И сразу жизнь чудесно изменится...
Полина Андрукович
Компания BASF большинству наших соотечественников известна как производитель компакт-кассет и дискет для компьютеров. На самом деле BASF — прежде всего крупнейший химический концерн, производящий пластики, средства защиты растений, витамины, красители и т. п.
Основана компания была в 1865 году в Германии. Первой ее продукцией стали анилиновые красители для ткани. Через семь лет после своего создания, в 1872 году, BASF открывает завод в России, просуществовавший до 1917 года. Второй раз немецкая компания пришла в Россию сто с лишним лет спустя — в 1972 году, создав здесь свое представительство.
На сегодняшний день BASF присутствует в России в виде трех фирм — представительства BASF AG, немецкой фирмы BASF CIS Trading, выступающей как коммерческое представительство, и российской компании ЗАО БАСФ. Кроме того, недавно был создан бизнес-центр “Москва”, в функции которого входит представление продуктов BASF на рынке России и СНГ. Это некая объединяющая структура, которая работает с несколькими компаниями, входящими в группу BASF.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Решение: |
В прошлом веке
До 2000 года в ЗАО БАСФ для автоматизации учета использовалась система, разработанная коллегами из Германии. Аппаратной ее базой служили серверы IBM AS/400. Постепенно жизнь разбросала по разным фирмам и предприятиям разработчиков системы, и в какой-то момент она осталась фактически без технической поддержки и дальнейшего развития.
Между тем бизнес BASF в России наращивал обороты. Автоматизированная система нуждалась в коренном улучшении. Приближалось новое столетие, а система управления была не готова к “проблеме 2000 года”. Поэтому в 1999 году перед ЗАО БАСФ остро встал вопрос о внедрении новой системы управления. Причем перейти на нее требовалось достаточно быстро.
Выбор системы был сделан в штаб-квартире BASF в Германии. Отметим, что в самой BASF в качестве корпоративного стандарта с недавнего времени используется SAP R/3. Эта система установлена в центральном офисе концерна и на многочисленных заводах по всему миру. Однако для небольших представительств и дочерних компаний, в том числе находящихся в Восточной Европе, в качестве альтернативы была выбрана система Navision Financials, разработанная датской компанией Navision Software a/s (ныне это часть корпорации Microsoft, носящая название Microsoft Business Solutions).
Внедрение Navision Financials на тот момент представлялось достаточно простым, да и стоимость соответствующего проекта оказывалась на порядок ниже, чем в случае, скажем, R/3. Поэтому было принято соответствующее решение. Выбор партнера не составил трудностей, потому что в 1999 году услуги по внедрению Navision предлагала всего одна фирма — “Импакт Софт”. В октябре 1999 года с ней и был подписан контракт.
| “Импакт Софт” http://www.impactsoft.ru |
|
Первый авторизованный Центр решений Navision (NSC) в России, специалисты “Импакт-Софт” провели локализацию системы Navision Financials. Компания осуществляет проекты внедрения решений Navision (теперь Microsoft Business Solution) в России и странах СНГ начиная с 1994 года, к настоящему времени на счету компании — более 75 успешных проектов. По результатам 2001 года российское представительство Navision (http://www.navision.ru) признало "Импакт-Софт" лучшим партнером по Navision Attain. В июне текущего года "Импакт-Софт" получила статус Золотого Центра решений Navision.
Кроме того, с 2001 года "Импакт-Софт" имеет статус центра дистрибуции, обучения и сертификации по системе управления розничной торговлей Retail Back Office компании GO Pro Landsteinar Development. |
Внедрение, этап первый
Проект стартовал в ноябре 1999 года. Была создана внедренческая команда, в которую вошли менеджеры проекта, а также специалисты самой BASF и компании “Импакт Софт”. Совместными усилиями были сформулированы задачи, которые предполагалось решить в ходе внедрения.
Сотрудники BASF впервые принимали участие в подобных работах, и отсутствие у них опыта породило определенные трудности при составлении технического задания. Для специалистов из компании “Импакт Софт” ситуация оказалась непростой: заказчик вносил изменения в техническое задание уже во время внедрения.
“Надо отдать должное высокой квалификации программистов из партнерской компании, — отметил директор информационного отдела ЗАО БАСФ Юрий Кумпан. — Они оказались способны достаточно быстро решать возникающие проблемы в постоянно изменяющихся условиях, что компенсировало недостаток опыта с нашей стороны”. Позже, на этапе эксплуатации системы, партнерам также пришлось реализовывать дополнительные функции в ответ на пожелания, возникающие у сотрудников BASF.
Это была не единственная сложность в проекте. BASF ведет довольно непростую корпоративную отчетность. В компании существуют отделы, занимающиеся продажами различных видов продукции — пластика, всевозможных гербицидов, инсектицидов и фунгицидов, а также красок и т. д. Одной из задач, которую предполагалось решить с помощью системы Navision, была реализация отчетности, учитывающей перераспределение расходов по отделам, включая непроизводственные (бухгалтерия, ИТ-отдел, управление). В старой информационной системе компании такого функционала не было в принципе. Бухгалтер готовил отчетность вручную, пользуясь лишь корпоративными правилами и приемами, принятыми в корпорации BASF.
