Цели создания площадки
По словам представителей ТНК создать электронную торговую площадку решили для того, чтобы позволить контрагентам из всех регионов заказывать и приобретать продукцию ТНК. По сути речь шла о создании дополнительного канал сбыта, повышении лояльности клиентов и эффективности работы ряда подразделений ТНК.
Дело в том, что маленькие компании были не в состоянии купить в офлайне необходимую партию нефтепродуктов и вынуждены были работать через посредников. При этом значительно переплачивая. Кроме того, у ТНК есть список контрагентов, участвующих в офлайновых тендерах на поставку нефтепродуктов. Маленькой компании было туда не пробиться. Использование же электронной торговой площадки было экономически выгодно и ТНК, и такой компании. Технологии и бизнес-процессы электронной торговой площадки должны были позволить продавать продукцию более мелкими партиями. Электронная площадка должна была предоставить ТНК возможность напрямую работать с компаниями, закупающими небольшие партии нефтепродуктов, минуя посредников. В результате окончательная цена нефтепродуктов для конечного потребителя должна была понизиться, соответственно, уменьшая барьер вхождения в торги новых компаний. Кроме того, электронная торговая площадка должна была обеспечить сокращение времени заказа, согласования и оформления поставки необходимых продуктов.
В целом, ТНК ставила своей целью получение дополнительного дохода за счет продаж небольших партий нефтепродуктов.
Архитектура решения
Из 50 компаний, принявших участие в тендере на создание электронной торговой площадки, победила EPAM Systems. Этой компанией было разработано решение, включающее блоки документооборота, проведения тендеров, переговоров, согласований, аналитики, аудита, интеграции с внутрикорпоративными приложениями.
Площадка была построена в соответствии с современной концепцией многоуровневой
архитектуры, разделяющей уровни представления, бизнес-логики и данных. Фактически
уровень бизнес-логики также является структурированным, и в нем можно выделить
подуровни сервисов площадки и сервисов интеграции. Сервер электронной торговой
площадки размещается в так называемой "демилитаризованной зоне" между
брандмауэрами, защищающими как торговую площадку, так и внутреннюю сеть компании.
Базы данных и сервер разработки и администрирования, к которому непосредственно
могут обращаться бизнес-администраторы и администраторы приложения, размещен
во внутренней сети ТНК. На сервере электронной торговой площадки также размещается
промежуточное ПО, управляющее интеграцией баз данных торговой площадки и "бэк-офиса"
ТНК.
В качестве программной платформы для реализации электронной торговой площадки был выбран пакет Novell exteNd, включающий сервер приложений, портал, средства интеграции и средства разработки корпоративного уровня. Приложение торговой площадки разделено на общедоступную и защищенную части. Аутентификация пользователя осуществляется средствами Novell exteNd и дополнительными средствами электронной торговой площадки и возможна только при наличии у клиента цифрового сертификата, зарегистрированного на сервере приложений. В качестве носителя ключевого материала и клиентского сертификата выбран электронный ключ (токен) Rainbow iKey 2000, который используется для генерации электронной цифровой подписи в ряде документов электронной торговой площадки. Система оперативных уведомлений позволяет немедленно оповещать аудитора о нарушениях системы безопасности. При необходимости администратор имеет возможность временно запретить конкретному пользователю доступ к электронной торговой площадке.
Алгоритм работы
Созданная в ТНК электронная торговая площадка обеспечивает реализацию полного цикла отношений между ТНК и контрагентом - от регистрации и заключения рамочного соглашения с новым партнером до совершения сделок, отслеживания отгрузки и получения отчетов по движению средств. Основными пользователями площадки являются уполномоченные сотрудники компаний-контрагентов, персонал департамента продаж ТНК и департамент оперативного учета и контроля ТНК.
Как выглядит работа на площадке? Выставляется определенный объем нефтепродуктов и объявляется срок приема заявок. До этого срока компании-покупатели вносят свои заявки с ценовыми предложениями. Менеджер, работающий на электронной торговой площадке, смотрит, устраивает ли ТНК такая цена. Если да - отвечает согласием. Тем компаниям, которые предложили более низкую цену, предлагается ее повысить до необходимого уровня.
Далее сама компания-покупатель формирует и подписывает с помощью электронной цифровой подписи стандартную заявку, включающую основные параметры сделки. Подписанное приложение появляется в списке задач менеджера. После проверки приложение попадает в бэк-офис, где заявка визируется и пересылается руководителю продаж. Он проверяет все параметры и подписывает ее также с помощью электронной цифровой подписи. После подписания договора обеими сторонами может начинаться отгрузка.
