Предприятия "Запсибгазпром" и деревообрабатывающий комбинат "Красный Октябрь" (ДОК) отличаются как по виду своей деятельности, так и по масштабу. ДОК "Красный Октябрь" входит в состав десяти крупнейших российских производителей корпусной мебели, на нем работает порядка 1000 человек. ОАО "Запсибгазпром" - одно из крупных дочерних предприятий ОАО "Газпром" в Западной Сибири. Сфера деятельности компании охватывает проектирование, строительство и эксплуатацию газопроводов низкого давления, разработку, обустройство и эксплуатацию нефтегазоконденсатных месторождений, газификацию домов и предприятий и т. д. Тем не менее оба предприятия выбрали систему "Галактика" для автоматизации управленческих функций.
До начала проектов по автоматизации на этих предприятиях существовала так называемая "лоскутная автоматизация", что, естественно, вызывало трудности. Решение о внедрении единой информационной системы и в том, и в другом случае было принято в рамках стратегического развития предприятия.
Стратегия ДОК - оставаться в секторе мебели эконом-класса. Жесткий контроль издержек и себестоимости продукции является одной из приоритетных задач в рамках развития комбината. Поэтому на предприятии решили внедрить единую корпоративную информационную систему. "В плоскости работы с системой "Галактика" лежат контроль себестоимости и текущих издержек производства", - отмечает генеральный директор ДОК "Красный Октябрь" Андрей Мединцев.
Кроме того, предприятие уже второй год управляется на основе системы сбалансированных показателей. При таком подходе вопрос получения адекватной, корректной информации в оперативном режиме очень актуален. По словам Елены Ключниковой, главного бухгалтера комбината, "было довольно сложно своевременно представлять руководству предприятия еженедельные, а по некоторым вопросам - ежедневные отчеты. Анализ производственной деятельности чаще всего формировался на основе данных, которые успели устареть". В результате отсутствовала реальная картина состояния дел. "Для нашего предприятия характерен сложный учет большого количества наименований изделий, а также необходимость глубокого аналитического учета и координации деятельности различных подразделений и служб. Поэтому одной из главных задач было внедрение системы автоматизации на всех участках деятельности предприятия", - отмечает Елена Ключникова.
Еще одна особенность ДОК - достаточно широкая география продаж. "Сейчас у нас очень много контрагентов как на западе, так и на востоке России. В ряде городов центральной России находятся наши склады, - рассказывает руководитель отдела продаж ДОК Андрей Фищенко. - Поэтому полноценный учет всей клиентской базы был реально востребован".
В "Запсибгазпроме" основная специфика связана с ориентацией предприятия на стратегию вертикальной интеграции. "У нас есть полный комплекс оборудования и производств: специальная техника, собственные заводы, которые производят полиэтиленовую газовую трубу, и так далее", - говорит главный бухгалтер "Запсибгазпрома" Алексей Сафонов. До начала проекта с "Галактикой" на предприятии эксплуатировалось несколько обособленных программных комплексов, покрывающих различные аспекты автоматизации бизнес-процессов. Однако в начале 2002 года в "Запсибгазпром" пришел новый менеджмент и в числе первых вопросов поставил задачу налаживания бухгалтерского и управленческого учета. И выбор программного продукта, на который будет в дальнейшем поддерживать бизнес-процессы предприятия, стал одной из первых задач.
Почему "Галактика"?
Основным доводом в пользу системы "Галактика" стало, по мнению представителей обоих предприятий, оптимальное соотношение цены и качества системы.
"Система "Галактика" - недорогая по сравнению с западными аналогами, а на тот момент мы были ограничены в средствах. Выбирая из российских продуктов, мы пришли к выводу, что это лучший вариант для нас", - говорит Алексей Сафонов, главный бухгалтер "Запсибгазпрома". "Возможности управления договорами в этой системе гораздо шире. Система "Галактика" привлекательна и средствами, которые позволяют составлять консолидированную отчетность, представляемую "Газпрому", нашему главному предприятию", - продолжает он. Это порядка 50 форм, которые составляются каждый квартал, около 150 страниц информации по всей деятельности "Запсибгазпрома". Кроме того, в системе есть модуль "Журнализация", с помощью которого можно найти ошибки и понять, откуда они берутся. "Мне, как специалисту, нравится, что система позволяет вести бухгалтерский учет очень подробно и дает возможность строить необходимую аналитику", - говорит Алексей Сафонов. По его словам "Галактика" не так резко отличается от систем, в которых до этого работали бухгалтеры, и это послужило еще одним плюсом в ее пользу.
Ход внедрения
В качестве консультанта оба предприятия выбрали тюменскую компанию "Тюмбит-АСУ", причем причины выбора были практически одинаковыми. По словам Алексея Сафонова, "во-первых, нужен был региональный представитель, так как услуги московских представителей очень дорого обходятся. Во-вторых, компания "Тюмбит-АСУ" на тот момент уже имела значительный опыт внедрения системы "Галактика". Перед заключением договора мы обследовали те предприятия, где они внедряли "Галактику", и остались довольны результатами осмотра. Среди них были мелкие, средние, крупные и очень крупные предприятия".
