Суммарно нанесенный экономический эффект

Понятие "автоматизированная система управления" в России появилось в 50-е годы с благословения Исаака Брука, одного из создателей малых ЭВМ серии СМ. Однако реально автоматизированные системы управления появились несколько позже, когда вычислительная техника достигла уровня развития, достаточного, чтобы использовать ее не только для математических расчетов, но и для управления различными процессами в реальном времени.

В 70-80-е годы основной целью автоматизации на предприятиях была автоматизация рутинных операций. Главным в то время было произвести в срок, по плану. Никто не задавался вопросом "зачем производить?". В наше время предприятия не могут себе позволить роскошь так подходить к производству. Сейчас автоматизация должна помочь предприятию ответить на вопросы: что производить, когда и сколько. Система должна построить схему отслеживания полного цикла прохождения заказа на предприятии: от принятия заказа до его реализации, включая прохождение через производство. Речь идет об отслеживании как материальных, так и финансовых составляющих и их взаимосвязи.

Сегодня информационные системы стали необходимым и даже обязательным элементом бизнеса. Руководители начинают понимать важность внедрения информационных систем как необходимого инструмента управления бизнесом в современных условиях. Размах деятельности многих предприятий сейчас приближается к критическому с точки зрения сохранения устойчивости и управляемости бизнеса. Для дальнейшего роста бизнеса нужно уходить от "бумажных" технологий управления. В противном случае предприятие либо будет влачить достаточно жалкое существование аутсайдера, либо просто умрет. Чтобы прийти к пониманию этого, руководитель предприятия должен почувствовать себя полноценным предпринимателем. Основная же проблема российских руководителей - недостаток информации или несвоевременность ее поступления. Ценность информационных активов предприятия - не в хранении данных, а в способности динамически устанавливать соответствие информации специфическим процессам и ситуациям.

До последнего времени подход к системам автоматизации и к информационным системам управления предприятием был строго определенным: это статья чистого расхода; деньги, затраченные на это, никогда не окупятся, и их можно заранее списывать. В крайнем случае, можно вести разговор о некоей косвенной эффективности, рассчитать которую можно через снижение затрат, что, в свою очередь, может привести к увеличению выпуска продукции, а значит, и к увеличению объема продаж.

Я утверждаю, что это в корне неправильное мнение! Проекты автоматизации управления не только окупаются (причем достаточно быстро), но и приносят чистый доход. Наши исследования показали, что внедрение автоматизированной системы управления предприятием позволяет увеличить объем продаж не менее чем на 15%, а экономический эффект от снижения потерь окупает все затраты на систему уже через 1-2 квартала после начала ее работы в полном контуре. При этом оперативные потери или упущенные выгоды ("риски прямого действия") снижаются на 80-90%, а стратегические потери ("риски непрямого действия") - на 60-90%. Например, общий эффект от внедрения системы за счет снижения потерь в процессе сбыта составит не менее 2% от объема продаж. Это связано, в первую очередь, с минимизацией потерь, которые бывают вызваны срывами поставок продукции из-за сбоев и ошибок в планировании поставок, неполной или потерянной информации, из-за низкой скорости прохождения заявок, невысокой гибкости учета потребностей клиента и т. д. Интегрированная система позволяет поставлять продукцию в сроки, согласованные с производственными возможностями предприятия по всему контуру планирования. Практически та же цифра - 2% - получилась при расчете экономического эффекта от снижения потерь в сфере управления складскими запасами. Система позволяет получать в режиме мониторинга информацию о состоянии конкретного материального ресурса в любом месте хранения в соответствии со всеми имеющимися внешними и внутренними документами по его перемещению. Это, если хотите, режим непрерывной инвентаризации.

