
рассматривать как способ экономии расходов на ИТ? Насколько часто встречается
практика продажи ПК после трех лет использования?
Борис Корольков: Один из наших бизнес-партнеров
ведет программу по продаже своей новой техники в обмен на подержанную. По чисто
экономическим соображениям он находит эту практику очень эффективной. Я говорю
о достаточно крупной компании с развитой собственной партнерской сетью. Однако
такие явления достаточно редки. Честно говоря, это единственный известный мне
пример.
Вообще рынок сбыта есть всегда, но надо предпринять усилия, чтобы найти покупателя
и решить вопрос приемлемой для обеих сторон цены. Вот тут и кроется проблема
-- оказывается, что выгоднее компьютеры просто выбросить, чем продать. Хотя,
возможно, в небольших масштабах этот рынок и существует. Ноутбуки, например,
очень активно представлены на вторичном рынке. Мое мнение таково: все крупные
компании (а мы ориентируемся именно на них) пользуются исключительно фирменной
техникой и просто не закупают себе оборудование, бывшее в употреблении, поскольку
это для них неэффективно.
Владимир Ткачев: Мне кажется, можно дать
однозначный ответ: применение таких компьютеров в корпоративной индустрии неприемлемо,
и такой практики не будет в обозримом будущем. Просто потому, что ни одна организация
не позволит себе поставить на учет бывшую в употреблении технику. Ведь в этом
случае непонятно, в каких объемах закупать технику, как ее обслуживать и какой
от нее можно получить экономический эффект. Ну а по поводу продажи -- существуют
ограничения по списанию техники, она должна служить определенный срок, и ее
стоимость под конец использования фактически равна нулю. Поэтому продавать такую
технику крупным компаний также невыгодно.
Дмитрий Куров: Чтобы ответить на ваш вопрос,
нужно выяснить, можно ли при этом сэкономить деньги. Наверное, если рассматривать
не только ИТ-бюджет, но и бюджет компании в целом, можно найти такую возможность.
Я сталкивался с компаниями, внутри которых происходит перемещение компьютеров,
служебные компьютеры продаются сотрудникам по демпинговой цене. А отдать технику,
к примеру, в детский дом -- это нормальная практика. В России достаточно мест,
где нет никаких компьютеров. И если быть циником, то благотворительность тоже
приводит к экономии бюджета компании.
Сергей Дмитриев: Мы проанализировали получаемую
от продажи старых компьютеров прибыль. И вот что у нас получилось. Цена компьютера
с монитором после четырех-пяти лет эксплуатации реально составляет 100--150
долл. Содержание одного рабочего места инженера с учетом всех расходов на зарплату,
свет, аренду помещения и налогов -- 15--20 тыс. долл. в год. Следовательно,
чтобы просто окупить содержание сотрудника, который будет заниматься поиском
покупателей, упаковкой и продажей старой техники, нужно продавать 150--200 компьютеров
в год. У нас просто нет таких объемов, и получится, что мы будем продавать себе
в убыток. Сейчас существует служба по сбору использованных картриджей. Достаточно
позвонить -- и сразу приезжает человек на машине, забирает картриджи, да еще
и деньги платит. Вот это настоящий рынок. Когда будут так же приезжать за компьютерами,
возможно, мы будем продавать старые ПК.
