Система одна — проекты разные

Весной этого года корпорация "Галактика" представила два проекта по внедрению ERP-системы на предприятиях Калининградской области. Первый проект - внедрение интегрированной системы автоматизации управления в Морском торговом порту Калининграда. Второй - в альтернативном телефонном операторе "ВестБалт Телеком". В обоих случаях внедрялась одна и та же система, однако эти проекты проходили в разные временные периоды и в разных компаниях. Нам показалось интересным проанализировать сходства и различия этих проектов.

Наследство

До старта проекта по внедрению "Галактики" на обоих предприятиях уже существовали разнообразные средства автоматизации.
В наследство от старых времен Морскому торговому порту Калининграда досталось программное обеспечение, с помощью которого были автоматизированы отдельные технологические участки порта и рабочие места. В частности, для каждого рабочего места бухгалтерского контура был написан свой модуль, который был связан с "главной книгой". "Нельзя сказать, что старые системы нас полностью перестали удовлетворять", рассказывает главный бухгалтер ЗАО "Морской торговый порт Калининград" Владимир Каминский. "Учет движения грузов, который существует у нас в порту, до сих пор реализован на этих программах, и они достаточно хорошо справляются со своими задачами. Они простые и надежные. Просто сам продукт был уже устаревшим. Кроме того, мы хотели получить единый информационный контур, а не собирать информацию из разных источников и затем ее группировать".

В "ВестБалт Телекоме" ситуация была более критической. После образования ЗАО "ВестБалт Телеком" по инициативе французской стороны, участвовавшей в создании этого альтернативного оператора, было начато внедрение системы Scala. Однако до эксплуатации дело так и не дошло, так как, по словам представителей "ВестБалт Телекома", систему не удалось адаптировать к особенностям российского финансового и налогового учета. Поэтому в 1998 году было принято решение о выборе другого продукта для автоматизации управленческих процессов.

Выбор решения

"В 1999 году мы были первыми, так что спросить в общем-то было не у кого, - вспоминает руководитель отдела информационных систем ЗАО "ВестБалт Телеком" Игорь Мотин. - На тот момент на нашем рынке были представлены решения на базе продуктов "1С" и БЭСТ в основном для мелких компаний. Система "Парус" в городе не очень популярна. Так что выбор в пользу "Галактики" был вполне очевиден". Кроме того, специалисты "ВестБалт Телекома" рассматривали вариант R/3, но, по их словам, в предложениях SAP упор был сделан главным образом на автоматизацию производства и продаж, тогда как для компании первоочередной проблемой был бухгалтерский учет (так как Scala так и не заработала). В результате "ВестБалт Телеком" была первой компанией, начавшей внедрение системы "Галактика" в Калининградской области.

Кроме того, вторым по важности критерием выбора была совместимость с биллинговой системой. С точки зрения биллинга у проводной телефонии есть одна особенность - это "линейная бухгалтерия". Подобных программных продуктов на рынке не так много, и, по словам представителей "ВестБалт Телеком", именно поэтому компания сейчас использует биллинговую систему собственной разработки. Однако, такое решение повлекло за собой и серьезные проблемы, так как за время эксплуатации системы разработчики ушли в собственную компанию, а два программиста, которые остались, решают задачи доработки с совершенно недостаточной скоростью. Поэтому сейчас "ВестБалт Телеком" находится в процессе выбора приемлемой промышленной системы.

По словам представителей "ВестБалт Телекома", немаловажную роль в выборе сыграло то, что для стыковки с биллингом в "Галактике" реализован открытый интерфейс, который полностью описан. "Департамент пуско-наладочных работ центрального офиса "Галактики" в Москве подтвердил, что как только мы определимся с выбором биллинговой системы и сможем описать интерфейс взаимодействия, интеграция систем пройдет легко. Особенно важна для нас возможность двухстороннего обмена данными между биллинговой системой и "Галактикой", - пояснил Игорь Мотин.

