Особенности национальной охоты на систему бюджетирования

Артур Хамидуллин
Директор практики информационно-аналитических систем ООО "TopS BI"

Очень часто российские компании действуют по старинке: тише едешь -- дальше будешь. И к практике выбора средств автоматизации, направленных на поддержку процессов бюджетного управления, это имеет непосредственное отношение. Сегодня в российских компаниях существует множество мифов и заблуждений по поводу необходимости автоматизации процессов бюджетного управления и выбора соответствующей системы.

Эффективное управление есть искусство
удовлетворять безграничные потребности
при помощи ограниченных ресурсов…
Лоренс Питер

Существует множество мифов и заблуждений по поводу возможности и необходимости автоматизации процессов бюджетного управления. Большая часть их апеллирует к специфике бизнеса компании:

• бизнес очень мал, чтобы начать внедрять данное решение;
  
• бизнес-процессы компании трудно формализовать.

Кроме того, распространено мнение, что поскольку решение принимает человек, а не компьютер, то неразумно и отдавать принятие решений аналитической программе. Психологически проще давать указания людям, то есть оставить все как было и не заниматься "страшным", непонятным и сложным процессом автоматизации. Ситуация напоминает русскую охоту, где главное -- не результат, а сам процесс. Тем более что, может быть, Microsoft Excel и вполне достаточно для бюджетного управления?
Если внимательно посмотреть на эти тезисы, то видно, что решение об автоматизации принимается только на основе оценки затрат на подобный проект. А что на другом полюсе? На другом полюсе -- обеспечение качественной информации, необходимой руководителям для принятия управленческих решений.

Качество информации

Я думаю, никто не будет спорить, что сегодня без качественной информации невозможно принять адекватное управленческое решение. Чем же характеризуется качественная информация?

На мой взгляд, есть четыре основных фактора, определяющих качество информации:

• релевантность -- наличие только той информации, которая действительно необходима для принятия управленческих решений, поскольку тратиться на сбор и подготовку "лишней" информации означает нести дополнительные затраты;
  
• надежность -- информация должна быть правдивой, выверенной, отражать единую консолидированную суть;
  
• сопоставимость -- информация должна иметь возможность анализировать ее в историческом и отраслевом разрезах;
  
• понятность -- информация должна быть ясна и понятна всем, кто с ней работает.
  

Практически очевидно, что без серьезной автоматизации добиться соблюдения указанных четырех факторов практически невозможно. Трудоемкая работа по сбору сырых данных из многочисленных источников, выполняемая вручную, неминуемо приводит к ошибкам и погрешностям, снижающим показатель качества информации. А дальше надо оценить, какие потери компания несет из-за некачественной информации: теряет клиентов, поставщиков, теряет на себестоимости, на продажах, на маркетинге и так далее.

Не спасает тут и Microsoft Excel. При всей своей привлекательности он не является системой промышленного масштаба ни с точки зрения администрирования (не поддерживает большой объем и не обеспечивает целостность данных, не обеспечивает защиту от несанкционированного доступа, многопользовательский режим работы, распределенную архитектуру и централизованную базу данных), ни с точки зрения интерфейса пользователя (не обеспечивает защиту от случайного изменения данных), ни с точки зрения управления процессом бюджетирования (не разграничивает права доступа к данным и процесс формирования бюджета "сверху вниз", "снизу вверх" или смешанную методологию).

Отсутствие достойной автоматизации приводит к тому, что какую бы передовую бизнес-модель бюджетного управления компания не разработала, она неминуемо будет отсекать ее функциональность, подстраивая ее под возможности MS Excel, и в конечном итоге потеряет ту добавочную стоимость, которую в нее привнесла.

Бизнес-модель бюджетного управления

Все, о чем мы говорили выше, вместе с рядом проблем -- методологических, организационных, проблем ИТ-поддержки -- приводит к тому, что компания оказывается неспособна сформировать правильное техническое задание на автоматизацию бюджетного процесса. А отсутствие четкого технического задания сводит на нет весь процесс автоматизации системы бюджетного управления компании.
Практика показывает, что в основу технического задания должна лечь бизнес-модель системы бюджетного управления. Основные элементы бюджетной модели следующие.

1. Модель данных. Она должна быть выражена в виде форм планов и бюджетов, которые в свою очередь формируются на основе анализа стратегических целей и ключевых показателей деятельности компании, анализа существующего бюджетного процесса (горизонтов планирования, финансовых, операционных и инвестиционных бюджетов, аналитических признаков, нормативно-справочной информации).

2. Модель вычислений. Должна быть выражена в виде описания алгоритмов, вычисляющих статьи планов и бюджетов, показателей, описания системы нормативов, принципов консолидации бюджетов, описания системы перераспределения расходов и иерархической системы анализа рентабельности.

3. Распределение ответственности. Должно быть выражено в структуре и составе центров ответственности (ЦО), иерархической структуре контрольных показателей ЦО, перечне планов и бюджетов ЦО.

4. Бизнес-процессы. Должны быть выражены в перечне процессов формирования, согласования и утверждения планов и бюджетов, корректировки планов и бюджетов, контроля и анализа.

Все это в совокупности станет тем качественным техническим заданием на автоматизацию процессов бюджетного управления компании, которое определит задачу автоматизации.

В целом, для создания полноценной системы бюджетного управления необходимо сделать четыре основных шага.

1. Построить бизнес-модель.
   
2. Выбрать средства автоматизации модели.
   
3. Выбрать исполнителя, который обеспечит реализацию бизнес-модели в рамках выбранного решения.
   
4. Обеспечить процесс реализации проекта и последующей жизни системы.

