От хаоса к системному подходу
До кризиса главным в логистике было снижение совокупных операционных издержек, а об объёме запасов задумывались в последнюю очередь, хотя нередко дополнительные складские издержки были вызваны именно излишним запасом. Но когда рынок рос и высшее руководство больше боялось появления дефицита, чем издержек, связанных с ненужными запасами, последние естественно образовывались во многих отечественных компаниях.
Но рынок, как известно, начал стагнировать, а иногда и вовсе сжиматься. Это привело к тому, что проблема сверхзапасов стала для бизнеса весьма существенной. В худшем сценарии запасы могли превратиться в неликвиды. Денег на закупку товаров и операционное обслуживание запасов в новых условиях стало катастрофически не хватать. И тогда руководители обратили свой взгляд на склад, где стоимость хранившихся материальных ценностей могла составлять несколько месячных бюджетов всей компании. Менеджеры вроде начали решать проблему, но зачастую обозначался крен в другую сторону, когда компании сами устраивали себе кризис, отпугивая последних лояльных покупателей из-за отсутствия на складе даже наиболее ходового товара. И только после того как стало ясно, что это тоже тупиковый путь, всем захотелось иметь оптимальный для работы запас необходимого ассортимента.
Но как это объяснить сотрудникам, ответственным за поставки? Когда им просто говорили: «Денег стало меньше, так что теперь меньше и покупайте», — это приводило к определённым сценариям развития событий, из которых чаще всего встречались, например, такие:
- кто-то считал, что он и так не заказывает ничего лишнего, и вообще не изменял стиля своей работы. Результат при этом был нулевой;
- кто-то формально урезал закупки на некоторый процент, что приводило к уменьшению партии, учащению поставок и ощутимому увеличению транспортных издержек без заметного сокращения запасов предприятия;
- кто-то начинал заниматься полномасштабной минимизацией и доводил экономию до серьёзного дефицита, который на фоне кризиса порождал на рынке слухи о том, что у компании проблемы с деньгами. В результате поставщики переставали отгружать им без предоплаты, и у компании действительно начинались денежные проблемы…
Можно описать ещё несколько характерных случаев, но давайте лучше о хорошем: большинство руководителей всё же пошли по пути регламентации и формализации процессов закупки. Предприятия старались сделать данный процесс управляемым, чтобы заняться минимизацией запасов и автоматизацией управления ими. Многие почувствовали эффект ещё на первом шаге, когда хаос был заменён системным подходом. А от регламентации недалеко и до автоматизации.
И здесь очень привлекательным оказалось то свойство программных систем, что в них можно зашить очень сложные алгоритмы вычислений и система их быстро произведёт даже для большого ассортимента номенклатуры. Решение же некоторых оптимизационных задач вообще невозможно без специализированной логики информационной поддержки. Кроме того, программа освобождает сотрудников от рутинной работы, которая до этого времени отнимала у них так много сил и времени. Теперь же они могли посвятить себя решению более творческих задач. Например, поиску способов избавления от текущих неликвидов или достижению лучших условий закупки у старых и новых поставщиков.
Однако есть у автоматизации и потенциальные опасности. Из-за практически неизбежных логических или же чисто программистских ошибок стоит ожидать некой дестабилизации процессов управления величиной запасов. Поэтому, как показывает практика, чтобы не тестировать все эти ошибки на своём бизнесе, разрабатывая собственный продукт, лучше купить готовый. Тем более что почти всегда его внедрение оказывается и значительно быстрее, и ощутимо дешевле. Но продуктов много, какой же из них выбрать?
Калькуляторы, будильники и другие
Схем классификации автоматизированных систем по управлению запасами можно придумать немало. Я предлагаю сначала решить, к какой категории должен относиться нужный вам продукт, исходя из его цены и выполняемых задач.
Калькуляторы — реализованные на простых технологиях системы, автоматизирующие некоторую часть расчётов, начиная с ABCD-анализа и заканчивая несложными моделями прогнозирования спроса. Стоят они до нескольких тысяч рублей, а некоторые и вовсе распространяются бесплатно в расчёте на то, что заработать можно будет на внедрении и доработке системы под нужды клиента или на обучении его сотрудников работе с ней.
Будильники — программы, которые отслеживают момент снижения товарных остатков ниже нормы-минимума и сообщают пользователю, сколько нужно заказать до нормы-максимума. Правда, и те и другие нормативы для всех позиций должен рассчитать и в явном виде забить в эту программу человек. Стоят такие системы чуть дороже. Их внедрение максимально упрощено благодаря простоте и универсальности алгоритмов. Что касается алгоритмов нормирования, которые как раз больше всего зависят от условий работы компании, то они реализуются вне этих систем вашими сотрудниками.