Начальная стадия внедрения завершилась быстро. К середине января 2000 года после переноса в Navision необходимых данных (остатков на складах, открытых позиций по клиентам и поставщикам, информации по товарно-лицевым счетам) началась промышленная эксплуатация новой системы.
Первый месяц работы с Navision оказался для сотрудников BASF довольно сложным. Шел процесс постепенного привыкания к системе, причем обучение и проектные работы должны были уложиться в весьма сжатые сроки. Сказывался также недостаток опыта у ИТ-персонала компании BASF.
Период адаптации закончился в марте-апреле 2000 г. К этому моменту все сотрудники освоили работу с Navision, и им уже не требовалась интенсивная поддержка со стороны ИТ-подразделения собственной компании или специалистов “Импакт Софт”.
Внедрение, этап второй
Вторым этапом проекта стало внедрение Navision в BASF CIS Trading. Сотрудникам этой немецкой торговой компании, расположенной в Москве, приходилось до того работать сразу с двумя системами, использовавшимися в Германии. Для ведения бухгалтерии эксплуатировался модуль системы SAP R/3, однако с его помощью была автоматизирована работа лишь с Главной книгой. Все клиентские операции велись в системе SAP R/2, не связанной с R/3, и обмен данными между системами осуществлялся фактически вручную.
Руководство BASF CIS Trading решило автоматизировать все бизнес-процессы с помощью единой системы управления, поэтому встал вопрос о внедрении интегрированной системы. К началу 2001 года было принято решение о переходе на систему Navision. Задача эта обещала быть непростой, поскольку в компании уже велась речь о внедрении системы типа В2В, предусматривающей интеграцию с приложением SAP, установленным в центральном офисе.
Внедрение Navision в BASF CIS Trading началось в январе 2001 года, и за первые четыре месяца в рамках новой информационной системы были автоматизированы такие операции, как учет основных средств, распределение внутрифирменных расходов и расчеты с поставщиками. В мае была закончена реализация обмена информацией о заказах между приложением Navision московского офиса BASF CIS Trading и системой R/3 в центральном офисе BASF в Германии. Клиентские заказы создавались в Navision, потом при помощи интерфейса, разработанного специалистами “Импакт-Софт”, данные автоматически передавались в SAP, где после соответствующей обработки преобразовывались в производственные заказы, размещаемые на заводах концерна. Из SAP в Navision передавался окончательный вариант заказа. Все продажи BASF CIS Trading осуществляются фактически с территории заводов или складов в Германии, Нидерландах, Бельгии и Южной Корее.
Однако одной из основных задач, поставленных перед Navision в данном случае, было получение подробной, детализированной отчетности, соответствующей корпоративным стандартам концерна BASF. Итогом второго этапа проекта стало объединение всех данных в интегрированной системе в BASF CIS Trading. Это исключило потребность в других вспомогательных программах, повысило прозрачность деятельности московской фирмы, обеспечило получение детализированной корпоративной отчетности.
Внедрение, этап третий
Третий этап внедрения Navision в российских структурах концерна BASF связан с организацией бизнес-центра “Москва”, отвечающего за продажу продукции концерна в России, Белоруссии, Казахстане, Узбекистане и на Украине (в каждой их этих стран имеется представительство компании BASF CIS Trading). Для оптимизации деятельности бизнес-центра необходимо было эффективно автоматизировать управление продажами, обобщение данных о расходах представительств, а также создание консолидированной корпоративной отчетности с разбивкой по странам. Для предоставления регламентируемых отчетов в фискальные органы каждой из стран во внедряемой системе должно была быть предусмотрено ведение локальных бухгалтерий в местной валюте.
Внедрение Navision в бизнес-центре “Москва” началось в сентябре 2001 года, в промышленную же эксплуатацию система была сдана в январе 2002 года. В феврале в системе Navision был подготовлен и сдан первый отчет. В ходе данного этапа сотрудники представительств BASF в России, Белоруссии и Украине получили возможность работать в единой базе данных. В результате повысилась оперативность обслуживания клиентов и эффективность управления продажами в странах, курируемых бизнес-центром.
Для реализации задач этого проекта был специально разработан модуль мультивалютного учета, позволяющий формировать отчетность по международным стандартам с использованием евро. Разработчики из “Импакт Софта” создали продукт, благодаря которому корректно вычисляются курсовые поправки на момент учетной операции в двух валютах — локальной и евро. При этом в евро ведутся все операции с клиентами и поставщиками. Все поправки вычисляются точно, а отношение евро к валюте операции берется по курсу франкфуртской биржи — таково требование концерна BASF.
