В нынешнее кризисное время аутсорсинг — тема весьма противоречивая. Одни доказывают, что ИТ-аутсорсинг снижает расходы. Другие не менее убедительно уверяют, что всё обстоит с точностью до наоборот. К частному случаю ИТ-аутсорсинга — сервису покопийной печати — это относится в полной мере. Услугами покопийной печати кто‑то доволен, кто‑то нет. Так, ИТ-директор ОГК-6 Андрей Моничев просто назвал этот сервис блефом («По уровню развития сервиса мы остатем от Запада лет на десять» — см. Спецвыпуск IE, № 1/2008). Претензии здесь в основном связаны с качеством оказания такого рода услуг. Однако поводом к написанию данного материала стали подозрения в том, что цена услуг покопийной печати завышена, причем очень сильно. Мы решили проверить это и рассчитать себестоимость одной копии — как монохромной, так и полноцветной, — для устройств разного класса.

О методике оценки

При оценке мы взяли за основу результаты наших расчетов общей стоимости владения этого рода оборудованием, которые проводились нами в 2006 и 2007 годах, естественно, с учетом изменения конечной цены, затрат на ремонт и профилактическое обслуживание устройства, а также стоимости расходных материалов, включая бумагу. Мы предполагали, что будут использоваться только полностью кондиционные фирменные расходные материалы и носители. Цены брались из базы www.price.ru. При этом всевозможные скидки и маркетинговые акции во внимание не принимались. Предполагалось, что оборудование будет эксплуатироваться в течение пяти лет. Стоимость бумаги как для цветной, так и для монохромной печати мы приняли равной 55 копейкам за лист формата А4.

Монохромная печать

Посмотрим, какова стоимость монохромной печати для двух классов устройств: сетевые принтеры начального уровня (месячная нагрузка 3 тыс. копий в пересчете на 5%-ное заполнение) и МФУ для средних рабочих групп (30 тыс. копий в месяц). Расчет общей стоимости владения сетевым прин­тером начального уровня (фактически речь здесь идет о персональных моделях с сетевым интерфейсом) мы проводили в 2006 году (Спецвыпуск IE, № 6/2006). За это время никаких принципиальных изменений не произошло. Хотя модельные ряды практически всех вендоров с того времени обновились и конечная цена обновленных устройств в среднем снизилась на 50 долл., другие статьи затрат, прежде всего стоимость расходных материалов, остались практически неизменными. Расчет общей стоимости владения нами был проведён полтора года назад (см. Спецвыпуск, № 4/2007).

На этот раз мы свели в единую таблицу (см. табл. 1) затраты на печать одной страницы при использовании принтеров для рабочих групп начального уровня. В результате стоимость владения в расчете на одно устройство составила от 6500 до 8100 долл., а в расчете на один лист — от 1 руб. до 1 руб. 23 коп. На последнюю величину стоит ориентироваться и при использовании персональных устройств.

В случае МФУ результат в расчете на одну страницу существенно ниже (табл. 2). Это понятно, поскольку речь идет о высококлассных, а значит, экономичных устройствах на базе копиров. При этом разброс также выражен в меньшей степени: худший результат составил 79 коп., лучший — 73 коп.

Полноцветная печать

Так же, как и с монохромными устройствами, рассмотрим два сценария: применение принтеров формата А4 и МФУ на базе копиров формата А3. Среднемесячная нагрузка при этом составит 20 тыс. листов для принтера и 30 тыс. листов для МФУ в пересчете на одну страницу формата А4 с 5%-ным заполнением. При этом 80% от общего объема печати будет приходиться на черно-белые документы и 20% — на цветные. Мы предполагали, что тонер базовых оттенков будет расходоваться равномерно.

Расчет стоимости владения полноцветными лазерными принтерами мы проводили в Спецвыпуске, № 4/2007. Тогда мы протестировали ряд моделей для малых и средних рабочих групп. Производительность устройств более низкого уровня мы сочли недостаточной для работы по заданному нами сценарию. За это время практически никаких изменений не произошло. Стоимость как самих устройств, так и расходных материалов к ним в целом оставалась стабильной в долларовом исчислении (хотя надо отметить, что цена победителя тестирования выросла на 100 долл., в то время как стоимость модели, ставшей аутсайдером, упала на 35 долл.). В табл. 3 мы свели затраты на печать одной страницы на полноцветном принтере для рабочих групп. В результате худший результат составил 1 руб. 92 коп., лучший — 1 руб. 43 коп.

В табл. 4 показаны затраты на печать одной страницы на полноцветных МФУ для рабочих групп (расчет также базируется на результатах исследования 2007 года). Как и в случае монохромной печати, стоимость копии, полученной на «тяжелом» МФУ, оказалась заметно ниже: худший результат составил 97 коп. за лист, лучший — 85 коп.

Об аутсорсинге печати

Естественно, полученные нами данные не стоит рассматривать как истину в последней инстанции. Особенно в нынешнее кризисное время, когда курсы валют и цены не отличаются стабильностью. Но тем не менее их стоит иметь в виду в качестве ориентира, когда речь идет об оценке экономической эффективности аутсорсинга печати. А стоимость копии при аутсорсинге печати, как показывает простейшее сравнение, в 4—6 раз выше. Вот и вся эффективность. При этом мы оперируем московскими ценами, в регионах же дело может обстоять иначе, что скорее всего еще более ухудшит ситуацию с покопийной печатью.

Экономия на печати зависит от грамотного менеджмента

Артем Титов
Старший менеджер по бизнес-технике московского представительства компании Epson Europe B.V.

Аутсорсинг печати — явление действительно неоднозначное и пока не сильно распространенное в российских офисах. У большинства компаний есть фиксированный бюджет на закупку оборудования, который в случае приобретения верно подобранной техники позволяет ежегодно производить её модернизацию и снижать затраты на печать. Можно согласиться с результатами, полученными автором статьи: чем более высококачественное и подходящее для нужд офиса (отдела) устройство покупает компания, чем последовательнее ИТ-отдел использует решения по контролю за объемами печати, в том числе специальное программное обеспечение, тем ниже будут расходы на печать и реже требоваться сервисное обслуживание.

Надо сказать, что и производители печатного оборудования постоянно внедряют экономичные решения: новые модели, как правило, печатают не только более качественно, но и более экономно. Например, в последнее время на рынок офисных устройств стало пробиваться оборудование на основе струйной технологии с кардинально более низкой себестоимостью отпечатка и стоимостью владения, чем у лазерных устройств. Отдельного упоминания заслуживает и специальное ПО, позволяющее определить, кто, когда, в каком объеме и сколько печатает в офисе. В идеальной ситуации такое ПО должно идти в комплекте поставки к офисному принтеру/МФУ. Так что успех политики экономии на печати зависит не от того, прибегает ли компания к аутсорсингу, а от того, насколько грамотен и информирован её менеджмент.