Таким образом, я предлагаю рассматривать проект внедрения интегрированной системы управления предприятием в качестве полноценного инвестиционного проекта, имеющего свою цену и уровень рентабельности и доходности. Точную цену на систему и ее внедрение на предприятии указать практически невозможно. Но, например, уровень затрат предприятия с годовым оборотом в 20-30 млн. долл. при внедрении интегрированной системы управления на 150 рабочих мест (с полной гарантией внедрения и возможностью использования страховых схем) вряд ли будет превышать 600 тыс. долл. По нашим оценкам, затраты на такой проект составляют 2-3% годового оборота предприятия. При этом проект практически безрисковый, поскольку не включает внешних факторов, которые не контролируются руководством предприятия и разработчиками систем. По сути, проект внедрения интегрированной системы управления предприятием эквивалентен приобретению новой технологической линии, но с существенно более высокой финансовой эффективностью. При этом существенно растут активы предприятия, поскольку внедренная информационная система стоит дороже.

Много систем, хороших и разных, или что же такое ERP

Сейчас уже ни для кого не секрет, что автоматизированная система управления предприятием должна соответствовать ERP-стандарту.

Исторически о системах ERP-класса заговорили в 80-е годы. Они были логическим продолжением так называемых систем MRP (Materials Resourсe Planning), ставших первым шагом на пути упрощения и структурирования управления. MRP-системы увязывали приобретение материалов и управление производственными процессами с управлением реализацией. Такие системы предназначались в первую очередь для планирования производственной деятельности и проведения закупок на основании известных или прогнозируемых заказов. Постепенно, с развитием технологии, MRP-системы стали превращаться в системы планирования ресурсов предприятия - ERP (Enterprise Resource Planning). ERP-системы ориентированы на предприятие в целом. Современные версии таких систем обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами предприятия и отличаются высоким уровнем детализации хозяйственной деятельности. Количество настраиваемых параметров в такой системе может достигать десятков и даже сотен тысяч.

Что же такое ERP-система? Существует много определений: от самого простого - это система, реформирующая предприятие так, чтобы можно было выпускать продукцию качественно и в срок, и до сложных многостраничных описаний. Я подхожу к этому вопросу достаточно утилитарно: ERP-система - это система, способная корректно провести конкретный заказ клиента по всему контуру предприятия: с момента получения заявки на исполнение заказа через определение ресурсных возможностей для его выполнения (в том числе ресурсов, находящихся на складе предприятия и ресурсов, которые необходимо приобрести на стороне), расчет норм расходов на реализацию заказа, разработку конструкторско-технологической документации до формирования заказа и постановки его в план производства.

Таким образом, если система дает четкие и взаимопроверяемые данные, в том числе и финансовые, то она полностью соответствует ERP-стандарту. Еще одно принципиальное условие - система ERP-класса с самого начала должна развиваться как единая система. И что бы вам ни говорили о системах, созданных кусочным методом, - поверьте, чудес не бывает.

За рубежом предприятия подходили к осознанию необходимости таких систем постепенно, на протяжении нескольких десятилетий. И сейчас для предприятий ERP-системы - не роскошь, а конкурентная необходимость. И в Европе, и в США это стандартный компонент, которым оснащаются большинство компаний. Зарубежный рынок производителей систем такого класса уже сформирован и представлен такими известными фирмами, как Oracle, SAP, BAAN, J.D. Edwards. В России этого рынка нет, и понимание необходимости его создания стало в некотором смысле открытием. По оценкам экспертов, российские предприятия либо перейдут на следующий уровень конкурентоспособности и начнут внедрять у себя ERP-системы (причем быстро), либо их ждет умирание.

Выбор системы управления предприятием - отдельная тема. Ответ вроде бы напрашивается сам собой - конечно, надо выбирать западную хорошо отлаженную систему, имеющую массу внедрений. Но не все так просто, ведь мы живем в России. Где мы возьмем столько немцев или голландцев, обеспечивающих корректную работу системы и управление отклонениями от норм, что у нас не отдельное, а постоянное явление? Наша проблема на самом деле не в том, что ERP-стандарт для нас сложен, а в том, что нашей нормой является отклонение от стандарта. Внедрение собственно ERP-стандарта не представляет принципиальной проблемы. Внедрить систему надо так, чтобы не разрушить ее логику. К сожалению, западные системы абсолютно к этому не приспособлены, поскольку создавались в условиях достаточно отшлифованных управленческих технологий и высокой деловой культуры. Эту проблему могут решить только системы, выросшие на российской почве и генетически "понимающие" суть проблем.

