В середине июня в российском подразделении компании Mondelеz International завершен проект по переходу на новую версию системы Oracle Transportation Management (OTM). Об особенностях этого проекта, о необходимости решения смежных задач и о дальнейших планах развития информационной поддержки рассказывает специалист по развитию бизнес-процессов «Мон’дэлис Русь» Евгений Поспелов.

Intelligent Enterprise: Какие задачи вы ставили перед собой, внедряя систему?

Евгений Поспелов: По сути мы решали две очень тесно связанные между собою задачи. Первая из них в значительной степени была направлена на достижение финансовых показателей, характеризующих эффективность нашей работы по транспортировке продукции. Здесь мы работаем и с такими показателями, как, например, ставки за оказанные услуги, имеющими прямое финансовое выражение, и с некоторыми характеристиками (отражающими, скажем, степень оптимизации маршрутов или загрузки транспорт­ных средств), которые лишь при решении проблемы в целом могут дать зримый и устойчивый финансовый результат.

Вторая и, я бы сказал, более важная задача состояла в том, чтобы в произвольный момент времени получать точную информационную картину транспортировки с необходимой нам степенью подробности и таким образом иметь возможность управлять ситуацией предельно оперативно. При этом я намеренно не говорю о максимальной полноте данной картины, поскольку мы, например, не ставим задачу непрерывного физического контроля перемещения транспортных средств с помощью GPS-датчиков, так как считаем ее избыточной для нашего бизнеса. Однако на промежуточных точках контроль необходим, и здесь очень востребованы и точность, и оперативность информации. Если данные характеристики становятся доступными (а система как раз и решает эту задачу), это позволяет значительно повысить оперативность и качество решений, которые принимаются уже не системой, а людьми.

Из сказанного вами напрашивается мысль о том, что систему можно использовать двояко. С одной стороны, мы говорим о необходимых алгоритмах расчета по оптимизации работы транспорта. С другой — она по сути предоставляет исходные данные для ряда задач, которые, возможно, уже решаются в других системах или даже «в ручном режиме»…

Да, именно так и происходит. Нельзя сказать, что программа представляет для нас ценность исключительно как инструмент расчета оптимального маршрута или, наоборот, подобно некой аналитической базе данных, только в качестве источника информации для принятия решений. Скорее можно говорить о промежуточном сценарии.

С одной стороны, мы вводим в нее данные для расчета маршрутов, ставок, автоматизированного выбора транспортных средств и т.д. С другой — используем ее в качестве источника для анализа информации. Например, для того, чтобы подытожить, насколько эффективно мы сработали, скажем, в текущем месяце с точки зрения расходования наших ресурсов на организацию перевозок, оценить прямые расходы на транспорт по статьям затрат или понять, оптимально ли мы состыковали работу транспортных компаний, с которыми сотрудничаем, и складов… То есть здесь мы работаем с системой как с хранилищем информации.

Одна из интересных особенностей автоматизации логистического бизнеса состоит в том, что задачу информационной поддержки трудно локализовать в функциональном смысле. Иными словами, чтобы повысить эффективность работы транспорта, нередко приходится плотно заниматься автоматизацией склада или даже оптимизировать план производства, а складские проблемы в свою очередь могут откликаться в других звеньях логистической цепи. Вы встречаетесь с подобными проблемами?

Быть может, с самого начала нашей беседы надо было отметить, что приступая к внедрению Oracle Transportation Management, мы не рассматривали это решение исключительно как средство автоматизации транспортных задач, а скорее относились к нему как к инструменту автоматизации логистических операций. А такая позиция по определению выводит нас в смежные области. Большая часть работы, которую мы организуем в OTM, должна отражаться и действительно отражалась на операционных процессах склада, а стало быть, и на ИТ-поддержке соответствующей работы.

Если говорить более конкретно, та информация, которую мы получаем, расписывая в системе график работы транспорта на определенный период, является по сути входной для системы автоматизации склада. А это позволяет, во-первых, оперативно оценить принципиальную возможность для складов справиться с ситуацией, а во-вторых, смоделировать сценарии и заранее найти оптимальное решение таких вопросов, как распределение транспорта по приемным воротам, целесообразность открытия тех или иных ворот, необходимость привлекать дополнительную рабочую силу на погрузку / разгрузку или изменять сменность работы персонала.

Если мы, повторю, трактуем наши задачи как логистические, то по большому счету мы говорим не об автоматизации транспорта или склада (данные ресурсы, кстати, могут быть и арендованными, как в нашей ситуации, — суть дела это не меняет), а об оптимальной организации движения материальных потоков. А тут многие задачи оказываются не только связанными, но фактически неразделимыми.

Тот факт, что логистика, как вы справедливо отметили, является вполне самостоятельной задачей оптимизации сложных материальных протоков, фактически означает, что в ее решение почти всегда вовлечен целый ряд независимых компаний. А это в свою очередь приводит к необходимости некой «оркестровки» их деятельности, где ИТ-система играет явно не последнюю роль… 

Внедряя систему, мы, конечно, понимали, что нам придется взаимодействовать со многими провайдерами отдельных логистических услуг. При этом мы не ставили в качестве основной задачу информационной интеграции создаваемой нами системы и систем партнеров, хотя в принципе этот вопрос можно было вполне детально продумать. Доминирующим по отношению к интеграции, наоборот, являлся прин­цип информационной открытости нашей собственной системы.

