В последнее время тема электронного документооборота становится все более актуальной в России. Задавшись целью оценить особенности, объем и перспективы российского рынка систем электронного документооборота (СЭД), департамент консалтинга компании РБК провел детальное исследование основных тенденций этого рынка. В результате авторы исследования выявили и классифицировали ряд негативных и позитивных факторов, влияющих на рынок СЭД. В этой статье хотелось бы остановиться на двух важных для сектора и для всей ИТ-отрасли факторах — на роли государства и рекламе возможностей СЭД.
Традиционно в России государство оказывает большое влияние на все стороны жизни, и столь же традиционно большое значение здесь придается Бумаге и Документу. Поэтому такая отрасль, как документооборот, не могла не оказаться под плотным контролем государства. Естественно, что и электронный документооборот автоматически попадает под опеку государственного регулирования.
Государственное регулирование: ГОСТы
Государственное регулирование рынка СЭД идет по трем направлениям. Первый — это издание ГОСТов и должностных инструкций. Второй — принятие различных законов, которые регламентируют собственно документооборот и те области информационных технологий, которые имеют отношение к СЭД. Третий путь — это федеральная целевая программа «Электронная Россия 2002—2010». Между тем участники рынка СЭД — как поставщики, так и потребители — считают, что государство должно уделить больше внимания этому рынку, так как именно оно способно установить некоторые стандарты в электронном документообороте.
Но хотя сами участники рынка в данном случае, казалось бы, приветствуют вмешательство государства, регулирование рынка они при этом понимают по-разному. Если в оценке ГОСТов и законов большинство оценок совпадают, то ФЦП «Электронная Россия» вызывает горячие дискуссии.
К государственному регулированию можно косвенно отнести и государственные закупки. Как и в целом по ИТ-отрасли, в сегменте СЭД на государственные заказы приходится большая часть рынка. Впрочем, часто решения по поставкам принимаются по политическим мотивам и по тем же мотивам могут быть отменены. Такая нестабильность в принятии решений не может способствовать полноценному развитию СЭД в органах государственной и муниципальной власти.
Наиболее действенным способом регулирования практически все участники рынка признают ГОСТы и стандарты. ГОСТ — это государственный стандарт, принимаемый уполномоченной организацией. Системы электронного документооборота теоретически регулируются ГОСТами по делопроизводству и ГОСТами, связанными с ИТ. Главный ГОСТ по документообороту — это ГОСТ Р 51141-98, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (взамен ГОСТ 16487-83)». Данный ГОСТ был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и вступил в действие 1 января 1999 года.
Второй ГОСТ, на который ориентируются производители и поставщики СЭД, — ГОСТ Р 6.30-97, «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», изданный в 1997 году и частично дополненный в 2000 году.
К регулированию документооборота также относится еще ряд ГОСТов, перечисленных во врезке.
ГОСТы для СЭД
|
Помимо ГОСТов документооборот формально регулируют и другие нормативные акты. Наиболее важные из них перечислены ниже во врезке.
Нормативные акты для документооборота
|
Немаловажен для регулирования документооборота и ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации). Это составная часть Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. ОКУД охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД выступают общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами и ведомствами РФ.
Следует отметить, что большинство перечисленных ГОСТов и инструкций в основном имеют отношение только к деятельности государственных структур и организаций. Однако им следуют также в крупных российских корпорациях и в тех компаниях, чья деятельность тесно связана с государством. В компаниях среднего и малого бизнеса ГОСТы и инструкции используются мало.
Производители СЭД отмечают, что данные инструкции и ГОСТы скорее помогают, чем мешают. Главный отрицательный момент ГОСТов и инструкций, по их мнению, состоит в том, что они регулируют документооборот только в государственных организациях, но при этом никак не затрагивают частные компании.
Прямое государственное регулирование документооборота в частных компаниях не приветствуется, так как, по мнению и потребителей, и производителей, оно может только повредить бизнесу. Участники рынка приветствовали бы ГОСТы и инструкции, которые в целом могли бы регламентировать составление деловых документов, не касаясь конкретных деталей их прохождения.
