Точность – вежливость королей, как гласила давно забытая реклама. Компания «Меттлер Толедо» ставит точность превыше всего не просто из вежливости – она строит на этом бизнес. Ведь продукция компании – это весы и другие очень точные измерительные приборы, как бытовые, так и сугубо научные. Оборудование этого американо-швейцарского производителя широко известно по всему миру, а ее представительство на территории постсоветского пространства носит название «Меттлер Толедо СНГ», и кроме головного офиса в России, имеет также отделения в Украине и Казахстане. Продукция компании продается и в других странах бывшего Союза.

Все сделки по поставкам продукции оформляются через юридическое лицо, расположенное в Швейцарии, и это существенно упрощает процесс, так как заводы компании находятся в шести странах Америки, Европы и Азии. Однако у компании до сих пор не было единой политики в отношении автоматизации продаж, поэтому в российском представительстве ИТ-ландшафт до определенного времени развивался по законам любого отдельного предприятия, и представлял собой множество разрозненных систем. Закупки и CRM были реализованы с помощью Microsoft Access, а бухгалтерский и налоговый учет – в «1С:Бухгалтерия». Кроме того, многие бизнес-процессы, такие как работа склада и отдела маркетинга, практически не были автоматизированы.

В то же время задачи учета, стоящие перед «Меттлер Толедо» весьма сложны. Продукция компании классифицируется по 14 направлениям, по каждому из которых требуется детальная отчетность, способная показать объемы продаж в различных регионах и приносимую ими прибыль. Столь же важно учитывать и эффективность работы каждого менеджера по продажам, а это, с учетом специфики деятельности, очень непросто – ведь даже у конечных пользователей, которые затем обращаются к дилерам, спрос зачастую создают сами продавцы «Меттлер Толедо». Со временем в компании стали осознавать, что существующие ИТ-системы не способны осуществлять поддержку бизнес-процессов предприятия на должном уровне, так как не позволяют получать и хранить всю необходимую для полноценного управленческого учета информацию. Нужна была единая информационная система, способная обеспечить не только централизованное хранение информации, но и соответствие отчетности международным аудиторским стандартам, таким как SOX, так как акции компании представлены на нью-йоркской фондовой бирже. Поэтому решено было начать проект по автоматизации бизнес-процессов компании на новой платформе.

По результатам исследования рынка ИТ-решений была выбрана система SAP Business One, а исполнителем проекта стала компания «ГазИнтех».

Проект стартовал в середине 2006 года, а в производство система была запущена к середине следующего, предварительно выдержав 3 месяца опытно-промышленной эксплуатации, хотя отдельные модули работали уже в январе. К концу 2007 года завершилась локализация решения для представительств в Казахстане и Украине, и вплоть до конца прошлого года вводились в действие новые модули системы.

В результате внедрения нового ИТ-решения «Меттлер Толедо» получила возможность формировать полноценную управленческую и финансовую отчетность, причем последняя ведется в соответствии с требованиями законодательств каждого региона – России, Украины или Казахстана. Кроме точности информации, компания смогла повысить также и оперативность получения данных о продажах, что позволило развить прогнозирование.

Отдельное внимание было уделено расчету скидок для клиентов. «Изюминкой» проекта стал автоматизированный расчет единой скидки, с учетом всех нюансов. По каждой товарной позиции, а их в базе данных компании около 40 тысяч с учетом запасных частей, стал возможен автоматизированный расчет всех накладных расходов. Так, например, скидка в 10% на одну товарную позицию с учетом транспортных расходов может фактически оказаться гораздо большей, чем скидка в 15 % по другой позиции, где эти расходы были значительно ниже. При этом схемы расчета пришлось разрабатывать отдельно для каждого из трех представительств – в России, Казахстане и Украине.

Теперь, создавая спецификацию, менеджер по продажам сразу видит автоматически рассчитанные «истинные» скидки как по каждой товарной позиции, так и по всему документу. Таким образом, он может сразу же определить прибыльность сделки. При этом автоматически решается вопрос о возможности предоставления скидки – для каждого менеджера установлен определенный лимит, определяющий максимально допустимую скидку в процентах от стоимости изделия. Если этот лимит превышен, сотрудник обязан в письменной форме обосновать такое превышение. В результате количество необоснованных скидок удалось значительно снизить, что не замедлило отразиться на прибыльности – она возросла на 15%.

Внедренная система позволяет также осуществлять управление логистикой компании. В результате существенно сократились сроки доставки продукции на склад. Компания сумела добиться прозрачности в процессе выбора поставщиков и работы с ними. Минимизировалась возможность ошибки при вводе данных в форму заказов у поставщиков.

Модуль управления складом базируется на современных технологиях штрих-кодирования с использованием терминалов для сбора данных. Это позволило упразднить целый ряд лишних операций, связанных со вводом данных в систему. Существенно повысилась производительность труда работников склада. Удалось исключить пересортицу, ускорить складские процессы на 40%. Теперь за товаром закреплена определенная ячейка и его всегда можно быстро найти. Также внедрение системы позволило управлять приоритетами задач в реальном времени, что позволило придать гибкость работе склада и минимизировать время ожидания клиента. Если ранее клиенту приходилось ждать документов по отгрузке до нескольких часов, то теперь обычно этот процесс занимает не более получаса.

В настоящее время удалось организовать систему, содержащую в себе информацию обо всех бизнес-процессах компании, которую можно легко извлекать и анализировать. Была произведена интеграция решения с системой бухгалтерского учета, банк-клиентом, системой удаленных филиалов. Учитывается также продукция на складе маркетинговых материалов. В российском отделении «Меттлер Толедо» в системе работают более 100 сотрудников, а учитывая Украину и Казахстан – более 160.

«Результатом проекта стало тотальное повышение контроля бизнеса, – говорит Юрий Макаров, директор по развитию «Меттлер Толедо СНГ». – На данный момент проблема управленческого учета в компании решена, наверное, процентов на 90. В кризис нужно избавляться от всего неэффективного. Поэтому я считаю удачей, что мы вошли в него в подготовленном состоянии. Например, с сентября начала расти задолженность от клиентов, и если раньше мы контролировали ее раз в 1-2 месяца, то теперь можем делать это еженедельно и даже ежедневно с четким персональным учетом. Можно сказать, система себя уже окупила».

Что касается планов развития системы, то, по словам Юрия Макарова, не так давно в штаб-квартире «Меттлер Толедо» было принято решение, что корпорация глобально переходит на систему SAP. Но это отдельный проект, охватывающий 50 стран, и на его реализацию уйдет еще не один год. Пока же «Меттлер Толедо СНГ» продолжает развивать внедренную систему.