Как создавать автоматизированную систему управления организацией

Когда в организации принимается решение автоматизировать управление, сразу возникает множество вопросов. Чем мотивировано это решение? Что значит «автоматизировать управление»? С чего начать? Каковы основные этапы разработки? Как подойти к проблеме выбора, какими должны быть критерии оценки и выбора методологии проектирования, инструментальной среды? Что надо требовать от разрабатываемой системы автоматизации?

Постараемся последовательно ответить на эти и другие вопросы, которые неизбежно возникнут в ходе создания АСУ.

Методический подход

Любая организация нацелена на решение определенного множества задач. Это, например, прием сотрудника на работу, составление штатного расписания, начисление зарплаты, заключение договора, перевод определенной суммы, бесперебойная работа конвейера, обеспечение необходимого количества комплектующих, сдача объекта в срок и т.д.

При постановке каждой задачи описывается исходное состояние, имеющаяся ресурсная база, набор инструментов, перечень исполнителей и ставится цель или несколько целей.

Для решения каждой задачи в организации исполняется определенный процесс. Схематически это можно описать так: исполнители последовательно выполняют действия согласно алгоритму процесса, используя требуемые инструменты и определенные объемы необходимого ресурса. В этих процессах человек выступает в роли исполнителя. Иначе говоря, функционирование организации - это исполнение множества процессов, посредством которых и происходит решение задач.

Таким образом, для нормального функционирования организации, как минимум, надо иметь перечень постановок всех решаемых задач и описание процессов их решения.

С другой стороны, любая организация - это система, которая должна гибко реагировать на изменение внутренних и внешних условий, перестраиваться и самоорганизовываться. Образно говоря, каждую организацию можно сравнить с боевой машиной и ее экипажем, сражающимся на рыночном поле боя. Непременное условие победы или выживания - слаженная работа всех механизмов машины и членов экипажа.

Под реорганизацией будем понимать изменение:

• перечня решаемых задач;
• постановок имеющихся задач;
• процессов решения задач.

Изменение процессов решения задач, в свою очередь, влечет за собой:

• изменение ресурсной базы;
• изменение состава инструментов;
• изменение состава исполнителей и/или перераспределение функциональных обязанностей между исполнителями;
• структурную перестройку организации.

Будем считать, что в организации существует внутренний порядок, если, во-первых, для любой задачи определен процесс ее решения и исполнение этого процесса обеспечено ресурсами, инструментом и подготовленными кадрами; и, во-вторых, совместные решения нескольких задач скоординированы между собой.

Эффективность работы организации зависит от эффективности работы каждого звена. Одно из основных ее звеньев - управленческое. Под управленческим звеном организации будем понимать множество структурных подразделений и работников, которые обеспечивают:

• составление перечня задач, решаемых организацией;
• постановку задач;
• разработку процессов решения поставленных задач;
• ресурсное, инструментальное и кадровое обеспечение каждого процесса;
• исполнение процессов и координацию их исполнения.

Следовательно, повышение эффективности работы управленческого звена - это естественная постановка задачи, решение которой влияет на функционирование всей организации. Один из способов повышения эффективности управленческого звена - увеличение производительности труда работников данного звена при решении управленческих задач без ущерба для достигнутых качественных показателей. И достигается это посредством автоматизации управления.

Таким образом, мотивом для принятия решения об автоматизации управления выступает желание навести внутренний порядок и стремление повысить производительность работников управленческого звена.

Что значит автоматизировать управление

Автоматизировать - это значит заменить человека как исполнителя при выполнении части или всего процесса решения задачи. Мы полагаем, что автоматизировать можно только существующий процесс. Что же надо автоматизировать применительно к управленческому звену организации?

Проанализируем деятельность управленческого звена, независимо от профиля организации. Основной инструмент управленческого звена - это документ. Исторически сложилось, что управление государством, организацией, подразделением, работником осуществляется с помощью документов. Документ также участвует в решении чисто производственных или иных задач. Таким образом, документ - это базовый инструмент управления.

