По мнению многих ИТ-директоров, самое сложное в проекте - не заставить пользователей принять новое приложение, а провести переговоры по контракту. К сожалению, многие компании читают итоговый документ слишком поздно. В результате хорошо договориться по поводу лицензионного соглашения не удастся, и дело кончается покупкой устаревшего товара по завышенной стоимости. Важно четко представлять все самые тонкие моменты будущего BI-контракта, и тогда вы сможете договориться на лучших условиях.
Можно выделить четыре важнейших совета при подготовке контракта на любое ПО:
1. Четко поймите рамки вашего бюджета, перед тем как начинать переговоры.
2. Работайте с заинтересованными лицами в течение всего процесса выбора
и покупки.
3. Четко уясните политику поставщика ПО относительно ценообразования
и объединения продуктов в пакеты.
4. Имейте альтернативный выбор - План В.
Покажите всем деньги!
Команда выбора BI-программного обеспечения часто интересуется его особенностями и возможностями, но не имеет точного понимания бюджетных рамок. Бюджетные ограничения имеют отношение к CIO, спонсору проекта или менеджеру приложения, которые могут быть не очень глубоко вовлечены в сам процесс выбора BI-средств. Чем лучше команда выбора понимает свои бюджетные ограничения, тем лучше ее члены могут оценить те возможности, за которые они захотят заплатить. Ознакомление поставщика ПО с вопросами бюджета часто также может облегчить переговоры. Поставщик яснее поймет ваши ограничения и сможет предложить продукты, которые подойдут вам лучше всего.
Работайте с заинтересованными лицами
Лицензионные переговоры по BI-программному обеспечению требуют участия целого ряда заинтересованных лиц. В таблице перечислены основные заинтересованные лица. Их состав, конечно, меняется в зависимости от размера и диапазона закупки BI-программного обеспечения. Например, когда вы ведете переговоры по поводу глобальной, стоящей миллион долларов лицензии, в переговорах участвует ИТ-директор, когда же какая-либо отдельная бизнес-единица имеет свой собственный бюджет по BI и покупает точечное решение, то список заинтересованных лиц может включать только спонсора проекта и менеджера IT-проекта.
Таблица. Обычные роли и цели заинтересованных лиц на переговорах по выбору BI-приложения.
| Заинтересованное лицо/роль | Основная цель в процессе переговоров |
| Спонсор проекта | Достичь бизнес-целей в рамках бюджета. |
| Менеджер проекта | Достичь бизнес-целей в рамках бюджета, но при этом не иметь технических и иных трудностей на проекте внедрения. |
| CIO | BI-продукт должен соответствовать корпоративным стандартам и долгосрочной стратегии развития ИТ в компании. |
| Заказчик BI-приложения | Получить BI-продукт, обеспечивающий наибольшую пользовательскую функциональность. |
| Пользователи | BI-продукт должен удовлетворять потребности каждого из них. |
| Отдел закупок компании | Получить хорошую скидку по лицензии и дальнейшую поддержку. |
| Представитель отдела продаж поставщика ПО | Продать как можно больше продуктов (и услуг) с минимальной скидкой. Наладить долгосрочное сотрудничество. |
Заметьте, что в таблице задачи посредников при покупке имеют коренные различия. Теоретически все согласны, что надо выбрать BI-средство, которое будет способствовать достижению бизнес-целей. Но на самом деле, например, роль отдела закупок определяется тем, насколько большой скидки он может добиться от поставщика. Поэтому он захочет покупать у более гибкого поставщика. Если спонсоры проектов находятся на жестком бюджете и не понимают фундаментальных различий между разными BI-средствами, то они захотят получить самое дешевое решение. Что же касается пользователей, то они захотят средство, обладающее характеристикой, о которой они могли только мечтать.