На частных предприятиях главная проблема в этой сфере — нестабильность бизнеса. Роль ГОСТов и инструкций здесь играют регламенты. Так, для одной средней компании в ходе аудита ее деятельности перед внедрением СЭД пришлось создать более 300 регламентов, в то время как на момент внедрения в самой компании было принято только 30.
Проблема неформализованного документооборота в компании при внедрении СЭД решается путем использования консалтинговых услуг, что, конечно, увеличивает стоимость внедрения и может отпугнуть покупателя. Однако нужно учитывать, что внедрение СЭД и создание формализованного документооборота существенно повышают управляемость предприятия. Таким образом, деньги, вложенные в консалтинг при внедрении СЭД, можно рассматривать как инвестиции в развитие и формализацию бизнеса, а не только во внедрение некоей информационной технологии. Правда, недопонимание в данной связи наблюдается в основном в малом и среднем бизнесе. В крупных компаниях на местах делопроизводителей чаще всего сидят профессионалы, прошедшие государственную иди партийную службу. В таких организациях большое влияние имеют все те же ГОСТы и инструкции, что, несомненно, облегчает внедрение СЭД.
В то же время в частных компаниях, которые не пользуются существующими правилами и четкими собственными регламентами, внедрение и использование СЭД сопряжены со значительными трудностями.
Говоря об инструкциях в государственных организациях, следует отметить такой негативный фактор, как их непостоянство. Если в администрации РФ, в аппарате Правительства РФ и в ведущих министерствах (МВД, МИД, МФ) документооборот регулируется постоянными инструкциями, то, например, в Министерстве по антимонопольной политике и в МЭРТ инструкции по документообороту и делопроизводству меняются с каждым изменением в статусе этих ведомств и с приходом новых министров.
Те же трудности возникают в субъектах Федерации, где инструкции и регламенты по документообороту меняются с приходом новых глав — президентов, губернаторов и т. п., а такое непостоянство создает довольно ощутимые препятствия для внедрения электронного документооборота. Еще одну проблему создает то, что большинство ГОСТов были созданы еще в советские времена.
Итак, участники рынка СЭД хотели бы получить ГОСТы и инструкции, которые отражали бы политическую и экономическую ситуацию в стране и унифицировали бы нормы для всех участников документооборота как в государственных, так и в частных компаниях. Для государственных организаций также должны быть созданы единые стандарты и регламенты, которые способствовали бы активизации и унификации внедрения СЭД. Но выработка всех стандартов невозможна без участия в этом процессе собственно производителей таких систем.
Государственное регулирование: законы
Второй механизм государственного влияния на рынок СЭД — законодательное регулирование. Надо сказать, что государство пока не проявляет большой активности в принятии законов, которые могли бы способствовать развитию электронного документооборота. На данный момент как бумажный, так и электронный документооборот регулируют следующие законы:
- Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. No 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;
- Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 г. — СЗ РФ;
- Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. — СЗ РФ;
- Закон «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 23 сентября 1992 г., No 3523-I.
В 2002 году был принят Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи» (10 января 2002 г., No 1-ФЗ). Но до настоящего времени этот закон пока не вступил в полное действие, а в связи с реорганизацией ФАПСИ его окончательное вступление в действие может отодвинуться еще на некоторое время.
Впрочем, для рынка СЭД куда более актуальны другие законопроекты, например, закон «Об электронном документе». Но большинство из этих законопроектов настолько сыры, что их принятие в ближайшее время скорее всего невозможно. Сами представители Государственной Думы отмечают, что данные законопроекты довольно далеки от совершенства и должны длительное время дорабатываться. К сожалению, участники ИТ-рынка слабо реагируют на различные законодательные инициативы и не вносят свои поправки в законопроект. Субъекты рынка очень неактивно лоббируют свои интересы в Государственной Думе — они сами не могут определиться со своими предпочтениями и не создают серьезные и влиятельные профобъединения и лоббистские организации, способные серьезно влиять на политику государства.
