В рамках проекта по внедрению MPS головной офис туроператора TUI Россия перешел на полный аутсорсинг печатной инфраструктуры, включая предоставление оборудования Konica Minolta и программное обеспечение YSoft на арендной основе и покопийное обслуживание.
Программное модульное решение YSoft SafeQ защищает от неавторизованного использования многофункциональных устройств благодаря системе авторизации пользователя, а также проверки прав доступа к печатным устройствам. Оптимизация затрат осуществляется в том числе через возможность создания персональных правил печати и широкого диапазона настроек: например, печать заданий из почты для заданных групп пользователей автоматически осуществляется в черно-белом режиме, что предотвращает расходы на более дорогую цветную. Модуль «Кредиты и выставление счетов» позволяет создавать депозиты как для каждого пользователя, так и для групп пользователей, для контроля и управления объемом печати. Модуль отчетов в режиме реального времени показывает полную статистику по всей инфраструктуре печати и позволяет собирать и накапливать информацию для дальнейшей оптимизации.
Переход на оборудование Konica Minolta и новое программное обеспечение позволяет не только минимизировать затраты на печать, но и сделать их прогнозируемыми на несколько лет вперед, а также осуществлять контроль над документооборотом и защитить документы клиентов от несанкционированного доступа и использования. По данным Konica Minolta, 49% компаний не используют цифровые возможности управления документооборотом и интеграции с инфраструктурой печати. По данным экспертов, это приводит к потере каждого 14-го существенно важного документа.
«Оптимизация печатной инфраструктуры, реализованная при помощи консультантов Konica Minolta, позволила упорядочить документооборот компании, предоставила гибкий инструмент контроля и управления печатью и была проведена строго в рамках заранее обозначенного бюджета, — комментирует Андрей Грищенко, руководитель отдела технической поддержки TUI Россия, — Все этапы проекта были реализованы в предельно сжатые сроки, что позволило минимизировать простои в работе для компании и сотрудников во время проекта».
«Отсутствие учета затрат на печать и единой сервисной системы, непредсказуемость бюджетирования, избыточность техники приводят к тому, что совокупные затраты на печать бесконтрольно повышаются, — рассказывает Ольга Юнсон, ведущий менеджер отдела корпоративных продаж компании Konica Minolta, — Использование аутсорсинга печати и аренды оборудования — крайне актуальное в текущих рыночных реалиях решение, которое не только позволяет значительно упростить работу с большими объемами документов, автоматизировать бизнес-процессы, но и существенно сократить финансовые затраты компании».
Сейчас печатную инфраструктуру используют в работе 250 сотрудников компании в Москве. Между TUI и Konica Minolta ведутся переговоры о включении в проект торговых точек TUI по Москве и Московской области.
В дальнейшем предполагается интегрировать внедренное решение с платформой Document Navigator. Этот продукт, разработанный в Konica Minolta, позволяет обеспечить легкое извлечение документов из различных источников, обработку и сохранение в предпочтительном формате и распределение в нужное место хранения.
