Западная или российская
Известное возражение против систем, основанных на западных продуктах, состоит в том, что технология документооборота должна изначально базироваться на сложившейся в организациях системе работы с документами, на национальной управленческой культуре. Практика западных стран исходит из того, что текущую работу с конкретным документом ведет персонально соответствующий менеджер, а система управления документами ориентирована лишь на хранение исполненных документов в систематизируемых папках (аналогично российскому архивному хранению). Отечественная же технология предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации и регламентированный документооборот (такой термин в западной управленческой традиции отсутствует). «В органах исполнительной власти документооборот нельзя считать документоориентированным, — полагает Андрей Богушов, начальник отдела маркетинга государственного научно-производственного предприятия «Гранит-Центр». — В его основе лежит не документ, а карточка документа, а текст документа закрепляется непосредственно за карточкой». В западных же системах документооборота в основе лежит именно документ.
«В системах, скажем, на базе Lotus Notes, реализована горизонтальная схема документооборота, тогда как российские системы основаны на вертикальной схеме», — продолжает Андрей Богушов. Отличие горизонтальной схемы от вертикальной следующее: в горизонтальной системе документы сразу поступают к исполнителям, и руководитель может даже не знать, что в его организацию поступал некий документ. Все решается на уровне горизонтальных связей. Тогда как вертикальная система документооборота предполагает, что документ сначала регистрируется в организации, потом передается руководителю самого верхнего звена, а уже потом, с его резолюцией, поступает к исполнителям. Именно для такой организации потоков удобна карточная система учета документов.
Самоценность “российской бумажки”
Эти соображения имеют под собой серьезную почву. «Действительно, российская технология работы с документами была, есть и всегда будет ориентирована на усиленное внимание к реквизитно-учетной части документов (реквизитно-учетной карточке), так как это позволяет документоведам решить главную для них задачу — организацию правильного учета документов и контроль за их исполнением», — подтверждает Андрей Линев, генеральный директор компании InterTrust. Именно таково свойство российского делопроизводства, в которой учет и контроль за документами ставится чуть ли не выше собственно их содержания. Такая вот самоценность “российской бумажки”.
Однако вряд ли стоит возводить в принцип это порождение советской бюрократии. Ведь всегда вместе с реквизитно-учетной карточкой сотрудник организации работает с бумажным документом — реальным носителем контента. «Глупо писать ответ на входящий документ, опираясь только на реквизитно-учетную карточку, — замечает Андрей Линев. — Другое дело, что рядовому сотруднику организации нет необходимости разбираться во всех реквизитах, содержащихся в стандартной реквизитно-учетной карточке, — он их и запомнить не сможет». На практике пяти–семи основных реквизитов документа и собственно его текста вполне достаточно для решения поставленной перед исполнителем задачи. Остальные реквизиты волнуют только документоведов.
И вот здесь мы выходим на одну из самых серьезных проблем. «Хорошая система документооборота должна уметь решать эту двойственную проблему, а это очень сложно», — говорит Андрей Линев.
Два класса систем
Основные заблуждения при сравнении «западных» и российских систем происходят из непонимания того, что существуют два совершенно разных класса документоориентированных систем — систем управления электронными документами, ориентированных на работу с текстом документа и документопотоками, и систем делопроизводства, ориентированных на учет. Это совершенно разные системы, у них разный подход к решаемым задачам, и их нельзя сравнивать друг с другом.
Трудность же состоит в том, что современная система электронного документооборота должна сочетать в себе возможности классической системы делопроизводства, системы управления электронными документами, системы управления потоками работ (workflow), иметь портальную составляющую для унифицированного доступа ко всей документоориентированной информации организации и служить основой для систем хранения электронных документов.
Эту проблему понимают и российские, и западные разработчики, но, решая ее, фокусируются на разных моментах. Западные системы в большей степени обеспечивают базовые сервисы работы с документами для всех типов пользователей, независимо от их профессиональной и отраслевой специфики. Это и хорошо, и плохо. Хорошо тем, что такое решение можно настроить под любые задачи для любых организаций, и плохо тем, что настройка требует времени. Когда речь идет об автоматизации документоориентированных процессов, которые, невзирая на внешнюю схожесть, все-таки специфичны для каждой организации, другого пути фактически нет — система документооборота должна соответствовать задачам организации. «Выбирая систему, необходимо обратить пристальное внимание на наличие в ней специализированных рабочих мест», — советует Андрей Линев. Современная система электронного документооборота должна быть достаточно гибкой, чтобы обеспечить автоматизацию ключевых документоориентированных деловых процессов сотрудников организации. Как правило, российские системы документооборота и делопроизводства обеспечивают большую степень предварительной настройки на отдельные конкретные категории пользователей, в ущерб остальным пользователям системы.
Причем в своем желании выделить это качество некоторые разработчики российских систем делопроизводства заходят несколько дальше, чем следовало бы. Заявления о возможности настройки необходимой функциональности самим пользователем без участия компании-разработчика или внедренца, по единодушному мнению опрошенных нами экспертов, далеки от действительности. Хотя, конечно, требуемое время и сложность этих настроек существенно различаются.
Проблемы при внедрении
И наконец, несколько слов об основных трудностях при внедрении систем делопроизводства в государственных учреждениях. Как и в проектах внедрения систем автоматизации в коммерческих предприятиях, главная проблема — заинтересованность руководителей в проекте. «Для реализации проектов внедрения систем электронного делопроизводства и документооборота необходимо внимание со стороны высшего руководства организации, его самостоятельная работа с системой электронного документооборота, не на словах, а на деле подтверждающая, что система — это инструмент каждодневной работы, — говорит Андрей Линев. — К сожалению, во многих «высоких кабинетах» компьютер является лишь частью современного интерьера».
Еще одна трудность — недостаточный уровень корпоративной культуры и низкое «качество» персонала, а это наиболее критичный фактор успешного внедрения технологий электронного делопроизводства и документооборота в организации. И еще, безусловно, низкая зарплата, которая обуславливает высокую текучесть кадров, немотивированность служащих государственных учреждений (в том числе и сотрудников, отвечающих за ИТ), отсутствие заинтересованности в инновациях.
