Движению потребкооперации и потребсоюзам в России уже более 100 лет. Эта редкая форма собственности смогла пережить самые разные смутные времена и экономические реформы. В последние годы, впрочем, количество подобных общественных объединений существенно сократилось, но Клинский район Московской области демонстрирует исключение из этой тенденции. На сегодняшний день под вывеской потребкооперации в Клинском районе работает сеть розничных магазинов (в том числе 16 магазинов в деревнях района), автобаза, кондитерские предприятия, отдел капитального строительства, девять предприятий общественного питания и прочее.
В начале 1999 года в центре города Клина при непосредственном участии райпо открылся магазин стройматериалов с редким названием «Все для дома». К тому времени бизнес-цели компании уже требовали решения принципиально новых задач, связанных в первую очередь с учетом товара в сети розничных магазинов. Поэтому проблемы, которые повлекло за собой открытие магазина стройматериалов, послужили окончательным толчком к автоматизации торгового и складского учета современными средствами.
Большой товарный ассортимент стал причиной того, что магазин не мог работать с полной отдачей. Только в одном отделе «инструментов» насчитывалось более 4,5 тыс. наименований. Площадь этого отдела невелика, и найти быстро нужный товар продавцам было крайне затруднительно. Всего же товарный ассортимент магазина достигал более 10 тыс. позиций.
Проводить ревизии в таких условиях было не только затруднительно для бухгалтеров, но и невыгодно для продавцов и для организации. Приходилось закрывать на ревизию постепенно каждый отдел, заводить информацию, после этого открывать отдел и приступать к следующему. Продавцы теряли в зарплате, так как снижался товарооборот, а у организации уменьшались доходы. Кроме того, это доставляло массу неудобств покупателям, приобретавшим стройматериалы по предоплате, — получения оплаченного товара приходилось ждать несколько дней, пока не закончится ревизия.
«Об автоматизации мы задумывались давно, но ждали, когда откроется новый магазин, — вспоминает Галина Харченко, заместитель главного бухгалтера Клинского райпо. — А когда посмотрели, что в нем получается, то ужаснулись. Кроме того, нам приходилось слышать со стороны (и потом это подтверждалось при увольнении), что продавцы занимались закупкой «левого» товара. Все сходилось к тому, что автоматизация для нас стала насущной необходимостью. Вначале мы хотели еще подождать и приступить к ее внедрению с открытия нового универмага, так как начинать ввод данных с пустого магазина легче. Но откладывать было больше некуда».
Забегая вперед, можно сказать, что, по оценкам сотрудников Клинского райпо, автоматизация позволила сократить время на инвентаризацию примерно в пять раз.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Число сотрудников: Задача: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Число сотрудников: Решение: |
С чего начать
Процесс выбора решения сотрудниками Клинского райпо не отличался особым драматизмом событий — напротив, он был заранее предопределен. С 1994 года в райпо использовали различные программные средства от компании «Интеллект-Сервис». «До этого у нас использовались программы БЭСТ для автоматизации склада и бухгалтерии, — вспоминает Галина Харченко. — Мы последовательно приобретали сначала БЭСТ второй версии, потом третьей и сейчас четвертой. Благодаря комплексному решению было достаточно докупить отдельный АРМ, и можно было приступать к работе. Можно работать с бухгалтерией и не брать оперативный учет. Кроме того, для нас было важно, что программа взаимоувязана между главным бухгалтером, кассой и банком».
| ЗАО «Интеллект-Сервис» http://www.bestnet.ru |
| Основана в 1990 году. Выпускает программные продукты серии БЭСТ, предназначенные для автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Компания имеет офисы в Москве и Петербурге, филиалы в Киеве и Минске. Ее партнерская сеть насчитывает 500 компаний. С 2002 года «Интеллект-Сервис» имеет статус Центра решений Navision. |
Приступая к внедрению, специалисты «Интеллект-Сервис» предложили начать автоматизацию магазина стройматериалов со склада. С их точки зрения, было бы разумнее подготовить всю номенклатуру товаров, чтобы потом было проще подключаться к системе частями, секциями или магазинами. Но заказчик ставил задачу автоматизировать в первую очередь непосредственно розничные точки. Основная проблема была в том, что продавцам было трудно работать в старом режиме, ведя только суммовой учет в магазине. Откладывать с решением этой проблемы было нельзя, и в результате было принято решение начинать автоматизацию с розницы.
«Затраты на внедрение системы оказались, наверное, выше, чем могли бы быть, если бы мы начинали внедрение со склада, — считает Сергей Лапин, начальник отдела автоматизации розничной торговли компании «Интеллект-Сервис». — Дело в том, что один и тот же товар может быть занесен в программу два раза. В результате общая номенклатура по всем справочникам получается довольно большой. В ближайшее время мы приступим к автоматизации склада. В результате оптимизации первоначального ввода товара в систему должно резко сократиться количество номенклатуры в БЭСТе. Это повлияет в том числе и на скорость отгрузки товара».
