«О’Кей» — это классический западный гипермаркет, который торгует как продовольственными, так и промышленными товарами. Концепция проектируемых гипермаркетов разрабатывалась с учетом зарубежного опыта. Идея была в том, чтобы построить торговые центры, ни в чем не уступающие аналогичным магазинам, которые считаются образцовыми в экономически развитых странах. Поэтому при создании концепции торговых комплексов привлекались авторитетные западные консультанты. Естественно, что современное торговое предприятие не может нормально функционировать без такой же современной информационной системы. И привлечение авторитетных специалистов к определению концепции и проектированию торговых комплексов способствовало тому, что внедрение прошло достаточно легко, без серьезных трений и без задержек. Поэтому уже во время строительства первого гипермаркета «О’Кей» изучались предложения разработчиков ПО по созданию системы управленческого учета.
На российском рынке оказалось не так много систем управления, пригодных для автоматизации сети крупных розничных магазинов. Рассматривалось несколько вариантов. Одно из предложений предполагало создание программного комплекса на основе «1С». Однако для предполагаемого объема данных и числа пользователей «1С» не позиционируется даже самим производителем, так что этот вариант отпал (тем не менее один из модулей «1С» взят на вооружение бухгалтерией сети «О’Кей»). В конечном счете выбор заказчика пал на отраслевое решение для розничной торговли Microsoft Business Solutions — Axapta Retail, которое предложила компания «КОРУС Консалтинг».
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Решение: |
Оперативное внедрение
На внедрение Axapta Retail ушло всего около шести месяцев. Затем, уже после открытия первого гипермаркета, в течение еще шести месяцев было проведено плановое обновление ПО front office. «В процессе внедрения и последующей опытно-промышленной эксплуатации Axapta Retail пришлось учитывать некоторые особенности работы гипермаркета в России и оперативно вносить изменения в бизнес-процессы западной системы для отражения в ней российской действительности. Нам пришлось так же оперативно настраивать систему под меняющиеся во времени требования заказчика», — рассказал Александр Рахманов, руководитель направления Axapta Retail в компании «КОРУС Консалтинг». Со стороны компании «КОРУС Консалтинг» в проекте участвовало шесть человек. Из них трое занималось непосредственно внедрением Axapta Retail, а еще трое — системой управления front office.
| «КОРУС Консалтинг» http://www.erponline.ru |
| Создана в 2000 году, входит в группу компаний «Кристалл Сервис». Компания имеет статус Золотого сертифицированного партнера Microsoft Business Solutions. Кроме того, «КОРУС Консалтинг» — официальный представитель в СНГ и странах Балтии компании Comshare — производителя систем бюджетирования, составления управленческой отчетности и анализа данных. |
Николай Затравин, директор по IT-технологиям сети гипермаркетов «О’Кей», признает, что в России есть свои особенности работы торговых комплексов. Например, необходимо учитывать то, что поставщики не привыкли строго соблюдать условия поставки, причем по всем параметрам: сроки, номенклатура поставки, количество, цена. Однако в информационную систему заложены механизмы, которые позволяют контролировать возникновение таких ситуаций. По словам Николая Затравина, слово «проблема» в отношении внедрения системы управленческого учета вообще не уместно: все вопросы решались совместно с компанией «КОРУС Консалтинг» в рабочем порядке и оперативно.
«Можно сказать, что сейчас используется уже вторая версия системы Axapta Retail. Обе версии мы создавали фактически совместно с «КОРУС Консалтинг». Первая предполагала автоматизацию учета только в одном магазине. Вторая создана специально для сети, которая пока состоит из двух гипермаркетов. В ней, в отличие от первой, предусмотрены функции, которые позволяют эффективно управлять сетью магазинов. Это, например, функция управления ценами в сети магазинов, рекламными акциями или система разграничения области видимости пользователя в зависимости от его роли и месторасположения. Все эти свойства системы позволяют получать контролируемый конечный результат, т. е. управлять сетью магазинов», — говорит Николай Затравин. В настоящий момент работу информационной системы сети гипермаркетов, которой пользуются около 100 сотрудников, обеспечивают 10 серверов.