СЭД как объект рекламы
И именно во влиянии на принятие нужных законов проявляется, к сожалению, еще один из факторов, мешающих развитию как рынка СЭД, так и всей ИТ-отрасли. Это фактор недостаточной рекламы возможностей и преимуществ электронного документооборота.
Экспресс-опрос среди нескольких десятков компаний из различных секторов экономики, относящихся в основном к среднему бизнесу, показал, что далеко не все имеют представление о возможностях электронного документооборота. Сами представители компаний определили свой уровень знаний о СЭД как низкий. Так, один из менеджеров крупного российского издательства на вопрос об электронном документообороте сказал, что это электронная почта и ничего более.
Как отмечают многие системные интеграторы и производители систем электронного документооборота, очень часто они сталкиваются с непониманием того, что, собственно, должны делать СЭД. Отчасти в этом виноваты ИТ-компании, которые недостаточно информируют бизнес-общественность о возможностях СЭД, так что даже руководители многих компаний точно не представляют, что они хотят получить от внедрения СЭД.
Но при этом практически все представители компаний говорят, что хотели бы получить более точную и полную информацию о возможностях СЭД. Такой результат показывает, что системные интеграторы плохо проводят рекламные и PR-акции по пропаганде преимуществ внедрения СЭД.
ИТ-компании в России воспринимают затраты на продвижение своих продуктов и решений как неизбежное зло. Конечно, есть исключения, но в целом ИТ-компании не желают тратить свои деньги на рекламу и PR. Такое положение дел не может не влиять отрицательно на рынок СЭД в целом.
Системным интеграторам стоит более активно продвигать свои решения за счет проведения рекламных кампаний, семинаров, конференций и т. п. Предприятие, которое сможет провести скоординированную рекламную кампанию на не окончательно сформировавшемся рынке, получит существенные конкурентные преимущества и завоюет значительную часть рынка.
Мощная разъяснительная и рекламная кампания поможет и самим потребителям лучше ориентироваться в сущности и возможностях электронного документооборота.
«Электронная Россия»
О роли ФЦП «Электронная Россия» пока говорить трудно. На данный момент идет реализация первого этапа работы (силами компаний «ТехноСерв А/С», «ИнтерТраст» и Cognitive Technologies). Несомненно, само появление проблематики СЭД в рамках ФЦП принесет положительные плоды, но пока, до появления конкретных дел и решений, сложно предсказать, как все это отразится на рынке СЭД.
И все же рынок СЭД — один из самых перспективных в России. Все вышеперечисленные проблемы можно считать проблемами роста, которые с развитием СЭД постепенно отойдут в прошлое. «На данный момент рынок СЭД находится в преддверии бурного роста, — полагает генеральный директор компании "РБК Софт" Алексей Кузовкин. — Несомненно, именно электронный документооборот будет одним из самых быстрорастущих сегментов ИТ-отрасли в России. И это та среда, где на успех, на завоевание рыночной ниши могут рассчитывать и известные западные компании СЭД, и российские разработчики».
Сейчас в данном ИТ-секторе работает более двадцати компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и зарубежных. Впрочем, вскоре можно ожидать, что в России появятся новые системы и новые компании, что также будет способствовать развитию рынка. Сами производители и поставщики СЭД отмечают, что ныне существующие СЭД не могут обеспечить все потребности российского рынка и все запросы заказчиков. Для сравнения: на мировом рынке представлено более 100 систем электронного документооборота, и эти системы находят постоянных заказчиков в различных отраслях.
В целом в 2002 году объем российского рынка СЭД составил, по оценкам консалтингового подразделения РБК, 20 млн долл. В ближайшие два-три года этот рынок будет переживать довольно быстрый рост — около 100% в год (см. рисунок), но уже через три-четыре года произойдет его относительное наполнение. Впрочем, рост и после этого не прекратится, только будет менее бурным (около 60% в год).
| Валентин Крохин — специалист аналитического департамента консалтинга РБК. |
