Одно из направлений ИТ-отдела — внедрение и сопровождение информационных систем, предназначенных для автоматизации учета на заводе. Например, для ведения бухгалтерского и налогового учета собственными силами разработано около пятидесяти локальных систем, или АРМ-ов; расчет заработной платы автоматизирован на основе комплексной системы «Галактика» (внедрение также осуществлялось собственными силами); оперативный учет товарно-материальных ценностей построен на базе модуля системы Global-ERP (проект выполнен с привлечением стороннего разработчика). Таким образом, прикладное информационное пространство завода в недавнем прошлом представляло собой «лоскутное одеяло». В течение многих лет созданная ИТ-инфраструктура успешно решала задачи предприятия, но постепенно для удовлетворения все возрастающих требований к учету приходилось вовлекать больше и больше ресурсов.
Анализ внутренних процессов и внешнего опыта
С приходом нового руководства в 2009 году перед финансовой службой и отделом информационных технологий была поставлена задача автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет в рамках информационной системы «1С: Предприятие 8». Возможность использования решения «1С» в качестве единого информационного пространства рассматривалась и раньше. Кроме того, в пользу выбора послужили популярность «1С», высокий уровень поддержки со стороны разработчика и рекомендации аудиторов. Однако существенным ограничением стало то, что в «1С» не поддерживается база данных Oracle, которая использовалась во всех комплексных системах предприятия. Помимо этого были опасения относительно параметров быстродействия этой системы при обработке больших объемов данных, а также гибкости настройки базового продукта под отраслевую специфику завода. Но в конце 2009 года компания «1С» анонсировала поддержку системы управления базами данных Oracle, а в начале 2010-го — поддержку «тонкого клиента», что побудило рассмотреть решение этой компании как основной программный продукт в качестве единой информационной системы.
В начале 2010 года на заводе образовали команду из специалистов ИТ-отдела и финансовой службы, которая детально проработала вариант внедрения «1С» и определила концепцию будущего проекта. Обдумывая одну из основных задач первого этапа — определение требований к результату проекта, представители функциональной службы склонялись к тому, что финальный продукт нужно максимально адаптировать под принятые на заводе методики учета. При этом ИТ-отдел настаивал на максимальной адаптации учетных процессов под базовый функционал «1С». В ходе работы над этой задачей команда сформировала основные функциональные требования к системе и провела сравнительный анализ с базовой конфигурацией «1С: Управление производственным предприятием 8». По итогам анализа была выбрана стратегия адаптации учетных методик под базовый функционал «1С», несмотря на возможные трудности в процессе внедрения.
Помимо анализа внутренних процессов специалисты изучили опыт аналогичных проектов на других предприятиях и отметили, что одним из факторов, негативно влияющих на проект, является параллельная работа в исторической и новой системах на этапе опытной эксплуатации. Такой режим работы существенно повышает нагрузку на персонал и зачастую приводит к значительному затягиванию опытной эксплуатации — например, на некоторых предприятиях этот период длился несколько лет. Поэтому команда приняла решение на этапе опытной эксплуатации работать в одной системе — новой, после предварительного проведения соответствующих настроек.
Обследование, проектирование, опытная эксплуатация…
Проект по автоматизации бухгалтерского и налогового учета стартовал в августе 2010 года. Его куратором назначили заместителя генерального директора по финансам. Таким образом, проект с самого начала получил достаточно высокий статус. Выбор компании-подрядчика осуществлялся на конкурсной основе. В конкурсе приняло участие шесть компаний, победителем стал «Микротест».
Проект начался с обследования, которое проходило в два этапа. На первом для экспертов функциональной службы и ИТ-отдела специалисты из «Микротеста» продемонстрировали базовый функционал конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 8» (далее 1С: УПП), смоделировав все учетные процессы и зафиксировав основные отклонения в методиках завода и базового программного продукта. Часть отклонений устранили сразу в ходе демонстрации путем незначительных изменений в учетных процессах завода, оставшиеся отложили для более детального анализа. На втором этапе обследования «Микротест» провел интервьюирование экспертов завода и затем детально проанализировал все учетные процессы, зафиксировал требования к системе и определил варианты их реализации в 1С: УПП. Результатом работ по обследованию стало техническое задание на внедрение системы. На этом же этапе пересмотрели требования к результатам проекта — изначально предполагалось использовать 1С: УПП в основном для формирования регламентированной и специализированной отчетности. В ходе обследования выяснили, что после незначительных модификаций система подойдет для ведения полноценного бухгалтерского и налогового учета.