Локальные оптимизаторы — программы, детально реализующие оптимизационные алгоритмы в отношении тех или иных задач. Они дают неплохой результат, рассчитываемый в полностью автоматическом режиме, но достигается это лишь при соблюдении некоторых условий, характеризующих работу вашей компании. К сожалению, иногда эти ограничения, алгоритмы и даже в целом логику функционирования таких программ их создатели не раскрывают, в том числе и после продажи решения. Таким образом они добиваются того, что любые изменения, которые необходимо внести в их программный продукт, надо заказывать у них же. Оценить ограничения системы оказывается очень сложно. Изначально же поставщик программного обеспечения, разумеется, будет убеждать вас в том, что его продукт даст очень хороший эффект именно при внедрении в вашей компании. Надо постараться хотя бы косвенно оценить правомерность таких заявлений по тем входным параметрам, которые учитываются системой, и по результату уже осуществлённых внедрений данного продукта на предприятиях с аналогичной деятельностью и похожими процессами. Стоимость таких программ вместе с внедрением уже может составлять полмиллиона рублей и выше.
Всё-в-одном — сложные большие системы для автоматизации всех возможных ситуаций. Их освоение потребует от сотрудников хороших знаний в предметной области и способностей к обучению навыкам работы с конкретным продуктом. Однако когда внедрение останется позади, вы получите мощный инструмент автоматизации, учитывающий множество параметров, которые могут повлиять на оптимальность запасов. Нередко такие системы делают в виде модульной структуры, где каждый модуль работает независимо от остальных, но при этом может основывать свои расчёты на выходных данных других модулей. Такая организация программы позволяет вводить эти довольно сложные системы постепенно, оценивая эффект и получая результат по самым проблемным точкам управления запасами. Стоимость всего комплекса модулей может достигать двух миллионов рублей.
Искусственные интеллекты — настолько сложные и совершенные программы, что любой «чих» в учётной системе, откуда берутся данные для расчётов, или малейшее изменение какого бы то ни было процесса требуют консультации производителя программного обеспечения, разумеется, платной. Собственно, с платной консультации обычно начинается и вся работа по оценке внедрения подобной системы в работу конкретной компании. Причём рабочая схема здесь построена так, что сначала вы заплатите деньги за первую консультацию, а потом уже узнаете, сколько будет стоить внедрение и вообще в состоянии ли вы его осуществить. Возможно, вам придётся отказаться от внедрения из-за технических проблем или по причине очень высокой стоимости работ. При этом деньги, отданные за первую консультацию, и потраченное время оказываются потерянными впустую. В принципе ничего плохого в такой схеме внедрения нет, но уж больно дорогостоящей для большинства малых и средних предприятий выходит такая проба. Крупным же компаниям надо быть готовыми к тому, что придётся серьёзно потратиться на доработку и внедрение таких программ. Однако скорее всего благодаря их огромным оборотам даже немалые затраты окупятся очень быстро, несмотря на то что общая стоимость подобных чудо-программ обычно начинается с трех миллионов рублей и может превысить это значение в разы.
На практике на представленную классификацию накладывается разделение рассматриваемых нами систем еще по одному параметру. Продукты, укладывающиеся в представленные выше категории, могут быть не только отечественного, но и зарубежного производства. «Иностранцы» — это, как правило, дорогие западные системы, редко когда приспособленные к российским условиям. Если при этом они попадают в категорию локальных оптимизаторов или искусственных интеллектов, то, обладая их минусами, не всегда имеют присущие им плюсы. Да и стоимость считается уже не в рублях. Кроме этого есть опасность, что вам придётся «играть в испорченный телефон» со службой поддержки, которая в России обычно представлена только отделом продаж. То есть все ваши заявки будут переводиться на иностранный язык и передаваться разработчикам за границу. А потом такая же процедура в обратном порядке будет производиться для их ответа вам.
Открытость — залог успеха
Таким образом, производители программного обеспечения сразу откликнулись на новые запросы отечественного бизнеса и явили целую линейку различных систем для управления величиной запасов; рынок пополнился очень разными продуктами — и по своим функциональным возможностям, и по сложности внедрения, и по стоимости. Имеющиеся на рынке решения уже составляют весьма внушительный список программ, среди которых можно выбирать. При этом, к сожалению, сами производители не спешат проводить сравнительные тесты своих систем на одних и тех же данных. Нет и сравнительных характеристик, полученных в результате смены систем в одной и той же компании, с помощью которых специалисты могли бы сравнить работу различных решений. Причина этого — относительная молодость самого класса таких систем.