К сожалению, на сегодняшний день с определенной долей уверенности можно говорить о том, что в России нет ни одного полноценного внедрения современной системы в полном ERP-контуре. Для нас это достаточно новая технология. Более того, учитывая, что цикл внедрения занимает от 8 месяцев до двух лет, можно сказать, что среди внедренных объективно существуют только морально устаревшие версии (поскольку период появления новых решений в области hi-tech - один год).

Экономить или рисковать?

И все-таки, как выбрать систему? Прежде всего необходимо определить критерии выбора. Мне кажется, нужно поставить следующие вопросы и четко ответить на них (после чего процесс выбора сильно упростится):

• Какова приоритетность развития информационной системы предприятия по отношению к другим направлениям инвестиций?
• Какая из стратегий развития информационной системы предприятия наиболее соответствует его интересам?
• Какая модель отношений с поставщиком систем предпочтительнее с точки зрения интересов предприятия?
• Какие критерии представляются приоритетными при выборе системы:
  1) технический уровень;
  2) учет отраслевой специфики и российских условий ведения бизнеса;
  3) число внедрений.

Очевидно, что у каждого предприятия - свои уникальные специфические условия. При принятии решения о внедрении системы можно пойти разными путями.

Можно просто приобрести западную систему. Но этот путь достаточно долог: внедрение потребует не менее двух-трех лет. Столь долгий период связан с особенностями, заложенными в этих системах, и прежде всего с бизнес-логикой, ориентированной на западный менталитет, строгую исполнительскую дисциплину и высокую культуру ведения бизнеса. При принятии такого решения нужно быть абсолютно готовым к перестройке бизнес-процессов под европейские стандарты, что в большинстве случаев практически невозможно в силу больших различий рыночной среды (если речь не идет о модульных предприятиях западного образца, таких как McDonald's). Очевидно, что реальное внедрение весьма проблематично в силу существенных отличий российской бизнес-среды, не позволяющей в полной мере реализовать ERP-стандарт.

Еще один подход - разработка системы собственными силами. Такой вариант потребует от предприятия очень много сил и финансов. Прежде всего, придется содержать достаточно большой коллектив высококвалифицированных специалистов-разработчиков. Стоимость такого проекта, например, для достаточно крупного предприятия (с количеством рабочих мест не менее 150-200) составит не менее 1 млн. долл., что существенно дороже, чем приобретение уже созданных систем. И успех в этом случае отнюдь не гарантирован. Кроме того, предприятие ставит себя в зависимость от нескольких конкретных разработчиков, держателей ноу-хау системы, поскольку никто другой на рынке этой системы знать не будет.

Еще один вариант подхода - внедрение отечественного продукта. Если с точки зрения системных характеристик предлагаемая система соответствует ERP-стандартам и гарантированно имеет архитектуру, отвечающую передовым зарубежным технологиям, такой подход мне кажется наиболее эффективным. Однако и на этом пути могут возникнуть проблемы. В первую очередь, это проблема внедрения, но в плане учета не российской специфики вообще, а специфики конкретной отрасли.

При принятии решения о внедрении интегрированной системы необходимо понимать, что всегда можно попытаться снизить цену. Другое дело, за счет чего это сделать, - ведь формальных критериев внедрения нет? Безусловно, цена будет тем меньше, чем ниже уровень ответственности исполнителя. Чем ниже цена, тем проще, стандартнее отношение к внедрению системы со стороны исполнителей, тем ниже их квалификация. Такой подход ведет к снижению эффективности внедрения системы, увеличению рисков ее не-внедрения.

Если основная задача - не снизить цену, а гарантированно внедрить систему и получить от этого максимальный эффект, то единственный подход - внедрение системы "под ключ". При таком подходе предприятие получает гарантию, что система будет внедрена, и при этом риски полностью ложатся на исполнителей проекта.