«Мы начали автоматизацию с магазина, потому что склад в нашем понимании был уже автоматизирован, — пояснила Галина Харченко. — По крайней мере мы с этой системой давно работаем, привыкли и нас все устраивало». На основании предварительных заявок утром товар грузился в машины и развозился по покупателям или магазинам, т. е. с вечера он был уже выписан и отобран.
На примере ряда столичных предприятий, которые уже не один год работают с системой БЭСТ, представителям Клинского райпо показывали варианты автоматизации. «Мы старались убедить заказчика в том, что торговлю стройматериалами разумно организовать по принципу самообслуживания, — вспоминает Сергей Лапин. — Мы показали достоинства и недостатки прилавочной торговли, в первую очередь, конечно, в стоимости оборудования. Хотя с точки зрения не автоматизации, а торговли прилавок проще». В результате остановились на компромиссном решении, основанном на так называемой карточке покупателя.
Карточка покупателя
Принцип, когда касса устанавливается в центре торгового зала, для автоматизированных систем не годится, при этом теряется сам смысл автоматизации. Еще на стадии предварительных переговоров стороны сошлись во мнении, что торговле стройматериалами в большей степени отвечает схема самообслуживания. Опыт внедрений «Интеллект-Сервиса» говорил о том, что работа по этой схеме для клиентов выгодней и проще. Однако она предъявляет дополнительные требования к упаковке товара, торговому оборудованию и влечет за собой ряд других затратных мероприятий. Воплотить многотысячный ассортимент одной только секции «Инструменты» — это уже была задача не из простых, не говоря о других отделах.
Коль скоро реализовать схему самообслуживания не получалось, оставалась только прилавочная торговля, т. е. кассу приходилось устанавливать за прилавком. Так как прилавков много, получалось, что предстояли расходы на дорогостоящие кассовые аппараты. Для оптимизации стоимости затрат на внедрение решили идти по пути компромисса. «Есть такое понятие, как предварительное формирование отложенного чека, — пояснил Сергей Лапин. — Касса стоит около одной секции. В секции напротив, в которой номенклатура заведомо меньше, ставится компьютер с нашим кассовым программным модулем БЭСТ КПМ. На него также поступает информация об остатках именно по этой секции, которую он видит и обслуживает. Когда покупатель подходит к продавцу и формирует заказ, т. е. перечисляет те покупки, которые он хотел бы совершить, с помощью сканера ему выдается карточка покупателя с номером заказа. Далее он подходит к кассе в центре зала, и кассир считывает штрихкод заказа. Отобранный заказ высвечивается на экране, и пробивается чек. Сетевая версия программы позволяет покупателю сформировать заказ и оплатить его в любой кассе магазина. Мы не стали подключать фискальные принтеры, чтобы это была полноценная касса. Просто этот чек сохраняется в виде файла на диске».
Практика применения карточки покупателя в магазине стройматериалов Клинского райпо была опробована сначала в одной секции, потом во всем магазине. Позднее, когда компания открывала новый универмаг, то там уже без колебаний и сомнений было принято решение об использовании карточки покупателя.
Ложка сомнений
Сейчас в Клинском райпо используется 24 рабочих места системы БЭСТ и обсуждается покупка еще пяти. В большей степени успешному внедрению способствовала длительная практика эксплуатации различных версий системы БЭСТ. «Когда мы приехали за день до открытия, то инвентаризация была уже проведена и были введены некоторые остатки, — вспоминает Сергей Лапин. — Иначе говоря, система уже была готова к тому, чтобы подключить технику и начать продажу товара по-новому».
Однако продавцы сначала относились к системе с недоверием. Они говорили, что ничего не видят. Если состоялась продажа, то она прошла через кассу, информация об этом попала в компьютеры. Несмотря на то, что персонал со своего рабочего места видел всю необходимую информацию по продажам, тем не менее они обращались с вопросами о товаре к оператору. Поначалу были случаи, когда отматывали и проверяли кассовые ленточки.
Впрочем, от режима недоверия и проверки программы никуда не деться. Так бывает у всех, и вопрос только в том, чтобы пройти этот период как можно быстрее и безболезненнее.