В конце 2010 года на этапах технического проектирования и разработки выполнили необходимые доработки типовой конфигурации 1С: УПП и настройку системы для проведения опытной эксплуатации, а также интегрировали её с системами «Галактика», Global-ERP и другими необходимыми программами. Кроме того, специалисты «Микротеста» провели обучение пользователей завода основам работы с системой. К январю 2011го в систему загрузили необходимые начальные данные, основную часть которых экспортировали из имевшихся программ, и приступили к опытной эксплуатации.
Задача опытной эксплуатации — закрепить у пользователей полученные навыки работы с системой и провести донастройку 1С: УПП под требования учета. По итогам данного этапа в системе должна была быть сформирована бухгалтерская и налоговая отчетность за I квартал 2011 года.
Опытная эксплуатация оказалась наиболее сложным этапом проекта. Несмотря на то что параллельный учет в исторических системах не вёлся, нагрузка на пользователей 1С: УПП была очень большая. Основные причины этого — сложные методики учета затрат и расчета себестоимости продукции, которые потребовали от консультантов и пользователей значительно больших усилий, чем предполагалось; увеличение количества пользователей системы в два раза по сравнению с запланированным; недостаточная их квалификация для работы с системами класса ERP. Несмотря на все сложности, команда работала слаженно — все были заинтересованы в том, чтобы получить запланированный результат. Апрель 2011 года показал, что слаженная совместная работа специалистов предприятия и консультантов «Микротеста» привела к нужному результату. Основная цель достигнута: система полностью настроена, и в ней сформирована отчетность за I квартал. В конечном итоге новую систему приняли в промышленную эксплуатацию, а пользователи завода приступили к самостоятельной работе в ней.
Второй и третий кварталы стали переходными. В течение отчетного периода пользователи самостоятельно отражали все операции в учетной системе при минимальной удаленной поддержке консультантов, закрытие кварталов осуществлялось при непосредственном участии специалистов «Микротеста». С начала 2012 года работа в системе ведется самостоятельно, без привлечения внешних консультантов.
Еще на старте проекта было решено выполнять постпроектное сопровождение системы силами собственного ИТ-подразделения. Для этого ИТ-специалистов включили в состав проектной команды, чтобы они непосредственно принимали участие в проектных работах как в качестве экспертов, так и в роли наблюдателей. В рамках проекта собственные ИТ-специалисты были обучены на местах администрированию системы и технологии обновления нетиповых конфигураций, вошли в состав службы сопровождения на этапе опытной эксплуатации, а по завершении проекта прошли курс программирования в компании «1С». Все эти меры позволили сотрудникам ИТ-подразделения быстро адаптироваться к новой системе и в дальнейшем самостоятельно вести сервисное сопровождение системы.
Результаты есть и будут
В результате проведенной работы удалось вывести из эксплуатации несколько десятков АРМ-ов и высвободить ресурсы, затрачиваемые на их сопровождение. С внедрением нового решения все данные бухгалтерского и налогового учета сосредоточились в рамках одной системы, что значительно упростило ввод и обработку информации. Предварительные расчеты по себестоимости стали проводиться в начале месяца, а не в конце, как раньше. Закрытие месяца и получение точных оценок деятельности предприятия стало возможным в течение двух недель после окончания отчетного месяца. Возросла точность и аудируемость данных — любые количественные и суммовые показатели могут быть расшифрованы до первичных документов. Ведётся согласованная работа с плановыми службами в разрезе планирования статей расходов и элементов затрат, для чего в рамках проекта созданы единые справочники. Кроме того, внедренное решение позволило снизить затраты на дублирование ввода данных в разных системах как за счет объединения многих ранее разрозненных задач в контуре 1С: УПП, так и благодаря глубокой интеграции 1С: УПП с остальными комплексными системами. Реорганизована работа финансовой службы, функции ввода первичных документов перешли от центральной бухгалтерии в бухгалтерию производственных подразделений, прежде представлявшую данные на бумажных носителях. Пропала необходимость привлечения сотрудников ИТ-подразделения для формирования бухгалтерской отчетности, которую специалисты финансовой службы могут теперь формировать самостоятельно.
На текущий момент собственными силами завода выполняется внедрение программного продукта «1С: Зарплата и управление персоналом». По завершении проекта все учетные функции будут сосредоточены в функциональных службах. Также в результате внедрения будет окончена эксплуатация еще двух десятков АРМ-ов, что позволит завершить начатую в рамках проекта по бухгалтерскому и налоговому учету процедуру передачи всех учетных функций от ИТ-подразделения в функциональные службы и перевести ИТ-подразделение на сервисную модель функционирования.