И наконец, третий критерий - соответствие корпоративным стандартам. К концу 90-х годов корпоративным стандартом в "ВестБалт Телекоме" была принята СУБД Oracle. "Галактика" подерживает работу с Oracle, кроме того, п ословам представителей "ВестБалт Телекома", система достаточно гибкая. Например, если необходимо организовывать какое-то удаленное место "Галактики", то это можно сделать не на Oracle, а на Pervasive, которая не требует ресурсов сервера и может работать на персональном компьютере. Кроме того, система "Галактика" построена на трехуровневой архитектуре - клиент, сервер приложений и сервер баз данных, что позволяет гибко распределять и масштабировать ресурсы. (Так, сейчас в ИТ-департаменте обсуждается переход сервера базы данных c оборудования HP на платформу Sun).

В Морском торговом порту Калининграда выбор ERP-системы делался по другим критериям. Специалисты порта приступили к выбору системы, отвечавшей их требованиям, позже, в 2000-2001 годах. Естественно, региональными центрами и партнерами были широко представлены решения на платформе 1С, однако их предложения были ориентированы на автоматизацию бизнеса малых и средних предприятий. "Кроме того, "1С" решал проблему путем анализа, постановки задачи и дальнейшей существенной доработки программы, - комментирует Владимир Каминский. Мы же искали вариант многогранного продукта, который позволял бы нам создать систему управления на предприятии для финансового, экономического управления, бухгалтерии, управления материальными потоками и снабжением, т. е. все вместе".

Также в процессе выбора решения рассматривались предложения от компании SAP, которая в регионе была представлена своим партнером, и ряд несколько менее известных европейских ERP-систем. Географическая близость к европейским и скандинавским офисам ИТ-компаний располагала к подобным решениям, однако от них решили отказаться, по словам представителей порта, в силу высокой стоимости SAP R/3 и множества доработок в других зарубежных системах. В результате выбор был сделан в пользу системы корпорации "Галактика".

Ход внедрения

Как рассказали представители Морского торгового порта Калининграда на первоначальном этапе основной задачей было создать команду специалистов на предприятии, которые со временем стали бы квалифицированными пользователями. Еще одним принципом стала минимизация доработок. "Галактика" продукт многогранный, и его достоинства, а также недостатки больше познаешь в работе, - говорит главный бухгалтер порта Владимир Каминский. - На первом этапе она казалась нам намного проще, но потом, в процессе эксплуатации мы выработали алгоритм взаимодействия. Мы брали базовый функционал и не разрабатывали ничего нового, стараясь максимально сблизить продукт с требованиями нашего предприятия". Основным предметом доработок стал модуль управления сбытом, что было связано со спецификой деятельности порта - учетом, хранением и движением грузов. Опытная эксплуатация системы длилась относительно недолго - декабрь 2003 года. В итоге руководством было принято решение, все данные по 2003 году обработать в старой системе, а 2004 год вести уже в новой. При этом предприятие сознательно пошло на то, что в ходе реальной работы будут возникать нюансы, которые потребуют исправления. Но сложности ведения параллельного учета в двух системах оказались выше.

Выбор партнера по внедрению системы в Морском торговом порту в лице минского офиса корпорации "Галактика" объясняется его территориальной близостью к Калининграду. До этого на счету у белорусских специалистов уже были сотни внедрений системы "Галактика". Как правило, наиболее крупные из них - предприятия, чей бизнес связан с нефтепроводом "Дружба", или дочерние филиалы и офисы российских компаний в Белоруссии.

Внедрение на "ВестБалт Телекоме" проходило по несколько иному пути. Основные же сложности при внедрении заключались в том, что в начале пути у ИТ-специалистов "ВестБалт Телекома" было недостаточно информации о самой системе, так как на тот момент представителей корпорации "Галактика" в регионе не было. Минский офис "Галактики", по словам Игоря Мотина, также мог помочь не по всем вопросам (в частности, связанным с российским законодательством). Кроме того, у "ВестБалт Телекома" был пример неудачного внедрения Scala. "В результате в компании решили провести внедрение самостоятельно", - говорит Игорь Мотин. Внедрение системы началось с изучения опыта внедрения "Галактики" в среде телекомм-компаний, в частности в МГТС. Затем специалисты "ВестБалт Телекома" прошли обучение в центре подготовки "Галактики" в Москве. "После обучения специалистов процесс пошел спокойней. Но, проводя внедрение своими силами, приходилось учиться на своих же ошибках", - отмечает Игорь Мотин.

