Городской округ Махачкала республики Дагестан территориально разделен на 3 муниципальных района, в составе каждого из которых осуществляет свою работу административные комиссии и другие органы местного самоуправления. Деятельность данных органов тесно связана с Администрацией города, службой судебных приставов и МВД. Общий объем входящей информации за месяц составляет более 3600 документов. В целях оптимитизации процессов документооборота и ускорения работы с документами различного вида было принято решение об автоматизации деятельности административных комиссий.
При выборе подходящей СЭД первоочередное внимание уделялось таким факторам, как высокая скорость работы в системе и возможность доступа к системе с любого рабочего места через полноценный web-клиент, а также надежность хранения данных и работы СЭД. Для реализации этих требований и других задач по оптимизации процессов документооборота была выбрана система управления документами и задачами ТЕЗИС, которая максимально учитывает потребности заказчика. Проект осуществили специалисты компании «Дагестан-Парус», партнера компании-разработчика системы ТЕЗИС в Республике Дагестан.
Одной из особенностей проекта стали короткие сроки внедрения. Специалисты дагестанского партнера компании HAULMONT выпустили «пилотную» версию проекта спустя 3 недели после утверждения технического задания, в течение 2 недель были обучены сотрудники районных администраций г. Махачкалы, в ноябре успешно проведена опытная эксплуатация системы. С декабря 2012 СЭД ТЕЗИС была запущена в промышленную эксплуатацию. В настоящее время система ТЕЗИС внедрена во всех районных администрациях г. Махачкалы, включая администрацию города и службу судебных приставов.
Сотрудники администрации активно используют в своей работе всю функциональность системы: регистрация входящей документации, электронная канцелярия, учет и контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетов и т. п. Таким образом, в каждой административной комиссии временные затраты на создание и обмен документов со службой судебных приставов сократились более чем в 3 раза. Теперь на формирование, печать, взаимный обмен документами и отчетность требуется не более 3 минут. По последним данным, до 70% документации проходит исключительно через электронный документооборот. В ближайшее время планируется внедрение аналогичной схемы взаимодействия, в том числе и со службами МВД, казначейства и почтой России.