Контрагенты ничего не платят за договор для работы на электронной торговой площадке, электронный сертификат и ключ для ЭЦП предоставляется ТНК также бесплатно. Надо отметить, что первоначально при расчете срока окупаемости предполагалась оплата за работу с торговой площадкой (абонентская плата, плата за ключ электронной цифровой подписи, за ПО). Однако, очень скоро менеджеры ТНК пришли к выводу, что это не те суммы, ради которых стоит создавать ненужные сложности, - ключ стоит всего 40 долл. - и отменили оплату.
Трудности
Как рассказали специалисты Epam, при внедрении пришлось решить две проблемы. Первая - изменение требований к электронной торговой площадке в ходе ее создания. В связи с тем, что ТНК взаимодействовала с разработчиками по принципу "fixed price", в начале проекта нельзя было применить схему разработки требований и затем расчета стоимости внедрения на их основе. По словам представителей Epam, понимая, что ТНК не примет неэффективного проекта, в условиях заранее установленного бюджета пришлось многое менять прямо по ходу внедрения.
Вторая проблема - изначально электронная торговая площадка базировалась на продукте Silverstream Application Server компании SilverStream Software. Однако в процессе реализации проекта она была куплена Novell. В результате проект начинался фактически на одном продукте, а заканчивался уже на другом. Кроме того, специалисты Epam нашли в данном ПО ряд ошибок, которые были исправлены совместно с разработчиками SilverStream Software, и исправили их уже в следующей версии.
Кроме того, по мнению специалистов Epam Systems, сложность и одновременно специфика проекта, отличающая его от других электронных площадок, состояла в том, что разрабатываемая система должна была стать непосредственным продолжением бэкофисной системы управления продаж ТНК, "вписавшись" в существующие бизнес-процессы, одновременно расширив сбытовую бизнес-модель. Такая постановка задачи потребовала детального анализа существующих рабочих процессов, выработки схемы и регламента функционирования сбытового электронного канала, согласования вариантов использования ресурса и пользовательских интерфейсов непосредственно с будущими пользователями торговой плащадки.
Результаты
Площадка начала работать 18 июня 2003 года. При этом уже через три месяца на ней работало около 70 контрагентов, а эффект от сделок составил 140 тыс. долл.
Работа с электронной торговой площадкой реально позволила облегчить и ускорить решение процедурных вопросов, ведь на электронной площадке для прохождения заявки необходимы подписи всего трех человек - ведущего менеджера, бэк-офисного менеджера и руководителя продаж. А при обычном оформлении это 10-12 подписей, на собрание которых уходит примерно пять дней. Кроме того, в офлайновой работе играет роль сильная завязка на менеджера-продавца, с которым обычно работает контрагент. Если его нет на месте, не удалось до него вовремя дозвониться и так далее, растут потери времени при покупке. Электронная торговая площадка устранила эту зависимость.
По словам представителей ТНК, как и ожидалось, произошло значительное расширение круга покупателей, работающих с компанией. Основные покупатели на электронной торговой площадке - средние контрагенты, большинство из которых заказывает более 3 тыс. тонн топлива в месяц. Через электронную торговую площадку этим компаниям проще купить продукты, за которыми в обычном канале сбыта приходится "занимать очередь". Кроме того, в процессе прохождения заявки и выполнения поставки заказчики на деле смогли отслеживать состояние своего заказа.
При том что затраты на создание электронной торговой площадки составили 400 тыс. долл., а плановый срок окупаемости, по словам специалистов ТНК, был оценен в три года, уже за полгода проект полностью окупил себя. В 2003 голу через площадку "прошло" 3% продукции ТНК, в 2004 ожидается увеличение этой цифры до 4%, план на 2005 год - 5%. В дальнейшем планируется довести эти показатели до 15%.
Сейчас перед электронной торговой площадкой ТНК стоит задача улучшения предоставляемых с помощью площадки бизнес-сервисов. Кроме того, важным направлением развития ЭТП является аналитический инструментарий и визуализация статистических данных. По словам Валерия Немировского, начальника отдела продаж нефтепродуктов на внутренний рынок РФ ТНК-BP, в компании убедились в том, что "электронная торговая площадка - удобный канал реализации, позволяющий делать прекрасную аналитику, создать достаточно честную конкуренцию среди компаний; она дает возможность даже маленькой компании приобретать необходимый продукт по устраивающей ее цене".