От теории к практике
Опыт специалистов «Интеллект-Сервиса» говорит о том, что в результате внедрения системы БЭСТ товарооборот, ассортимент и оборачиваемость товара увеличиваются примерно в 2—2,5 раза в первый год эксплуатации и в 1,6—1,7 раза во второй. Кроме того, система способствует выявлению ходового и неходового товара, позволяет оценить оборачиваемость и т. п. В большей степени положительные изменения касаются склада: в частности, снижается пересортица в связи с отгрузкой большого количества машин или загрузка не того товара, который был заказан и выписан по системе с точки зрения самой учетной системы. Но все эти цифры и факты нуждаются в практической проверке.
«Не менее важным для нас был вопрос инвентаризации, — добавляет Галина Харченко. — Мы можем проверить отдельные группы товаров. Касса закрывается вечером, а утром мы можем распечатать инвентаризационную ведомость и проверить сохранность материальных ценностей. Товарооборот при этом не снижается».
Не внося принципиальных изменений, можно настраивать программу на выполнение различных вариантов реализации товара. «Поговорив непосредственно с товароведами, мы пришли к выводу, что разумнее проводить инвентаризацию не просто с теми же терминалами сбора данных на складе, а чтобы программа непосредственно контролировала правильность подбора заказа», — рассказывает Сергей Лапин. При такой схеме достаточно посмотреть в компьютере, чего в магазине нет из того, что есть в ассортименте на складе. А если ввести такой параметр, как лимит остатка товара, то сразу можно подготовить отчет, чего не хватает в магазине и что необходимо подвезти.
Буквально через несколько месяцев после того, как был автоматизирован магазин стройматериалов, в непосредственной близости от него Клинское райпо закончило строительство здания нового универмага, которому решили дать старинное название «Петровский». Модели автоматизации розничной торговли, отработанные на магазине стройматериалов, были растиражированы на секциях нового универмага. «Новый магазин мы открыли совершенно безболезненно и очень быстро, — вспоминает Галина Харченко. — Мы уже знали, чего хотим. Если с магазином стройматериалов мы смотрели, как сделать, чтобы удобно было всем, то в универмаге продавцы сами сказали, что им нужны компьютеры именно с программой БЭСТ КПМ, чтобы они реально видели свои остатки и не было очередей».
Теперь информация о поступлениях и продажах оперативно стекается в центральную базу данных компании. Это позволяет руководству отслеживать все движение товара и автоматически (без вмешательства бухгалтеров) выполнять некоторые бухгалтерские операции.
Пока статья готовилась к публикации, в Клинском РАЙПО была проложена оптоволоконная линия от центрального офиса к складу и установлено пять дополнительных рабочих мест для работы товароведов. Помимо ставшего привычным автоматизированного товарного учета, это позволило начать маркировку товара для автоматизированного приема, учета и отгрузки товара на складе с применением ручных терминалов. Пока эта работа ведется параллельно с традиционным выпуском бумажных накладных, который нередко приводит к пересортице и ошибкам учета, но в ближайшее время от старого метода в компании планируют отказаться.
На сегодняшний день у Клинского райпо автоматизирован магазин стройматериалов, универмаг, удаленные склады. «Сейчас мы хотим перевести на штрихкодирование склад и продовольственные магазины в черте города, — рассказывает о планах компании Галина Харченко. — Во-первых, мы будем точно знать, что товар, продающийся в магазине, принадлежит только нам, т. е. будет некая маркировка своего товара. Во-вторых, это удобно для инвентаризации. В магазинах в черте города передача товара происходит каждую неделю, кроме хозяйственных отделов. На это затрачивается много времени. Товароведам будет проще отследить ходовой, неходовой или завезенный в излишних количествах товар».
Из сельских магазинов, находящихся в подопечном райпо районе, информация будет по-прежнему приходить в виде бумажных отчетов. Тем не менее с точки зрения автоматизации открытие нового филиала или магазина компании будет опираться на решения системы БЭСТ, которая по всем признакам становится корпоративным стандартом.
«Любая другая система должна быть очень тесно связана с нашей системой, — считает Сергей Лапин. — Должны быть общие справочники, иначе не получится свести все воедино, общая номенклатура, общий план счетов, проводки. Здесь очень много завязано. Даже когда мы ведем переговоры, мы не рекомендуем, чтобы бухгалтерия даже частично была построена на одной программе, а склад или вторая половина бухгалтерии — на другой. Теоретически это возможно, но практически очень трудно. В разных системах совершенно разная аналитика, и как только она расходится, в электронном виде данные не сойдутся. И все опять придется делать вручную».
| Клинское райпо |
| Организация создана в 20-30-х годах XX века на территории Клинского района Московской области. Объединяет более 5 тыс. пайщиков, которым дважды в год выплачиваются дивиденды. В хозяйстве Клинского райпо имеется автобаза, предприятия по производству кондитерских изделий, отдел капитального строительства, девять предприятий общественного питания, шестнадцать розничных магазинов в деревнях района. |