В свете этих различных целей неудивительно, что циклы продаж в случае с крупными закупками могут потребовать около года. Тактика ускорения этого цикла состоит в том, чтобы выделить самых влиятельных заинтересованных лиц в самом начале процесса выбора и обеспечить их информированность обо всех важных решениях. Так, например, мнение пользователей часто можно игнорировать. Заметьте, что заинтересованные лица не тождественны команде выбора BI-средств. Заинтересованные лица должны понимать, какие критерии важны для команды выбора и какие продукты они надеются купить, - но только на высоком уровне. Наивно думать, что все заинтересованные лица могут быть глубоко вовлечены в процесс выбора. Но если спонсор проекта в день подписания контракта впервые спрашивает, что такое OLAP и зачем вам это нужно, - то это уже немного поздновато.
Уясните политику ценообразования
При выборе BI-средства компании обычно тратят много времени, пытаясь узнать о его особенностях и функциях, и лишь едва касаются вопросов ценообразования и объединения в пакеты, которые столь же сложны. Часто используется такой подход: дождаться бюджета и вести переговоры от него. На мой взгляд, это неверно. Я рекомендовал бы уяснить политику ценообразования и объединения приложений в пакеты гораздо раньше.
Не существует двух таких поставщиков, которые оценивают свои продукты одинаковым способом; не существует также и продуктов, обеспечивающих одинаковую функциональность, что превращает сравнение цен в сизифов труд. Заказчики, трясущиеся над каждой копейкой, начинают упираться, когда уже в конце переговоров узнают, что определенная функциональность требует дополнительных расходов.
В прошлом за подобную позицию подвергалась критике компания Cognos. В ответ она перешла на ценообразование на основе роли. Недавно компания Business Objects приняла политику ценообразования, используемую в компании Crystal Decisions, которую она приобрела в 2003 году. Сейчас Business Objects объединяет продукты, которые раньше лицензировались отдельно, в профессиональные или ходовые версии. Оба этих подхода помогают получить соответствующий объем функциональности с минимальными сюрпризами.
Лицензирование на сервер
При лицензировании поставщики могут брать за основу серверы или пользователей. Лицензирование серверов позволяет компании покупать лицензию независимо от числа потенциальных пользователей конкретного сервера. Лицензирование серверов проще для управления, чем пользователей, однако может оказаться дороже для небольших применений. Кроме того, наблюдаются и перегибы. Так, многие заказчики критиковали подход компании MicroStrategy, в котором учитываются не только именованные пользователи, но и тактовая частота сервера. Другими словами, если заказчик в целях повышения производительности апгрейдит сервер с частоты 1 ГГц до 3 ГГц, то стоимость лицензии значительно возрастает.
Многие поставщики используют разные подходы к лицензированию для разных ОС: Windows, Unix или Linux. Если вы хотите иметь возможность изменить в будущем платформу, укажите это в своем контракте. Поставщик обычно не желает делать скидки после того, как вы подписали первоначальный контракт и уже внедрили платформу для сотен пользователей. Кроме того, если вы планируете тестовые участки BI-приложения (а по-хорошему, вы должны это делать), то укажите это в контракте. Подходы поставщиков к тестовым лицензиям колеблются от нуля до полной лицензии.
Лицензирование на пользователей
Поставщики BI-средств могут назначать плату за пользователя в дополнение или вместо платы за сервер. Лицензирование пользователей часто предпочтительней лицензии на сервер для небольших проектов или в тех случаях, когда один пользователь может иметь доступ к нескольким приложениям, используемым на нескольких серверах (например, финансовые приложения и заказы клиентов - и в обоих случаях используется одно и то же BI-средство). Лицензирование на основе пользователей имеет смысл также для небольшого числа сотрудников, которые хотят иметь расширенные возможности. Например, компания может купить лицензию на сервер для тысячи потребителей отчетов и отдельно лицензии для десяти авторов отчетов.
