Унификация инфраструктуры ИТ в территориально распределенной компании, консолидация данных, налаживание единой учетной системы, переход от самописных программ к тиражным продуктам, обучение персонала, не имеющего навыков работы с компьютерной техникой… Знакомые проблемы? Практически все ИТ-руководители региональных предприятий так или иначе с ними сталкиваются, а вот решают их в зависимости от возможностей и специфики бизнеса каждый по-своему.
Внедрение системы «Компас» в компании «Кемеровохлеб» интересно и как пример взвешенного подхода к этим проблемам, и как повод сопоставить мнение разработчиков ПО о своем продукте с мнением ИТ-специалистов предприятия, непосредственно занятых его применением на практике.
Постановка задачи
«Кемеровохлеб» -- крупнейший производитель хлеба, хлебобулочной, кондитерской, макаронной продукции в Западной Сибири. Центральный офис расположен в Кемерово, столице Кузбасса, пять заводов -- в городе и его окрестностях. Полторы тысячи сотрудников, около сотни компьютеров и пять ИТ-специалистов, призванных содержать в работоспособном состоянии аппаратный парк и ПО, постоянно развивать ИТ-структуру.
Три года назад для задач учета и нужд бухгалтерии использовались АРМы, написанные сотрудниками ИТ-службы. Работали эти программы в DOS, и пользователи к ним привыкли. Все бы так и оставалось, если бы руководство не решило, что пора централизовать работу, уйти от необходимости практически вручную объединять данные и перейти на консолидированную отчетность. Отказаться от работы с разрозненными модулями и перейти к единой системе -- так была поставлена задача. Возник вопрос о выборе подходящего продукта.
Заказчик:объединение «Кемеровохлеб» (пять заводов, общее число занятых -- 1500 человек). h4>Проблема: учет в разных программах; необходимость практически вручную объединять данные для составления консолидированной отчетности; децентрализация управленческой информации.Исполнитель:фирмы «Инфотрон» и «Компас».Решение:внедрение интегрированного решения по автоматизации учета на основе системы «Компас».Руководитель проекта:главный бухгалтер «Кемеровохлеба».Сроки:6 месяцев.Внедренный функционал:автоматизация бухгалтерского и финансового учета, учета основных фондов, управления персоналом и расчета зарплаты, а также складского учета.Команда проекта: один сотрудник кемеровского интегратора и три частично занятых специалиста ИТ-службы «Кемеровохлеба». |
Что выбрать?
Казалось бы, ответ, как и для многих, очевиден: 1С. Но не тут-то было. «Так как у нас документооборот довольно велик, то нельзя было ставить 1С. При разворачивании 20 рабочих мест она уже не справляется с таким документооборотом. Мы пробовали -- очень большая нагрузка получается», -- рассказывает Александр Шмелев, ведущий программист «Кемеровохлеба» и, в сущности, «главный по ИТ» на предприятии. Решили, что нужен продукт, основанный на мощной реляционной базе данных. О переходе на западные продукты, речь вообще не шла: цена останавливает сразу. Отечественные разработки тоже казались слишком дорогими. Да и на самом деле предложения по ним в Кемерово практически нет и сейчас, а три года назад не было тем более. Во всяком случае, Шмелев о таких возможностях не информирован и давления со стороны поставщиков таких решений не испытывает.
Зато в нужном месте и в нужное время оказалась фирма «Инфотрон», кемеровский партнер питерского «Компаса». «Инфотрон» занимается не только системной интеграцией, но и розницей, и корпоративными поставками. «Кемеровохлеб» был как раз одним из его клиентов. Кроме того, в «Инфотроне» нашелся энергичный молодой человек по имени Ярослав Мецлав, который не только инициировал партнерство своей фирмы с «Компасом», но прошел обучение у разработчиков, систему обстоятельно изучил и за несколько лет сделал ее своим профессиональным «коньком». На его счету более 20 внедрений «Компас» в Кемерово и области, причем ведет их он практически один, лишь иногда привлекая подручных. Он же занимается и поддержкой уже внедренных модулей.