И это доходное дело нельзя доверять никому

На сегодняшний день перед руководителями предприятий уже не стоит вопрос о том, надо или не надо автоматизировать процесс управления. Перед руководителем стоит сложная задача сделать такой выбор, который обеспечит следующие моменты:

• уверенность, что задачи и проблемы, ради решения которых приобретается система, будут решены;
• гарантию, что система не устареет, а предприятие из нее не "вырастет" через 1-2 года после внедрения;
• уверенность, что затраты окупятся.

Процессу внедрения системы следует установить высокий приоритет со стороны руководителя предприятия. Руководитель выбирает систему по таким параметрам, как стоимость, гарантия внедрения, время внедрения, сложность сопровождения, устойчивость к внешним воздействиям. Но в первую очередь руководителю важно, чтобы система помогла в решении внутренних задач управления: руководство финансами, управление договорными отношениями, расчеты с поставщиками и получателями, управление себестоимостью, финансовое планирование и финансовый анализ и т. д.

Руководитель предприятия должен понимать, что внедрение интегрированной системы управления предприятием - это полноценный инвестиционный проект, экономический эффект которого можно просчитать. Так, специалисты компании "Клиент-Серверные-Технологии" подсчитали, что реализованный проект по внедрению ERP-системы гарантирует доходность не менее 30% годового оборота.

Важно понимать, что с развитием информационных технологий система будет все время совершенствоваться. Необходимо также учитывать, что выбор системы - это многокритериальная задача. Руководитель должен лично выделить время, чтобы непосредственно изучить предлагаемый проект внедрения с точки зрения определения будущего курса развития предприятия. Выбор не должен делегироваться исполнителям более низкого уровня, в том числе и руководителям отдела АСУ (экспертное заключение которых о возможностях системы, безусловно, должно приниматься во внимание). Представители отдела АСУ часто увлекаются красотой технических решений, они могут здраво оценить реализацию возможностей, но вряд ли эти специалисты будут руководствоваться величиной экономического эффекта, это для них не главное. К сожалению, такой подход близок немногим нашим руководителям и требует серьезной ломки стиля мышления менеджеров высшего звена. Специфика выбора системы у нас в стране больше "психологическая", чем техническая. Другими словами, руководители предприятий при выборе и внедрении системы должны освоить новый стиль мышления. При внедрении системы речь идет фактически об изменении управленческого регламента работы предприятия. Для руководителя важно скрупулезно подойти к ее выбору с тем, чтобы впоследствии система не стала игрушкой ценой в несколько сотен тысяч долларов, а была реально работающим механизмом, решающим конкретные задачи управления бизнесом.

Большинство руководителей никогда не примет положительного решения о приобретении системы, если не доказать им "на пальцах" (с предоставлением реальных цифр отдачи от финансовых вложений), что внедряемая система поможет уменьшить издержки, снизить размер запасов, повысить качество выполнения процессов и оптимизировать выпуск конечной продукции. Принятие решения о приобретении ERP-системы -непростой акт; по сути, это инвестиции достаточно большого масштаба, поскольку стоимость систем этого класса высока. По некоторым данным, за рубежом такие системы стоят от 200 тыс. (для среднего предприятия) до нескольких миллионов долларов (для крупной корпорации). В России уровень цен несколько иной, но и здесь стоимость полномасштабного внедрения, предусматривающего полный контур работ (включая реинжиниринг бизнес-процессов, что практически неизбежно при внедрении системы), он также исчисляется сотнями тысяч и даже миллионами долларов.

Современная система управления с точки зрения руководителя предприятия должна соответствовать нескольким критериям:

• охватывать весь цикл управления предприятием;
• гарантировать достаточную независимость предприятия от разработчика системы;
• быть основана на современных технических решениях;
• в полной мере учитывать российскую специфику и специфику предприятия.

Внедрение систем ERP-класса - это путь к стандартизации бизнеса: предприятие, став объектом купли-продажи, приобретает стандартные схемы управления. Уже доказано, что предприятие с внедренной системой такого класса на рынке стоит дороже.

Дмитрий Шалюхин - кандидат экономических наук, генеральный директор компании "Клиент-Серверные-Технологии" (http://www.m2system.ru). Связаться с ним можно по адресу электронной почты: office@m2system.ru.