Важность правильного выбора решения

Построив бизнес-модель бюджетного процесса, необходимо выбрать ИТ-решение, способное обеспечить достойную автоматизацию. Как ни парадоксально, на мой взгляд, но решения автоматизации систем бюджетного управления в России по-прежнему выбираются хаотически.

Вместо глубокой проработки вопросов, связанных с покрытием функциональных и бизнес-требований, интеграции и защиты инвестиций, основные мотивы выбора -психоэмоциональные:

• визуальное восприятие;
  
• следование маркетинговому прессу;
  
• доверие изданиям, прессе, аналитическим отчетам;
  
• желание "самообмануться" -- купить подешевле, сделать побольше;
  
• желание модифицировать систему, реализовав в ней ту функциональность, которую она стандартно не поддерживает.

Иногда даже приходится наблюдать, как бизнес-модель бюджетного процесса стремятся изменить под возможности системы. Это очень опасное желание, так как в этом случае мы меняем Microsoft Excel на более дорогую систему, но качественного изменения не получаем.

На мой взгляд, такой откровенно поверхностный подход к выбору системы автоматизации бюджетного управления связан с тем, что у сотрудников, которые должны сделать этот выбор, зачастую мало времени и нет достаточной квалификации. Как показывает практика, данный вопрос может также отдаваться "на откуп" ИТ-подразделению, что сразу делает бессмысленной саму идею формулировки бизнес-требований к возможностям системы.

Процесс выбора ИТ-решения -- важный и ключевой с точки зрения защиты инвестиций и достижения результата. Это своего рода отдельный мини-проект, на который должно быть выделено достаточно времени и ресурсов. Если у компании есть с ним проблемы, то лучше всего привлечь внешнего консультанта, но решить данный вопрос качественно.

В какой последовательности надо действовать, чтобы обеспечить грамотный выбор решения? Как показывает опыт, необходимо:

• сформировать перечень поставщиков на основе анализа рынка;
  
• сформировать запрос к поставщикам на предоставление информации, основанной на функциональных и бизнес-требованиях;
  
• сформировать критерии оценки полученных материалов, выставить весовые характеристики;
  
• сформировать методику расчета средневзвешенной оценки;
  
• сформировать варианты решений на основе полученных от поставщиков материалов;
  
• сформировать группу экспертов, которые проведут оценку сформированных вариантов по утвержденным критериям;
  
• рассчитать средневзвешенные оценки;
  
• и, наконец, сделать выбор.

Спектр ключевых требований, как методологических, так и технологических, к современной информационной систем поддержки бюджетного процесса, приведен во врезке. На следующем этапе остается выбрать исполнителя, который обеспечит реализацию бизнес-модели в рамках выбранного решения. И этот аспект также очень важен для общего успеха проекта.

Команда или компания?

Сегодня можно наблюдать интересную тенденцию, связанную с выбором исполнителя работ. Компании начали инициировать своеобразный "кастинг" специалистов, которых они хотели бы видеть на своем проекте. На мой взгляд, это справедливое право клиента видеть у себя специалистов, проверенных на основе собранной о них информации.
Более того, эта тенденция -- реальный шаг к покупке интеллектуального потенциала консультанта. Однако заказчик должен осознавать, что ему придется за это платить.

Тем не менее такой подход не стоит доводить до крайности. Заказчик может перейти на выбор конкретных сотрудников, абстрагированных от компаний-исполнителей, сформировать смешанную проектную команду из специалистов разных компаний и при этом лишиться такого немаловажного фактора, как опыт и база знаний, накопленные каждой из компаний за весь период ее существования на разных проектах и в разных отраслях. Компании -- соисполнители проекта в условиях смешанной группы не захотят делиться этой информацией: бизнес есть бизнес, и интеллектуальную собственность никто не отменял.
Поэтому, на мой взгляд, правильнее сначала выбирать компанию, а затем конкретных исполнителей в ней.

А готовы ли вы?

Наконец, последний вопрос, который необходимо задать: а действительно ли мы готовы к такому проекту? Это самый важный вопрос. На мой взгляд, одна из особенностей российского менталитета -- неумение учиться на чужих ошибках. Пока сами не попробуем, не изучим все проблемы, не совершим все те ошибки, которые будут возникать на проекте, мы не поверим, что к каждому проекту надо тщательно готовиться и иметь жесткую волю достичь результата. Если вы не уверены и сомневаетесь в положительном результате дела, то лучше не начинать.

Для нормального проведения работ и достижения поставленных целей необходимо выполнение следующих условий.

• Методологические условия. Требования к системе должны быть сформированы бизнесом, ясно определены и задокументированы.
  
• Организационные условия:

-- ключевые специалисты со стороны заказчика вовлекаются в проект на постоянной основе и соответствующим образом мотивируются;
-- ход проекта должен постоянно контролироваться руководством компании, управлять проектом должен бизнес-заказчик: отдав проект на откуп ИТ-специалистам, вы получите очередную ИТ-систему, а не бизнес-систему;
-- сотрудники компании должны быть готовы к изменениям и обучению работе с новой системой;
-- обязательно следует организовать процесс поддержки и развития системы;
-- надо обеспечить инфраструктуру рабочей среды проекта.

• Технологические условия:

-- следует обеспечить возможность реорганизации и доработки существующих процессов и систем;
-- надо проработать вопросы интеграции и переработки информации с целью обеспечения ее качества;
-- ИТ-служба должна быть готова к сопровождению и развитию ИС.
В общем, следует настроиться на сложную и кропотливую работу, которая будет продолжаться все время существования компании. Как бизнес не стоит на месте, так и система данного класса должна постоянно развиваться и совершенствоваться.