В ходе централизации систем учета мы столкнулись с целым рядом трудностей, прежде всего с недостаточной для столь масштабного проекта технической оснащенностью. Но в 2011 году территориальные органы были подключены к единой телекоммуникационной системе, которая обеспечила устойчивую связь по оптоволоконным каналам сети.
Тогда мы решили разработать единую систему учета, которая позволила бы унифицировать операции. Созданием такой системы можно было полностью решить проблему стандартизации и унификации учетных регистров. Появилась также возможность назначать права доступа каждому пользователю в соответствии с его должностными обязанностями и контролировать актуальность этих прав.
На момент принятия решения о создании централизованной системы учета мы рассматривали два программных продукта: «1С: Бухгалтерия 8» и «Парус 8 Бюджет». При этом учитывались как технические критерии, так и возможность интеграции с имеющимися системами. Каждый программный продукт имел свои плюсы и минусы.
В продукте «1С» удобный интерфейс, в нём очень просто формировать выходные формы. Зато «Парус» позволяет создавать любой дополнительный функционал. Состоялось много демонстраций обоих решений, проводились консультации, был учтен и опыт работы крупных учреждений региона с этим ПО.
Важным критерием выбора программного продукта стала возможность сохранить все те наработки, которые уже существовали, и в кратчайшие сроки реализовать проект. Помимо этого немалое значение имела быстрота обучения персонала при переходе на принципиально новое решение. В результате в качестве платформы для создания единой системы учета административно-хозяйственной деятельности нашего учреждения был выбран программный продукт «Парус 8 Бюджет». Переход между линейками программных продуктов одного производителя позволял быстро и без особых проблем осуществить конвертацию данных без потерь информации за счет совместимости структуры таблиц и в кратчайшие сроки провести обучение собственных специалистов.
Все подразделения были подключены и корректно влились в систему. Определенные проблемы возникали лишь тогда, когда нас подводил канал связи, но наши специалисты центра связи помогли решить эту проблему.
Наши ожидания оправдались, а основная цель (унифицировать операции, исключить дублирование словарных данных и технические ошибки) полностью достигнута. В рамках проекта создана подсистема передачи в подведомственные подразделения данных расходных расписаний, товарных накладных. Как только мы доводим лимиты бюджетных обязательств до подведомственных подразделений, их специалисты сразу видят у себя в системе полностью оформленные проводки, им остается только нажать кнопку для отработки поступления. Аналогичным образом были реализованы подсистемы учета финансирования и передачи товарно-материальных ценностей, закупаемых в централизованном порядке. Создание таких подсистем позволило существенно сэкономить время специалистов и обеспечить обязательное и своевременное отражение в учете бухгалтерских операций.
Кроме того, у нас появилась возможность создания и формирования сводных форм, что позволяет получать оперативную информацию по исполнению доходной и расходной части бюджета. Сейчас работы по расширению централизованной системы продолжаются. Так, мы планируем подключение еще одного из крупнейших подразделений УМВД. К сожалению, и сегодня есть определенные проблемы. К примеру, сервер, который обеспечивает работу системы в настоящее время, уже не справляется с нагрузкой.
В ближайших планах – реализация подсистемы отчетности с возможностью её интеграции в программный модуль, который нам направляет МВД. Блок администрирования доходов мог бы существенно сократить трудозатраты во многих подразделениях.
Полагаю, совместная работа позволит достичь нужного результата.
