Не спешить к «безбумажному» будущему

Есть два самых распространенных подхода к автоматизации архивной службы, и в перспективе намечается еще один, весьма существенный.

Первый: создание автоматизированной системы НСА (научно-справочного аппарата) к "бумажному" архивному фонду. Архив предприятия в традиционном понимании - это хранилище документов на обычных бумажных носителях. С целью оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата. В традиционной "ручной" организации системы НСА существует ряд перекрестных справочников, которые используют как главный инструмент в работе архивной службы. Автоматизация архивной службы заключается в переводе всей системы НСА на работу в автоматизированном режиме.

Второй: создание электронных архивов. Это база документов на электронных носителях и соответствующее ей ПО для поиска. Основные задачи и проблемы в разработке программного обеспечения: хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам.

Третий: создание системы электронного документооборота. Системы электронного документооборота - более "продвинутый" этап автоматизации работы предприятия. Он предполагает скорее интеграционные процессы на предприятии, нежели автоматизацию конкретного направления деятельности. Если в первом и втором случаях речь идет об автоматизации конкретных направлений деятельности предприятия и конкретных служб, то в третьем случае мы имеем в виду все предприятие в целом, где в процесс документооборота вовлечены все структурные подразделения и где документооборот является неотъемлемой и необходимой частью бизнес-процессов.

Пока основными конкурентами в этом секторе в России являются Documentum, Hummingbird, Lotus Domino. К сожалению, пока этот путь кажется мало приемлемым в силу высокой стоимости и сложности внедрения. Самое главное преимущество данных платформ - интеграция. Но это одновременно и главная сложность.

Решая вопрос об автоматизации архивной службы предприятия, необходимо определить потребности, соразмерить их с объемом предприятия, массивом "бумажного архива", темпами роста документооборота, финансовыми и материальными возможностями. В соответствии с полученными данными выбирают путь автоматизации архивной службы.

Возможны варианты:
1. Перевод всех документов организации в электронный вид и затем создание именно "электронного архива".
2. Перевод и/или создание системы НСА к традиционному "бумажному архиву" в автоматизированном режиме.
3. Разумное сочетание двух систем: перевод отдельных видов и групп дел в электронный вид и перевод/создание системы НСА ко всему фонду в автоматизированной системе.

Некрупное, недавно созданное предприятие с небольшим объемом документооборота, динамичное и быстрорастущее, может выбирать первый путь. Для реструктурируемого предприятия достаточно будет второго варианта. Для крупного или среднего предприятия, получившего в наследство большой архив и имеющего теперь значительный документооборот, предпочтителен третий путь.

Выбор программы для автоматизации архивной службы предприятия невелик, в отличие от информационных систем для службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Это вполне закономерно, поскольку спрос на них долгое время был невысоким. Поэтому конкурентных программ еще очень немного.

На рынке ПО заявлены несколько разработчиков:

• ВНИИДАД;
• корпорация "Электронный архив";
• компания ЛАНИТ (Лаборатория новых информационных технологий);
• компания "Электронные офисные системы" (ЭОС)

Самым первым появилось на рынке ПО, разработанное ВНИИДАД еще в 1999 году. Ведущему институту отрасли эта задача была поставлена в рамках правительственной программы "Электронная Россия". Естественно, такое ПО ориентировано на государственные, муниципальные архивы - учреждения государственной архивной службы. На взгляд автора, эта система для архива организации не очень подходит.

Корпорация "Электронный архив" известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу "бумажных" архивов в электронный вид. В свое время корпорация выиграла тендер по переводу каталогов Ленинской библиотеки в электронный вид. Безусловно, в этом направлении "Электронный архив" - лидер на рынке. Ее решения действительно очень полезны для крупных государственных архивов, библиотек, музеев с уже существующими большими массивами справочников, картотек, каталогов, описей, ведущихся многие годы. В основу решения положена система SAPERION. ПО может настраиваться, что позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от ваших потребностей. Это свойство удобно, когда достаточно квалифицированные специалисты занимаются автоматизацией работы в крупных архивах, музеях, библиотеках с учетом специфики этих учреждений. Но, к сожалению, для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является недостатком. Данный продукт сродни решению по разработке ПО сторонней IT-компанией. Система на его основе может быть приемлема, если выбирается первый путь, в случае перехода полностью на электронный документооборот и создания "электронного архива".

Продукт компании ЛАНИТ - "LanDocs: Архив" - представляет собой специализированное решение для автоматизации архивов организаций. Включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, а также специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.

"LanDocs:Архив" тесно связан с делопроизводственной системой "LanDocs:Делопроизводство". Обе системы объединены общим интерфейсом, так что "Архив" выглядит как приложение к системе, а не как самостоятельная задача. Но все же информация об архивных документах формируется в отдельной базе. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.

"LanDocs:Архив" решает задачу создания и ведения баз данных "бумажного" архива не только как архивного справочника, но и создания электронного архива документов. То есть позволяет реализовать третий путь (автоматизация НСА + "электронный архив").

"Архивное дело" компании "Электронные офисные системы (ЭОС)" - многопользовательская подсистема системы "ДЕЛО". Она предназначена для автоматизации архивной службы предприятия и службы ДОУ: от составления и ведения номенклатуры дел, формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве и для последующей передачи их в архив организации до организации учета дел и документов в архиве и ведения всех видов архивных справочников.

Поскольку "АРХИВНОЕ ДЕЛО" является подсистемой системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО", они тесно связаны не только информационными базами, но и общими справочниками системы, относящимися к предприятию в целом. Путем создания специальных архивных справочников автоматизируются работы по учету, описанию, экспертизе ценности дел, топографированию хранилищ, использованию дел и документов.

Подсистема "АРХИВНОЕ ДЕЛО" позволяет реализовать второй и третий пути, а связке с системой "ДЕЛО" можно автоматизировать весь документооборот, то есть пойти по первому пути. Компания предлагает свое ПО в "коробочной" версии.
ПО компаний ЛАНИТ и ЭОС - конкурентные системы. Оба продукта решают одни и те же задачи с несколько различным набором дополнительных возможностей и с некоторой разницей в сущности, неочевидной для пользователя. Существенно отличается только интерфейс.