Отметим однако, что это решение было оправданным именно для того времени. "Сейчас по сравнению 1998 годом заказчики больше задумываются не над текущим моментом, а над перспективой, - считает Игорь Мотин. - Много стала значить поддержка системы. Система финансового учета - это не простая программа даже с точки зрения настроек интерфейса. Можно подробно описать методологию внедрения, но для того чтобы ее упростить, нужен профессиональный взгляд консультантов". И опыт внедрения системы в морском порту подтверждает правильность привлечения внешних консультантов.

Активное внедрение системы в "ВестБалт Телекоме" шло с марта по июль 2000 года и в течение 2000 года специалистам компании пришлось вести учет в двух системах, параллельно сопоставляя данные и проводя тесты. К концу 2000 года система "Галактика" полностью подтвердила возможность решения задач компании и от старой системы решено было отказаться. С 2001 года весь бухгалтерский учет стал вестись в системе "Галактика", однако в начале 2002 года был осуществлен переход на новый план счетов, в процессе которого пришлось полностью переделать всю базу и перенастроить "Галактику". Поэтому можно сказать, что в сегодняшнем виде на "ВестБалт Телекоме" "Галактика" стала работать только с 2002 года.

Результаты и планы

На сегодняшний день помимо бухгалтерского учета в компании "ВестБалт Телеком" идет внедрение средств "Галактики" для автоматизации управленческого учета, управления договорами. Был закуплен модуль "Управление бюджетом" и с его помощью сформирован бюджет на 2004 год, который уже исполняется. На сегодняшний день учредители "ВестБалт Телекома" ставят задачи подготовки отчетности в соответствии с требованиями МСФО.

В составе ИТ-отдела "ВестБалт Телекома" 5 человек и один из них - администратор "Галактики", в чьи задачи входит подготовка новых отчетов, поддержание системы и установка "заплаток". Последнее достаточно важно, так как, развивая систему, корпорация "Галактика" выпускает ее новые версии и клиентам рекомендуется переходить с версии на версию. Другими словами нередко переходы на новую версию системы связаны не с тем, что функционал системы перестает удовлетворять, а со сложностями поддержки старых версий. "Для нас переход на новую версию - достаточно болезненный процесс, бухгалтера очень консервативные люди, - признается Игорь Мотин. - Но после перехода с версии 5.82 на 5.84 мы получили расширение функциональных возможностей системы".

В Морском торговом порту Калининграда средствами системы "Галактика" автоматизирован расчет заработной платы, управление персоналом, снабжение, сбыт и управление договорами. Инвестиции в систему в Морском Торговом порту Калининграда расценивают как капитальные вложения. На этот год запланировано 45-50 тыс. долл. на развитие и поддержание системы (при этом абонентское обслуживание ежемесячно составляет порядка 470 долл.). В ИТ-службе порта 4 сотрудника, занимающихся связью и техническим обеспечением, и еще 2 сотрудника занимаются поддержкой программных продуктов, в том числе системы "Галактика".

Дальнейшие намерения ИТ-службы порта похожи на планы "ВестБалт Телекома" - развитие бюджетирования, финансового управления, управления ремонтами и др. "Галактика" позволяет данные импортировать в другие формы, например в электронные таблицы Exсel, где мы сейчас решаем задачу бюджетирования, - говорит Владимир Каминский. - Тем самым мы отрабатываем бизнес-процессы, связанные с этой задачей, что будет потом очень полезно при внедрении модуля бюджетирования системы "Галактика".