Тогда делопроизводство следует определить как процесс производства форм документов и исполнения экземпляров документов на базе этих форм с целью решения определенных управленческих или иных задач. Значит, автоматизируя делопроизводство, мы получаем определенную систему автоматизации управления.

С чего начать

Итак, мы имеем функционирующую организацию и управляющую систему на базе бумажного делопроизводства. Под бумажным делопроизводством будем понимать такое, где в качестве основного носителя информации выступает бумага, а в качестве исполнителя предписанных инструкций - человек.

Ставя задачу разработки системы автоматизации, зачастую сразу стараются делать так, «как должно быть». В результате проектируется система, которая отчасти автоматизирует пока еще не существующий процесс. Мы же предлагаем начать с автоматизации существующего процесса, каковым является система бумажного делопроизводства. Этот процесс реально существует, поскольку организация как-то функционирует; плох он или хорош - это следующий вопрос. Существующая система бумажного делопроизводства однозначно отражает тот уровень развития системы управления организацией, который понятен и привычен для ее сотрудников, соответствует их квалификации. Сразу большой скачок нежелателен и нереален, людей надо последовательно готовить. Поэтому оптимален постепенный переход, когда на первом этапе разработки просто меняется носитель информации (с бумажного на электронный), но остается привычный порядок исполнения процессов.

В этом случае на первом этапе разработки надо формализованно описать существующую систему управления, т.е. управляющую систему на базе бумажного делопроизводства.

К разработке надо в обязательном порядке привлекать сотрудников организации. Только они знают все особенности существующего процесса. Описывать надо отдельный процесс решения определенной задачи и процесс исполнения форм документов для решения данной задачи. В такой постановке описательный документ охватывает только одну задачу и он обозрим для работника, который делает данное формализованное описание. Практически с него требуют описать то, чем он занимается повседневно. Такие описательные документы для разработки автоматизированной системы управления представляют собой проектную документацию первого этапа. Назовем их проектной документацией бумажного делопроизводства.

С самого начала необходимо наличие языка, однозначно понятного для всех участников разработки. Такой основой вполне может быть предметная область бумажного делопроизводства, когда повествование ведется на уровне форм документов, их функционального назначения, типов представленных в документах данных и операций над документами.

Основные этапы разработки

Введем понятие электронного делопроизводства. Под ним мы будем понимать делопроизводство, при котором основным носителем информации выступает электронный документ, вспомогательным - бумажный документ, а исполнителями предписанных инструкций - человек, компьютер и компьютерная сеть.

На втором этапе разработки системы автоматизации на базе проектной документации бумажного делопроизводства надо спроектировать электронное делопроизводство. Проектная документация второго этапа полностью соответствует проектной документации первого этапа, и разница между ними состоит в следующем:

• меняется основной носитель информации (бумажный документ на электронный аналог);
• операции над бумажным документом заменяются на операции над электронным документом;
• вся формализуемая часть процесса исполнения экземпляра документа передается компьютеру;
• рассылка экземпляров электронных документов передается компьютерной сети.

На третьем этапе разработки посредством инструментальных средств выбранной программной платформы реализуется внутрисистемное описание. Но как выбрать программную платформу?

Проблема выбора

Разработка любого программного продукта ведется по следующей общеизвестной схеме:

1. постановка задачи;
2. выбор метода решения;
3. поэтапное проектирование;
4. программирование;
5. отладка;
6. эксплуатация.

Если речь идет о системе управления организацией, которая постоянно развивается, возникает задача постоянного совершенствования, развития и переналадки первоначально созданной автоматизированной системы управления. С другой стороны, система делопроизводства (т.е. управление) имеет комплексный характер, и вряд ли стоит ожидать получения существенных результатов при использовании локальных систем. Поэтому базой автоматизации может являться только комплекс методических и инструментальных средств проектирования и автоматизации, позволяющий охватить все процессы организации делопроизводства, с возможностью формирования единой базы данных.

С методической точки зрения этот комплекс должен содержать:

• методологию проектирования бумажного делопроизводства;
• методологию проектирования электронного делопроизводства;
• методологию разработки автоматизированной системы электронного делопроизводства;
• методологию эксплуатации и сопровождения этой системы.