Здесь есть одно интересное противоречие. Так как поставщики BI-продуктов увеличили количество форматов, в которых отчет может передаваться потребителям (например, PDF или таблицы), многие из них ввели концепцию лицензии "получателя" отчетов ("recipient" license). Получатель - это пользователь, который может никогда не регистрироваться в BI-приложении, но который получает отчеты, генерируемые этим BI-приложением. Но тогда выходит, что если телефонная компания посылает клиенту электронный отчет о разговорах, сгенерированный BI-продуктом, то она должна оплачивать для него лицензию получателя? Это же очевидная чушь. Понятно, что поставщикам ПО необходимо как-то брать деньги за расширенную функциональность и дополнительные форматы, в которых BI-средства могут сейчас передавать информацию, и не потерять доход от лицензий, получаемый благодаря обычным пользователям. Ни один BI-поставщик не сможет остаться жизнеспособным, если слишком многие пользователи, которые раньше регистрировались в BI-приложении и платили за BI-лицензию, могут теперь получать все свои BI-отчеты через E-mail без лицензионной оплаты. Однако концепция получателя очевидно нелепа. Все это еще раз показывает, как важно понять линию поставщика ПО.
Стоимость поддержки
Покупая программное обеспечение, вы платите за функциональность, имеющуюся в данное время. Но в процессе эксплуатации поставщики ПО предлагают коррекцию ошибок в ПО, его частичную модернизацию и различные уровни поддержки. Было бы недальновидно думать, что вы сможете обойтись без этого. Некоторые компании могут утверждать, что никогда не будут делать апгрейд так часто, как поставщики выпускают новые патчи, но вряд ли им удастся совсем обойтись без этого. И если в будущем вы решите осуществить модернизацию, то придется заключить новый контракт. Единственная ситуация, когда я предложил бы не оплачивать эксплуатацию, - это когда вы примете стратегическое решение в дальнейшем не использовать этот BI-продукт.
Расходы на эксплуатацию часто представляют собой процентное отчисление от общей суммы лицензионного соглашения, колеблясь от 18 до 30%, либо от прайсовой цены, либо от результирующей (дисконтной). Здесь поставщики имеют много возможностей для недобросовестного поведения, а заказчики - для утраты сильной позиции на переговорах. Если вы не сумеете сразу определить срок, на который рассчитана эксплуатация приложения, то на следующий год поставщик может увеличить ставку эксплуатации с 18% дисконтной цены до 25% прайсовой цены.
Разработайте План B
Наличие Плана B коренным образом укрепляет вашу позицию на переговорах относительно условий контракта. Если первый выбранный вами поставщик знает, что он удерживает вас благодаря тем уникальным возможностям, без которых ваша компания просто не может обойтись, то он имеет всю власть на переговорах. Ждите, что вам придется платить близко к прайсовым ценам. Если же в вашем списке есть два поставщика, то вы можете быть более решительными. Так, менеджеры одной телекоммуникационной компании приняли стратегическое решение иметь два BI-стандарта исключительно с той целью, чтобы их компания имела достаточно сильную позицию на переговорах с обоими поставщиками.
Ваш План B не обязательно должен всегда использовать другого поставщика. Он может быть основан на ограничении числа пользователей или компонентов продукта, что позволит вам остаться в рамках бюджета. Наличие Плана B особенно важно в том случае, если вы начинаете реализацию нового BI-продукта. Несмотря на то что поставщикам хотелось бы сразу же договориться с вами о корпоративном стандарте, умные компании будут дробить покупку программного обеспечения и прежде всего убедятся, что продукт и поддержка поставщика - это то, чего они ожидали.
Если вы планируете в конечном счете использовать BI-программное обеспечение как корпоративный стандарт, то подумайте о контракте, в котором указывались бы два этапа. Например:
- этап 1 с небольшим количеством продуктов и высокой ценой;
- этап 2 с большим объемом продуктов, количеством пользователей и ценой со скидкой.
Наконец, с помощью Плана B вы можете изменить время покупки, приурочив ее к концу квартала или года поставщика. Ответственный за принятие решений в одной компании, который недавно заключил контракт, поделился со мной: "Нам повезло, что наш поставщик приближался к своему концу года. Обычно в конце периода продавцы более охотно идут на скидки, чтобы увеличить свои показатели". И последний совет - когда переговоры становятся трудными, полезно вспомнить о том, что как вы, так и поставщик ПО хотите одного и того же: позволить вашей компании успешно использовать BI-продукты.
