Как правило, когда говорят о презентационном зале, выбирают помещение среднего размера, чтобы можно было проводить заседания с небольшой группой сотрудников и с привлечением расширенного круга участников. Именно такой зал мы и спроектировали.

Для оборудования зала мы предлагаем мультимедийный видеопроектор SharpXG-P25XE, вполне мощный (световой поток 4000 ANSI-лм), с разрешением XGA, достаточным для демонстрации большинства из используемых сегодня материалов. Проектор спрятан в потолке примерно в центре зала и при необходимости опускается вниз на лифте (Draper Micro Projection Lift). Возможен другой вариант: опускается только зеркало, а сам проектор остается в потолочном пространстве (Draper Relevation). Это решение имеет несколько преимуществ — уменьшается шум, проще обеспечивать вентиляцию, при этом техническое обслуживание не представляет особого труда.

Выбор экрана обусловлен размером помещения и требованием максимального удобства при просмотре для большинства участников. Обычно применяется экран размером по диагонали от 100 дюймов (150х200 см) до 120 дюймов (175х234 см), который подвешивается на расстоянии примерно 1,5 м от пола. Докладчик сможет подойти практически вплотную к экрану, не создавая тени на изображении, так как луч от проектора идет сверху, над его головой. Мы советуем использовать бесшовный экран с системой бокового натяжения, например, Draper Premier.

Довольно часто во время презентации необходима маркерная доска. Ее можно разместить двумя способами. Если маркерная доска используется мало, то мы помещаем ее за экраном, чтобы она не мешала. Если текущей информации, которую требуется на ней показывать, будет много, доску удобнее поставить рядом с экраном. Одна из самых распространенных моделей маркерных досок — TK-Team размерами 201х121 см. Кроме того, можно установить такую систему, чтобы рисунки с доски можно было отображать на экране в увеличенном виде, а также сохранять для дальнейшего распространения все записи докладчика на маркерной доске (вплоть до цвета фломастера) в управляющем компьютере.

Можно поставить дополнительный монитор председателю, так как обычно он сидит или спиной к экрану, или достаточно далеко от него. Если зал длинный (18 м и более), становится оправданной установка дополнительных устройств отображения. Это могут быть плазменные панели или ЖК-мониторы, на которые параллельно будет выводиться информация. Кафедру докладчика размещаем традиционно — сбоку от экрана. В этом случае ему будет удобно использовать мышку с радиоинтерфейсом, которая позволит управлять презентацией с любого места в зале.

Нередко для придания презентации большей наглядности используется документ-камера, которая позволяет просматривать печатные документы, слайды, пленки для оверхед-проекторов и даже трехмерные объекты. Модели документ-камер с прогрессивной разверткой фирмы Wolfvision отличаются высоким качеством при передаче изображения на экран. При помощи такой камеры можно демонстрировать лист формата A4 полностью, с сохранением почти всех мелких деталей.

Система видеоконференц-связи

Конференц-система — стандартное оборудование переговорных комнат. Управлять такой системой вполне несложно, это может делать оператор со своего места. Некоторые системы с помощью специального ПО позволяют настраивать автоматическое управление. А элементарные функции (например, отключение всех микрофонов) доступны и председателю с его пульта.

Озвучивание помещения — тоже часто возникающая задача. Равномерный звук достигается путем правильного размещения внешних динамиков с учетом геометрии зала и специфики его отделки.

Сегодня становятся популярными видеоконференции. Как правило, системы видеоконференций стандартно формируют картинку на экране для четырех участников, но если поставить дополнительный процессор, то участников может быть восемь.

Отдельный вопрос — освещение помещения. В презентационном зале должна быть возможность проводить презентацию в освещенном помещении, с тем чтобы участники имели возможность вести записи. При грамотном планировании можно уменьшить освещенность помещения только в области экрана. Кроме того, можно использовать не стандартные люминесцентные лампы, а лампы-стаканы, свет от которых идет строго вниз на рабочие места.

Управление

Важный вопрос — кто управляет презентацией, выступающий или оператор? Компания Activision придерживается мнения, что управление должно быть универсальным. Если это сложная конференция, где работают микрофоны, много выступающих, задействовано большое количество оборудования, то без оператора не обойдешься. Он может управлять всем оборудованием по старинке, вручную или при помощи программы с управляющего компьютера. Если это простой доклад, то управление можно передать самому докладчику. Для этого служит простая система управления — компактная сенсорная панель с символами различных сценариев проведения презентации или того оборудования, которым требуется управлять. Например, есть кнопка ”показ с компьютера” — на проектор подается сигнал от компьютера, а пока запускается экран, включается проектор и появляется изображение. Система управления переносная, с радиоинтерфейсом, ее может держать в руках докладчик или председатель, и она позволяет свободно перемещаться по помещению. Существует несколько таких специализированных систем управления от различных фирм, но все они довольно дороги. Одно из удачных и недорогих решений — система на базе программируемого универсального пульта с цветным сенсорным экраном Philips Pronto Pro.

Дизайн и надежность

Презентабельность зала для переговоров крайне важна, и многие решения диктуются дизайном, поэтому мы всегда начинаем работу именно с этого. Не менее важный вопрос — надежность решения. Как правило, мы используем проекторы высшего или среднего класса. Для конференц-зала обычно не нужен самый дорогой проектор, но и дешевый неприемлем. Мы предлагаем проекторы таких производителей, как Hitachi, NEC, Panasonic, Sanyo, Sharp. По нашим наблюдениям, режим работы не влияет на срок службы проектора, гораздо важнее — правильно его эксплуатировать. Для больших залов оправданно применение двухламповых проекторов.

Чтобы обеспечить надежность, мы предлагаем резервировать микрофоны, а также рекомендуем устанавливать четыре колонки или шесть, а не две. Необходим комплект хороших кабелей. В системе управления также предусмотрено дублирование: если в переносном пульте сядут батарейки, можно управлять с операторского компьютера. Кроме того, мы учитываем перспективу дальнейшего развития зала. Не всегда компаниям сразу требуются видеоконференции, но опыт показывает, что со временем они к этому придут, так что мы просим строителей предусмотреть дополнительные закладные для кабелей.

Как правило, в договоре мы оговариваем срок службы 5 лет. Сама по себе система вполне способна проработать 10 лет (поскольку лампы выпускаются еще 10 лет после снятия модели с производства). Однако за 5 лет технология уйдет вперед, и потребуется некоторое обновление. Кроме того, по нашим данным, срок окупаемости таких систем — от 3 до 5 лет.

Стоимость

Что касается стоимости проекта, мы считаем, что у заказчика всегда есть выбор, но желательно достичь оптимального соотношения цена/качество. Важная составляющая стоимости — проектор, и если решить вопрос с освещенностью, то можно применить проектор с меньшим световым потоком — соответственно менее дорогой. Стоимость систем управления зависит от их возможностей и требует внимательного анализа. На каком-то оборудовании можно сэкономить, выбрав, например, менее дорогие колонки и документ-камеру. При таком подходе общая стоимость проекта обычно колеблется от 25 тыс. (без системы для видеоконференций) до 50 тыс. долл.