Закрытость же производителей этих продуктов в основном объясняется боязнью того, что их алгоритмы, которые они долго разрабатывали, будут украдены и по сути заново реализованы потенциальными покупателями или конкурентами. Однако закрываясь от мира, создатели программ усложняют жизнь и себе.
Во-первых, эти «конспираторы» сами создают информационный вакуум, в котором находятся. Никто не обсуждает их продукты и модели, сильные и слабые стороны этих продуктов. В результате создатели «варятся в собственном соку»: у них нет обратной связи, и они не используют естественные возможности для бесплатной рекламы своих решений.
Во-вторых, нельзя однозначно сказать, какая из программ лучше для конкретного предприятия и конкретной ситуации, а значит, выбор становится не логическим, не экономическим, а чисто субъективным. От этого теряют все, так как рынок данного программного обеспечения развивается гораздо медленнее, чем мог бы, и производители упускают клиентов. Но и потенциальные клиенты теряют: кто не внедряет ничего, проигрывает в эффективности, кто внедряет наобум — формирует для своего бизнеса дополнительные риски, вместо того чтобы рассчитывать на гарантированный или хотя бы предсказуемый с высокой вероятностью результат…
В-третьих, полностью скопировать сложный продукт тоже очень непросто. Лучший пример — Open Office: вот уже сколько лет разработчики пытаются воспроизвести полностью задокументированный продукт Microsoft Office, но пока не смогли решить эту задачу даже в отношении версии 2003 — все, кто пользовался Open Office, знают об этом. Кстати, практика как критерий истинности подтвердила мои доводы. В своё время я выкладывал на форумах в открытый доступ все свои оптимизационные алгоритмы в сфере управления величиной запасов. Когда одна из команд захотела использовать их в своей программе, её представитель предложил мне сотрудничество, чтобы я помог им внедрить эти алгоритмы в их программу и затем оказал содействие с развёртыванием уже готового продукта у их будущих клиентов. То есть специалисты по программированию не смогли сами реализовать эти алгоритмы, им понадобилось знание тонкостей по существу автоматизируемой ими задачи. Безусловно, они могли бы изучить их самостоятельно, но это потребовало бы гораздо больше времени и стоило бы компании вполне определенных финансовых затрат. И несмотря на всё это большинство создателей программных продуктов для автоматизации управления величиной запасов никому не раскрывают своих алгоритмов, зачастую очень похожих друг на друга, делая из этого «великую тайну за семью печатями».
В-четвёртых, самих продуктов из-за такой закрытости не становится меньше. Наоборот, те, кто хочет понимать, как будет работать их программа, вынуждены начинать свои разработки. А желающих немало, после того как владельцы и руководители предприятий посчитают, сколько прибыли они теряют из-за дефицита и сверхзапаса, возникающих в результате ошибок в закупках. И можно только радоваться, что это понимание выливается в поиск инструментов, которые помогли бы сотрудникам справиться со своей работой, а не в псевдомотивацию персонала. В последнем случае людям ставят заведомо невыполнимые при текущей организации труда показатели, а взимаемые с них штрафы совершенно не соответствуют потерям фирмы.
В итоге бурный рост количества предлагаемых решений всё равно требует их сравнительного анализа, и в последнее время на двух независимых ресурсах такой анализ появился. Из-за описанного выше нежелания создателей программ участвовать в таком сравнительном анализе весь труд по его проведению лёг на плечи независимых энтузиастов. В связи с этим само сравнение программ на указанных ресурсах проводилось только исходя из обозначенных производителями возможностей системы и общения с покупателями этих систем.
Однако использование таких данных в любом случае лучше, чем принятие решения при полном отсутствии информации. Компаниям же, которые собираются приобретать дорогие решения, хочется посоветовать воспользоваться услугами независимого от производителей эксперта. Это может привести к некоторому удорожанию внедрения. Хотя вполне вероятно, что всё будет и наоборот: благодаря экспертной оценке потенциальный заказчик получит возможность отказаться от ненужных модулей или от более дорогой системы. В любом случае это позволит не играть в лотерею, а приобрести заведомо нужный для вашей компании продукт и получить от производителя программного обеспечения всё, что он обещал на презентации своей автоматизированной системы.