Интеграция
Одна из особенностей проекта — необходимость интеграции. В настоящее время «О’Кей» использует комплекс программных продуктов, который, помимо Axapta Retail, состоит из программного продукта «Кристалл: Сервер торгового оборудования», разработанного компанией «Кристалл Сервис», системы видеонаблюдения «Призма» и «1С Бухгалтерии». Кроме того, для аналитической обработки данных используется программный комплекс Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services.
Естественно, стояла задача интеграции Axapta Retail со всеми указанными системами. Исключение составляет только «Призма», функционирующая автономно, — она предназначена для видеонаблюдения за действиями кассиров и анализа конфликтных ситуаций. Система синхронизирует картинку и информацию на выбиваемом чеке. В нее включен блок аналитики, благодаря чему можно быстро проанализировать ситуацию после обнаружения нестыковки. Если в кассе недостача, то вероятность выяснения ее причины очень высока. При этом деньги кассиры сдают не инкассаторам, которые ходят по торговому залу, а напрямую с помощью пневмопочты в специальное хранилище. Однако сами кассовые аппараты, естественно, подключены к единой информационной системе.
«Axapta Retail имеет все необходимые инструменты для интеграции с торговым оборудованием и управления им. Иными словами, пользователи, не выходя из системы, имеют возможность и загрузить товары на электронные весы, и распечатать ценники. Обмен данными между «1С Бухгалтерией» и Axapta написали совместно. Axapta вообще легко интегрируется с разными системами», — считает Николай Затравин.
Однако нерешенные задачи все же остаются. Например, одна из них связана с методикой учета себестоимости «по среднему» в Axapta. В случае ошибки оператора (если, например, он случайно ошибся в цене) необходимо сторнировать товар, а потом снова оприходовать его по правильной цене. Но при этом списание себестоимости происходит в Axapta при сторнировании (исправлении записи) не по ошибочно забитой, а по средней цене, которая образуется с учетом неправильно введенных данных. Таким образом, при сторнировании существенно искажается себестоимость. На исправление подобных ошибок тратится много времени, хотя в системе есть средства для оперативного исправления подобных инцидентов. Разработчики системы Axapta считают такой механизм расчета себестоимости корректным, а изменение механизма формирования себестоимости в самом ядре программного продукта Axapta может привести к непредсказуемым результатам.
Результаты
«Созданная на предприятии информационная система позволяет менеджерам сети в любой момент почти мгновенно получать данные о работе любого входящего в сеть магазина в различных разрезах. Стабильно работающая информационная система дает достоверную информацию и инструменты управления, необходимые для повышения эффективности работы предприятия. С трудом можно себе представить торговую сеть такого масштаба, как «О’Кей», работающую без соответствующих технических и программных средств. Судя по тому, что многие параметры бизнес-плана мы превзошли за первый год работы гипермаркета, системы управления выбраны и внедрены удачно», — говорит Николай Затравин.
По словам генерального директора сети гипермаркетов «О’Кей» Игоря Макарова, оборот первого магазина оказался выше планируемого уровня на 8%. Правда, замечает он, показатели оказались лучше, чем ожидалось, не только благодаря информационным технологиям.
С развитием сети гипермаркетов«О’Кей» будет расти и ее информационная система. В 2005 году в Петербурге должно функционировать 10 гипермаркетов «О’Кей». Николай Затравин считает, что вторая версия созданной системы Axapta Retail сможет обеспечить управленческий учет при увеличении количества магазинов в пять раз.
| «О’Кей» |
|
Первый гипермаркет петербургской сети «О’Кей» введен в эксплуатацию весной 2002 года. Общая площадь торгового комплекса составляет 11 тыс. м2. За год он обслужил 4,5 млн покупателей, которые приобрели товары на сумму в 40 млн долл. Второй гипермаркет «О’Кей» появился в Петербурге в мае 2003 года, его общая площадь достигает 15 тыс. м2. Сейчас в гипермаркетах «О’Кей» работает около 500 человек. Ассортимент магазинов включает более 25 тыс. наименований.
Оператор сети «О’Кей» — ООО «Спб Окейбол». Компания планирует к 2005 году открыть 10 гипермаркетов, захватив на розничном рынке Петербурга долю в 12—14%. |
