Опыт внедрения комплексного облачного решения в АО «Кордиант»
В этом году в АО «Кордиант» внедрено комплексное облачное решение в сфере управления нормативно-справочной информацией (НСИ) о закупках. Система объединила в одно целое управление справочником закупаемых услуг и торговыми процедурами в электронной форме. Поскольку это первый в России сервис подобного рода, разработанный электронной торговой площадкой (ЭТП), думается, наш опыт будет интересен и другим участникам рынка.
В ручном режиме
В 2013 году «Кордиант» перевел закупки логистических сервисов в электронную форму на ЭТП B2B-Center. У компании не было единого стандартизированного справочника закупаемых услуг по перевозкам , поэтому специалисты в каждом филиале проводили закупки и вели их учет самостоятельно. Специалисты использовали различные наименования одних и тех же закупаемых услуг, разные условные сокращения и т. д. Это снижало эффективность закупок и затрудняло коммуникацию с потенциальными поставщиками.
Но мало того, в подобных условиях усложнялось и формирование единой отчетности о проведенных закупках. Каждый филиал составлял отчеты самостоятельно в формате электронных таблиц Excel, которые затем по отдельности анализировались в центральном офисе компании. Сложившаяся система не позволяла оперативно формировать и анализировать сводные отчеты по результатам электронных закупок в разрезе конкретных параметров.
В результате перед нами встала задача обеспечить контроль и прозрачность процесса, получение достоверной отчетности, нормализовать и стандартизировать данные о закупках логистических услуг путем создания единого справочника. При этом нужно было исключить дублирование позиций, стандартизировать их наименования и описание, сопроводив необходимыми характеристиками и параметрами, автоматизировать анализ и отчетность в разрезе разных параметров и филиалов.
Переход в облако
На первом этапе проекта были проанализированы сложившаяся ситуация и потребности компании, собраны воедино все требования к структуре данных, к описанию позиций, к формам отчетности, к разделению доступа и функциональности, а затем создана модель будущей системы.
На втором этапе работы шли по двум направлениям. Первое — составление справочника закупаемых услуг с заданной структурой и правилами описания. И второе — разработка функциональности и интерфейса системы.
В рамках проекта на основе наших требований специалисты B2B-Center сформировали и загрузили на торговую площадку справочник закупаемых логистических услуг АО «Кордиант». В нем предусмотрены все необходимые параметры закупок: пункты отправления, направления транспортировки, виды продукции, четыре вида транспорта и единицы измерения. Это значительно упростило подготовку торговых процедур, а также анализ эффективности проводимых закупок и выбранных поставщиков. Раньше все данные о закупке заводились на ЭТП вручную, сейчас специалисту закупочного подразделения достаточно выбрать в справочнике определенную позицию и начать торги.
В системе предусмотрена функциональность поиска по справочнику, добавления новых позиций, проверки их описания и исключения ошибок, разделения пользователей по полномочиям и уровню доступа к закупкам различных разделов справочника.
Компания может использовать сервис одновременно с ЭТП: проводить закупки в электронной форме на основе собственного справочника, что подразумевает выбор поставщиков не только по цене, но и по оптимальному сочетанию нескольких независимых параметров, характеризующих приобретаемые услуги. А также как самостоятельное решение для управления НСИ. При этом сервис не задает стандарты, а обеспечивает закупки и отчётность по правилам и в терминологии АО «Кордиант». В перспективе решение может быть интегрировано не только с ЭТП, но и с внутренней информационной средой компании.
Вся информация хранится на серверах B2B-Center, которые расположены в двух географически удаленных друг от друга датацентрах. Поэтому наш партнер гарантирует ее сохранность, а также доступность в любое время. Кроме того, в системе предусмотрена возможность выгрузки всех данных в удобном формате, будь то Excel или даже наша собственная учетная система.
Использование модели SaaS позволило максимально упростить внедрение решения и при этом получить значительную экономию. Облачный сервис не требует установки программного обеспечения, его настройки и поддержки с нашей стороны, содержания дополнительных ИT-специалистов. Понятный и удобный интерфейс позволил сотрудникам АО «Кордиант» очень быстро разобраться в системе.
От ведения справочника до формирования отчетности
Благодаря внедрению сервиса компания обеспечила процесс управления справочником закупаемых услуг: его ведение, поддержание целостности и качества описания каждой позиции, интеграцию между справочником и закупочными процедурами в электронной форме.
Благодаря B2B-Center удалось унифицировать описание закупаемых услуг и автоматизировать отчётность по закупкам. Это в свою очередь позволит компании в дальнейшем значительно сократить объем работы, выполняемой сотрудниками по составлению отчетов и получению аналитической информации, а также запустить обмен информацией между ЭТП и внутренними системами учета.
Теперь появилась возможность учитывать каждую закупку во всех филиалах и оценивать не только динамику торгов, цен и объемов, но и взаимодействие с поставщиками: какие компании принимали участие в торгах, какие выбраны победителями и какие услуги они предоставили. С внедрением сервиса B2B заметно снизился объем ручного труда специалистов. Руководитель закупочного подразделения может самостоятельно сформировать любой отчет нажатием нескольких кнопок.
В результате повысились прозрачность и уровень контроля закупочных процессов: руководство может оперативно контролировать итоги торговых процедур и цены, указанные в договорах, а значит, исключить вероятность злоупотреблений.