Итак, под натиском Ярослава «Кемеровохлеб» решился перейти на «Компас», но после шести месяцев внедрения и года промышленной эксплуатации вовсе об этом не жалеет.
Ход проекта
Внедрение начали весной 2003 года, а с января 2004 уже начали полностью работать в новой среде. Сейчас используются бухгалтерский модуль, ведение финансового учета, модуль основных фондов, модуль управления персоналом и расчета зарплаты, складской модуль. Это 22 рабочих места. Пока их хватает, но работа по подключению новых идет постоянно, и есть большие планы на будущее.
Очередной этап -- перевод на «Компас» оптового склада, где уже идет опытная эксплуатация. На очереди служба экспедиции и плановый, а затем и маркетинговый отделы. Уже в ближайшее время начнется внедрение на одном из заводов. На всех участках идет миграция с самописных АРМов, которые местами остаются основным средством ввода данных, на модули новой системы. Для персонала основная сложность -- переход от привычного DOS-интерфейса к Windows-среде. Общая проблема -- научиться работать «мышкой». Вторая сложность -- отказ от собственных форматов и форм и переход к общепринятым и законодательно закрепленным стандартам, реализованным в «Компасе». Обучение ведут сотрудники ИТ-службы. Обычно за две-три недели даже те, кто ранее вообще не работал с ПК, начинают чувствовать себя вполне уверенно, а для сотрудников бухгалтерии, уже знакомых с такой техникой, проблем практически нет.
Конечно, во время внедрения, когда параллельно используются старая и новая системы, работы хватало всем: и внедренцу, и собственным программистам, и бухгалтерии. «В четыре утра отсюда уходили, когда добивались совпадения данных в отчетах», -- признаются сотрудники. Зато основную задачу -- перейти на единую учетную систему -- решили успешно.
Пришлось обновить и технику. Непосредственно в Москве купили новый двухпроцессорный сервер («Аквариус»). Кроме него используются еще два сервера для резервирования, уже собственной сборки. Система резервного копирования построена так, что с точностью до суток можно восстановить состояние базы. Для обслуживания и ремонта техники сторонних специалистов не зовут, все чинят сами: не хочется допускать к данным посторонних.
Проблемы и особенности проекта
Поддержку ПО осуществляет частично «Инфотрон», а в особо сложных случаях -- питерские разработчики по телефону. Каждые три месяца приходят обновленные версии «Компаса». Изменения зависят в основном от новшеств в законодательстве и бухгалтерском учете. Постепенно меняется и структура базы, поэтому, некоторое время не обновляя свою систему, сотрудники «Кемеровохлеба» потом вынуждены были довольно долго приводить ее в актуальное состояние. Зато теперь, наученные горьким опытом, они делают все обновления своевременно, и все проходит без осложнений.
Общение с разработчиками внедренного ПО редко оставляет внутреннюю ИТ-службу равнодушной. На «Кемеровохлебе» тоже помнят весьма эмоциональные моменты этих контактов, частично связанные с естественной ревностью одних программистов к другим. Одна из историй связана с внедрением модуля на оптовом складе. Здесь используется кассовый аппарат, который хотелось подключить напрямую к «Компасу». Это сделать оказалось непросто, поскольку потребовалась программа-посредник. Она стоила бы как еще одно рабочее место самого «Компаса», причем данные попадали бы в систему с заметным опозданием. Это ИТ-службу не устроило и был написан собственный «переходник», а в системе, на встроенном в нее языке создана специальная бизнес-процедура. «Нам пришлось разработать «программную прослойку», объединившую «Компас» и кассовый аппарат в одно целое. Самое важное -- теперь работа идет в режиме реального времени, -- говорит Александр Шмелев. -- А потом разработчики у нас эту разработку попросили, а мы им не даем. Мы тут столько голову ломали, думали, как лучше сделать, а они просто возьмут и продавать будут!» В других случаях, правда, все проходило мягче. Потребовалось сделать некоторые нестандартные операции для оптового склада. Разработчики выполнили их как заказную разработку за отдельную плату.