Как только мы приняли решение внедрять Oracle Transportation Management в компании, было решено также задействовать концепцию совместного использования, которая позволила бы децентрализовать ответственность за определённые шаги процесса между участниками и четко разграничить зоны ответственности. В связи с этим решением мы открыли доступ в систему нашим партнерам — экспедиторам, складским администраторам, таможенным брокерам, импортным фабрикам компании и контрактным производствам. Данное нововведение позволило, во-первых, снизить нагрузку на транспортных специалистов, которые до внедрения системы были ответственны за сбор, консолидацию и обработку данных от всех наших партнеров, а во-вторых — предоставить онлайн-доступ к необходимой партнерам информации. Как я уже сказал, процесс выстроен таким образом, что наши партнеры, работая в системе, ответственны за фиксирование своих контрольных точек, которые влияют на весь процесс в целом и формируют полную картину транспортной логистики, что делает процесс динамичным и прозрачным для всех участников.

Помимо этого у нас и раньше были наработаны своего рода лучшие практики в области организации логистических процессов, которые мы выработали совместно с нашими партнерами, и нам хотелось во многом эти практики сохранить, добавив лишь инструмент повышения производительности работы и качества принятия решений в виде ИТ-поддержки бизнес-процессов. С помощью выбранной нами концепции совместной работы достигнуть этого явно проще.

Есть устойчивое мнение, что организация транспортной логистики в России (в основном вследствие огромной территории, состояния дорог и культуры управления) во многом уникальна. А Mondelеz International — международная компания, организующая логистические процессы не только в России. В связи с этим интересно узнать, каков ваш взгляд на данный вопрос…

Да, во многом так и есть. Но при этом полезно подчеркнуть, что уникальность скорее связана со сложностью решения некоторых задач и необходимостью детального подхода к проблеме. Но это вовсе не означает, что наши решения, даже будучи полностью доведенными до стадии промышленной эксплуатации, больше нигде и ни в каком виде не могут быть использованы.

Действительно, делая данный проект, мы практически полностью были сосредоточены на задачах местного рынка, а не на универсальных проблемах современной логистики. В середине июня мы закончили проект по переходу на новую версию OTM, стоящие перед нами задачи во многом решены, но перед нами встала новая задача: выработать такой шаблон внедрения системы, который позволил бы распространить наше решение на другие территории, в частности европейские. В отношении глобального бизнеса Mondelеz International продуктом Oracle Transportation System сейчас охвачены далеко не все страны, и теперь мы точно знаем, что наш опыт может быть успешно использован при развертывании функций ИТ-поддержки транспортной логистики в других регионах. И компанию Oracle мы, в свою очередь, рассматриваем как партнера, который поможет нам осуществить задуманное. Говоря о развитии системы, хочу отметить также, что мы собираемся внимательнее присмотреться к использованию внешних систем. Особенно в том, что касается получения столь важной для работы транспорта метеоинформации. Речь в конечном итоге идет о наиболее точном выборе типа транспортного средства при перевозках на дальние расстояния.

Если проблемы транспортной логистики в компании, как мы выяснили, откликаются во многих ее функ­циональных подразделениях, как вы формировали проектную команду? Какие специалисты были в нее включены?

Инициатором проекта в нашей компании была команда менеджеров отдела поставок. Поэтому, формируя проектную команду, мы изначально постарались «обогатить» ее специалистами различных направлений, но которые в свою очередь оказываются функционально смежными с работой по организации перевозок. Туда, например, были включены специалисты финансового отдела, а также сотрудники отдела планирования.

Целесообразность включения первых в проектный коллектив очевидна из самой постановки задач, которые, как я уже сказал, во многом были связаны с повышением финансовой эффективности процессов транс­портировки. Что касается вторых, то их участие является хорошим примером того, что данные процессы нельзя рассматривать изолированно от других ключевых направлений деятельности компании. Мы перевозим то, что производим, а значит, планирование потребностей, планирование непосредственно производственной деятельности по номенклатуре, объему, времени (что как раз и является сутью работы отдела планирования) непосредственно влияет на организацию процесса перевозок. Входили в проектную команду и специалисты отдела по таможенным операциям — многие перевозки у нас трансграничные. Ну и, конечно, при внедрении такой ответственной для бизнеса Mondelеz International ИТ-системы нельзя было обойтись без участия подразделения информационных технологий нашей компании. Помимо технической части, касающейся внедрения самого продукта Oracle Tranportation Management, необходимо было решить некоторые вопросы информационной интеграции. На данный момент OTM интегрирована со многими жизненно важными для компании системами, начиная с ERP и заканчивая системой корпоративной отчетности. Данные из OTM, в свою очередь, влияют на планирование продаж, на оптимизацию работы складов, а также на финансовые расчеты, связанные с закрытием финансовых периодов.

Вообще для нас проект внедрения транспортной системы был по большей части задачей стандартизации внутренних бизнес-процессов, причем не только непосредственно касающихся перевозок. До того, как мы начали работать с Oracle, многие процессы, связанные с транспортировкой продукции, включая таможенные и складские операции, не были четко регламентированы на участках, находящихся на стыке ответственности различных подразделений. В ходе проекта мы значительное время потратили на то, чтобы обсудить кросс-функциональные процессы, задокументировать и одобрить их. И после этого мы перешли к внедрению системы согласно данным процессам. Я бы сказал, что проект внедрения профессиональной системы на 60–70% состоит из работы над процессами и только 30–40% в нём занимает техниче­ская сторона вопроса.