Первый этап проекта по внедрению системы "Галактика" в "Запсибгазпроме" длился примерно полгода. "Мы начали с бухгалтерского учета, потому что это основа для всех управленческих решений", - говорит Алексей Сафонов. Такие модули, как "Касса", заработали практически сразу, а остальной функционал внедряли примерно полгода. Сейчас первый этап внедрения пройден, то есть налажен бухгалтерский, налоговый и оперативный учет, на котором строится любая база для аналитики и управленческих решений. Интересно, что при этом отсутствовал период опытной эксплуатации. "У нас не было такого переходного периода, когда работают в двух системах, то есть в старой и новой. Сразу стали работать в новой системе", - отмечает Сафонов.
Проект по внедрению системы "Галактика" на ДОК начался в 1998 году. По словам начальника отдела АСУ Дмитрия Глячкова, "процесс автоматизации предприятия шел по типичному плану, то есть от "лоскутной" автоматизации, которая существовала до 1998 года, к автоматизации на основе единой интегрированной системы". "Основной трудностью при внедрении системы являлся человеческий фактор, то есть привычка людей работать по-старому, неприятие каких-то инноваций", - говорит Дмитрий Глячков.
Результаты и перспективы
На ДОК "Красный Октябрь" в системе "Галактика" работают 100 пользователей. "Информационные возможности "Галактики" на сегодняшний день позволяют нам полностью закрыть те вопросы, которые стоят и по системе менеджмента качества, и по работе в рамках системы сбалансированных показателей. Система позволяет оперативно отслеживать текущее состояние предприятия, оперативно отслеживать формирование себестоимости", - считает Андрей Мединцев.
На предприятии автоматизирован учет готовой продукции, внедрен ежедневный учет товарно-материальных ценностей. Появилась возможность анализа отгрузки и оперативного контроля расчетов с поставщиками и покупателями. "Мы получаем оперативную информацию о наличии остатков материальных ценностей на складах", - говорит Елена Ключникова.
Решены задачи автоматизации труда и учета заработной платы в сочетании с учетом фактических затрат на производство. В итоге процесс формирования калькуляции готовой продукции стал занимать гораздо меньше времени. "Внедрение системы "Галактика" позволило решить такие задачи бухгалтерии, как получение отчетности по затратам на уровне каждого подразделения, проведение анализа дебиторской и кредиторской задолженности, оперативный расчет себестоимости. В целом же в результате внедрения "Галактики" скорость работы бухгалтерии была существенно увеличена", - говорит Елена Ключникова.
Внедрение системы позволило полностью автоматизировать и упростить прием работника на предприятие, перевод с должности на должность или увольнение. "Формирование табеля учета рабочего времени в электронном виде теперь занимает немного времени, что позволяет быстро создавать отчеты о состоянии кадров на сегодняшний день", - рассказывает Ирина Ярошенко, руководитель сектора по подбору, оценке и обучению персонала. "Система позволила создать базу данных, содержащую информацию о людях, которые обращались к нам с просьбой принять их на работу. При появлении определенной вакансии можно легко связаться с человеком, который когда-либо пытался к нам устроиться".
В связи с задачами формирования, контроля и планирования движения денежных средств на предприятии сейчас внедряются модули "Управление бюджетом" и "Платежный календарь". "В дальнейшем возможно внедрение планирования уже в номенклатурном выражении, применение стандарта MRP II. Для этого мы перейдем на версию 7.11", - говорит Дмитрий Глячков. Также предприятие готовится к проведению сертификации по системе ISO 9001, которая в своей основе базируется на учетных методах управления.
В "Запсибгазпроме" с системой работают 110 человек. В управлении бухгалтерского учета ОАО "Запсибгазпром" все рабочие места оснащены "Галактикой". Системой также пользуются в финансовом и правовом управлениях, в службе внешнеэкономических связей, в службе управления персоналом, в управлении по газификации, управлении коммерческой деятельностью, планово-экономическом управлении, управлении транспорта и механизации, то есть на данный момент охвачено практически все предприятие. "Непосредственно в системе "Галактика" теперь создаются все документы, которые создавались в других программных продуктах, например в Word или Excel", - говорит Алексей Сафонов.
Также Алексей Сафонов отмечает снижение налоговых рисков у филиалов предприятия. "Все функции по сдаче налога мы переносим на себя, а филиалам оставляем только производственный процесс. Иначе говоря, налоговые риски мы берем на себя. У большой компании более качественное и оперативное управление, что позволяет заниматься налоговым планированием", - говорит Алексей Сафонов.
На сегодняшний день на предприятии внедряются модули бюджетирования и финансов. Уже начато внедрение системы "Галактика" на дочерних предприятиях "Запсибгазпрома". По словам Алексея Сафонова, это позволит осуществлять над ними корпоративный контроль.