Сами создатели «Компаса» утверждают, что их система достаточно открытая. «Есть алгоритмическое ядро, где прописаны базовые алгоритмы, которое не может корректироваться пользователями. Однако большую часть этих алгоритмов можно заменить на процессы, написанные на встроенном языке бизнес-процедур», -- говорит Игорь Якобсон, главный эксперт компании «Компас». Тем не менее эта ситуация несколько огорчает заказчика. «Здесь можно самому создавать и формы, и отчеты, и бизнес-процедуры, но некоторые вещи откомпилированы и прямого доступа к ним нет», -- комментирует Александр Шмелев. Другим преимуществом своего продукта в компании «Компас» считают его гибкость, возможность свести к минимуму кодирование, а большую часть работы выполнить в визуальном конструкторе, меняя настройки. И конечно, они уверены в том, что интерфейс их продукта очень удачен. Действительно, на «Кемеровохлебе» визуальными настройками пользуются, и скорость внедрения это подтверждает. Но в некоторых процессах предпочитают написать свой вариант интерфейса (с помощью встроенных в систему «мастеров», хотя и не визуальных), сводя к минимуму, например, операции выбора «мышкой» из списков. «Все же эта система рассчитана в основном на грамотного пользователя, а у нас в экспедиции сидят люди без высшего образования», -- отмечает Александр Шмелев.
Есть и замечания другого рода. «За год у нас проходит больше миллиона проводок, -- рассказывает Александр Шмелев. -- В каждой проводке есть аналитическая часть, которую иногда приходится править. Так как это делает программа-клиент, то при включении правки аналитики клиент начинает потреблять очень много сетевых ресурсов. При этом все остальные рабочие места начинают тормозить». Такую проблему довольно просто решили переконфигурацией локальной сети, но дополнительное оборудование покупать все же пришлось. «Большая часть работы выполняется на сервере с помощью хранимых процедур, -- комментирует Игорь Якобсон. -- И даже то, что в стандартной системе нельзя делать, таким образом, легко переводится в нужный режим. Но сложную бизнес-логику в части корректировки аналитики нам пока не удалось перенести в серверную часть».
Перспективы
В целом отношение к новой системе на «Кемеровохлебе» сложилось вполне позитивное. Во многом, видимо, потому, что она нравится главному бухгалтеру. Сотрудники маркетингового и планового отдела с нетерпением ждут своей очереди «на подключение», поскольку пока еще вся аналитика, все общие отчеты делаются руками ИТ-службы по заказу. В интересах обеих сторон как можно быстрее перенести эту активность непосредственно в отделы, что и запланировано. Но есть ограничения. «Мы все работаем за оклад, -- рассказывает Александр Шмелев. -- Продвигаемся настолько, насколько впятером успеваем, и пока начальство это устраивает. Если бы встал вопрос о более срочном внедрении, то потребовалось бы увеличение штата, но пока нас никто не торопит». Поэтому система развивается в очень спокойном темпе, и перспектива значительно масштабнее, чем уже выполненный объем работ. Сами сотрудники «Кемеровохлеба» рассчитывают со временем полностью перейти на эту систему, подключить к ней напрямую все заводы и отказаться от АРМов в принципе. Пока еще доля АРМов довольно велика, и во многих случаях «Компас» только аккумулирует данные, вводимые через них. Но сбудутся ли эти планы -- еще вопрос.
«Кемеровохлеб» входит в холдинг, управляемый компаний «Крона ХХI век». Ему принадлежат хлебозаводы и в нескольких других городах Кузбасса за пределами Кемеровской области. Консолидация активов идет быстро. На этих предприятиях стоят другие продукты: на одном «Бест», на другом часть АРМов и 1С, на третьем -- тоже АРМы. Пока вся информация стекается в управляющую компанию в виде файлов Exсel. Работа по унификации ИТ-хозяйства уже началась, но так как случилось это совсем недавно, общего плана информатизации холдинга еще нет. Во всяком случае, до «Кемеровохлеба» план еще не довели. Но мысль о том, чтобы переходить на какой-то новый продукт, сотрудников ИТ-отдела ужасает: «Только все наладили, скольких трудов это стоило… Да нас же бухгалтерия и все остальные просто втопчут в пол!»