Кроме того, в комплекс входят следующие инструментальные средства:

• рабочее место разработчика (предназначено для переноса проектных решений электронного делопроизводства в систему);
• отладочный комплекс. Он должен обеспечить обнаружение и исправление ошибок на этапе разработки; отладку разработанного процесса исполнения экземпляра документа; комплексную отладку автоматизированной системы электронного делопроизводства;
• подсистема конвертации данных из существующих локальных баз данных и вспомогательная база данных для подготовки конвертируемых данных;
• рабочее место администратора автоматизированной системы на этапе эксплуатации;
• автоматизированные рабочие места сотрудников;
• единая база данных на этапе эксплуатации автоматизированной системы. Она включает данные об экземплярах, находящихся в процессе исполнения; об оперативном состоянии всей автоматизированной системы делопроизводства; архив экземпляров документов.

Комплекс методических и инструментальных средств проектирования и автоматизации процесса управления должен удовлетворять следующим критериям:

1. Возможность автоматизации всего формализуемого процесса делопроизводства с соблюдением полной адекватности форм и процедур обработки документов на бумажном и электронном носителе.
2. Методология проектирования бумажного и электронного делопроизводства должна гарантировать формализацию большинства типов документов из их общего числа (более 85%).
3. Проектирование, разработка, отладка и эксплуатация системы делопроизводства - как бумажного, так и электронного варианта - должна соответствовать требованиям ГОСТов, ОСТов, международных стандартов ISO 9000. Надо максимально использовать уже имеющиеся наработки по типам форм и процессам их исполнения.
4. Потенциальная независимость комплекса от фирмы-разработчика на этапе эксплуатации и развития автоматизированной системы управления.
5. Язык проектирования как бумажного, так и электронного делопроизводства должен совпадать с языком проблемной области. Все понятия, процессы и операции в проектных и технологических документах не должны выходить за рамки предметной области делопроизводства.
6. Должна быть достигнута иерархическая целостность и однозначная наследственность проектной документации при переходе с одного этапа на другой.
7. Методология проектирования не должна требовать предоставления фактической содержательной части документов. Проектирование должно вестись на абстрактном уровне, т. е. должна соблюдаться конфиденциальность информации заказчика.
8. Проектные решения электронного делопроизводства должны однозначно переноситься во внутреннее описание на языке системы.
9. В процессе разработки должен создаваться полный пакет проектной и технологической документации бумажного делопроизводства, электронного делопроизводства и автоматизированной системы управления.
10. Разработанная автоматизированная система должна полностью соответствовать проектной и технологической документации (описанию).

В комплексе должны обеспечиваться различные виды контроля, как то:

• проверка допустимости корректировки экземпляра документа или реквизита в составе документа;
• проверка корректности заполнения (ввода) изменяемых реквизитов экземпляров документов;
• содержательный междокументный контроль, если процессы исполнения определенных документов не синхронизованы;
• контроль исполнения (по времени);
• административный контроль.
• В комплексе должен быть реализован принцип обнаружения ошибки на ранних этапах в процессе исполнения экземпляра документа.
• Должна быть обеспечена преемственность относительно имеющихся локальных автоматизированных систем, задействованных в процессе делопроизводства.
• Комплекс должен обеспечивать создание единого информационного поля (единой БД).
• Комплекс должен обеспечивать автоматическое формирование структуры единого информационного поля (единой БД).
• Комплекс должен жестко распределять права, соблюдая конфиденциальность информации внутри организации. Должна быть возможность сделать содержимое определенных фрагментов документа невидимым для определенной группы работников - участников исполнения документа.

Поясним некоторые из этих критериев.

Взаимная однозначность форм документов бумажного и электронного аналога снимает проблему несогласованности между заказчиком и разработчиком. Заказчик предоставляет то, что ему нужно, в привычной для себя форме, на бумаге, и затем может легко сравнить это с тем, что получилось. Идентичность форм и процедур обработки документа означает, что пользователь автоматизированной системы не делает никаких дополнительных действий при работе с электронным документом. Наоборот, многие действия выполняются автоматически, и формализованные контрольные функции полностью берет на себя система. Такой подход максимально упрощает процесс освоения работы с системой для пользователя, так как на экране он видит аналог бумажной формы и делает те же операции (или меньшее их количество), что и при работе с бумажным документом.

Соблюдение требований стандартов, отечественных и международных, существенно упрощает процедуру сертификации организации, избавляет от многих неурядиц и несогласованности при подготовке отчетных документов для государственных и вышестоящих организаций.

Замкнутость языка проектирования относительно проблемной области делает проектную документацию понятной для любого участника разработки.

Преемственность относительно имеющихся локальных систем. В настоящий момент во многих организациях эксплуатируются локальные системы, частично решающие определенные вопросы, связанные с процессом делопроизводства. Такие системы часто не содержат развитых средств оперативной переналадки и не могут меняться, откликаясь на внешние изменения. В итоге по мере развития предприятия система отчасти становится обузой. Это заставляет либо держать постоянную связь с фирмой - разработчиком программного продукта, либо не выходить за рамки ограничений, которые навязывает данная локальная система. Наличие разных локальных систем внутри одной организации дробит информационную базу данных, приводит к дублированию ввода данных и вытекающим из этого неточностям. В рамках этих локальных систем уже набраны огромные базы данных, налажены определенные технологические процессы. Никто не согласится отказаться от наработанных процедур и содержимого имеющейся базы данных. Поэтому комплекс должен содержать специальную подсистему конвертации, которая будет либо непосредственно конвертировать данные из имеющейся базы данных, либо по предлагаемой методике создавать промежуточную базу, откуда в дальнейшем будет проводиться конвертация. После конвертации в рамках комплекса формируются экземпляры определенных типов документов или текущее содержимое справочников.

Оценка эффективности разработанной системы

Безусловно, когда автоматическая система управления разработана и начала эксплуатироваться, возникает естественный вопрос, как оценить ее эффективность. Для этого должны существовать определенные критерии. Они в основном сравнивают эффективность решения задачи посредством бумажного и электронного делопроизводства. Перечислим некоторые из них.

Основной критерий оценки эффективности - сокращение общего времени и улучшение качества решения каждой автоматизированной задачи. Еще один критерий - степень соблюдения конфиденциальности информации внутри фирмы. При наличии локальных систем действуют также такие критерии, как сокращение объема информации, требующей повторного ввода, и сокращение времени на проверку корректности повторного ввода.

Что еще дает автоматизация

Фактически руководство получает документальное описание формализуемой части системы управления организацией. Эти документы, будучи проанализированы, могут служить основой для улучшения системы управления.

Для каждого рабочего места, с точностью до элементарных операций делопроизводства, прописываются функциональные (должностные) обязанности. Это дает возможность при приеме на работу нового сотрудника или переводе старых на новые должности, предоставив им эту документацию, быстро ввести их в курс дела, не отвлекая на это других сотрудников.

С точки зрения делопроизводства, работа за каждым рабочим местом становится прозрачной. Высвобождается рабочее время управленческого персонала, и оно может быть использовано для решения других насущных задач.

Благодаря жесткому распределению прав соблюдается конфиденциальность информации внутри фирмы.

После развертывания автоматизированной системы можно заняться анализом состояния дел. В процессе развертывания многие проблемы будут устранены, будет получено формализованное описание многих процессов и, что самое главное, сформирована единая база данных. Это позволит, во-первых, сделать независимым от субъективного фактора сбор и обработку необходимых для анализа данных. Далее, спроектировав в рамках комплекса анкеты, аналитические и отчетные документы, можно получать не разрозненные данные, а готовые для дальнейшего анализа хорошо оформленные документы.

Получать оперативные данные в реальном масштабе времени - мечта любого аналитика. Как известно, существенное расхождение во времени между моментом сбора данных и моментом выработки рекомендации влечет за собой неэффективность предлагаемого решения или полную его несостоятельность. Автоматизированная же система дает возможность оперативно внедрять выработанные решения и рекомендации, реализуемые посредством делопроизводства.