“Это был очень интересный модуль, — подчеркнул Юрий Кумпан. — Коллеги из “Импакт Софт” с честью решили данную проблему. Ведение отчетности в двух валютах в режиме онлайн — достаточно экзотическая вещь”. В других бизнес-центрах пересчет из национальной валюты в евро происходит по фиксированному курсу.
Для консолидации данных о расходах представительств используется следующая схема. В отчетной валюте по Главной книге (евро) с помощью разработанной процедуры данные переносятся в консолидирующую фирму BASF CIS Trading Germany. И уже в консолидирующей фирме формируется отчет о прибылях и убытках, а также другая корпоративная отчетность в разрезе трех стран — России, Белоруссии и Украины.
Каждый этап внедрения начинался с создания проектной команды, в состав которой входили специалисты из участвующих в проекте компаний. Так, например, при внедрении Navision в бизнес-центре в команде работали коллеги из украинских и белорусских представительств BASF, которые вносили свои требования и пожелания по настройке бизнес-процессов и доработке отдельных модулей.
В российском представительстве BASF отдел ИТ состоит из четырех человек. Они отвечают за поддержку всей информационной инфраструктуры (в том числе и телекоммуникационной) российского, украинского и белорусского представительств. Поэтому для такого крупного проекта и потребовалось привлечение сторонней организации. Специалистам “Импакт Софт” были поручены все дополнительные разработки и модификации системы. Сотрудничество с самого начала оказалось удачным, поэтому все последующие этапы внедрения Navision в российских структурах BASF проходили при участии именно этой компании.
Некоторые итоги
В настоящее время в структурах BASF на территории России внедрены и работают следующие модули системы Navision: «Главная книга», «Бухгалтерия» (с использованием российских и — для BASF CIS Trading — немецких правил), а также модули управления продажами/покупками и учета основных средств. Специально разработан модуль для обмена с другими системами управления в корпорации.
Поскольку в системе Navision нет возможности ведения записей о действиях пользователя (если это не связано с учетными операциями, изменениями в заказах, карточках поставщиков, товаров), дополнительно был разработан специальный модуль “Администрирование”. Необходимость в этом модуле, по словам Юрия Кумпана, обусловлена многочисленностью пользователей — порой бывает трудно отследить, кто и в какой момент изменил тот или иной параметр в отчетных формах.
На базе технологий “Импакт Софта” был создан модуль, позволяющий вести достаточно сложную корпоративную отчетность BASF, связанную с учетом затрат различных отделов. Сейчас отчетность ведется в разрезе групп продуктов (их насчитывается более 100) и трех стран. Данные здесь представляются в виде сложной матрицы с большим объемом информации.
Первый этап внедрения системы в ЗАО БАСФ пришелся на конец 1999 года, и в компании внедрялась текущая на тот момент версия Navision Financials 2.01. Впоследствии компания перешла на следующую версию, Navision 2.6. При переходе на новую систему была изменена аппаратная платформа — вместо IBM AS/400 теперь в BASF используется сервер Compaq Proliant 5500 под управлением ОС Microsoft Windows 2000. Количество лицензий на ПО со временем достигло 70, одновременно в системе работает свыше 50 человек. При этом в одной сессии могут принимать участие сотрудники московского, санкт-петербургского, минского и киевского представительств, а также сотрудники штаб-квартиры в Германии.
Как уже упоминалось, у BASF есть еще представительства в Казахстане и в Узбекистане. Однако пока объемы продаж в этих регионах не очень высоки, и строительство выделенных каналов связи не может окупиться. Поэтому данные представительства действуют по старой схеме, поддерживая связь с Москвой и центральным офисом по телефону, факсу и через Интернет по коммутируемым линиям.
Ретроспектива
Еще каких-нибудь пять лет назад в компании BASF учет, скажем, основных средств был гораздо проще. Этих самых основных средств было относительно немного, поэтому бухгалтер мог вести их учет вручную по Главным книгам. Сейчас, когда речь идет о десятках компьютеров и многих периферийных устройствах, для этого участка требуется автоматизация. “Реальное улучшение работы на участках, подобных этому, на первый взгляд не очень заметно, — отмечает Юрий Кумпан. — Но когда это действительно помогает людям работать, не терять время на ручной труд, становится очевиден общий эффект от внедрения системы”.
Тем не менее, по словам г-на Кумпана, еще есть над чем работать. Так, в ЗАО БАСФ сохранились участки, где работа с данными ведется вручную: что-то пересчитывается, что-то доделывается и т. п. В некоторых случаях пользователю проще какие-то данные сначала обработать в Excel, а затем перенести их в Navision, вместо того чтобы сразу создать необходимый отчет в новой системе. Это ведет, во-первых, к потерям времени, во-вторых, к возникновению ошибок.
“Теперь важно научиться правильно представлять накопленные в системе данные, а затем убедить каждого из сотрудников в том, что для обработки информации желательно отказаться от использования сторонних средств”, — говорит Юрий Кумпан. Отчасти это проблема психологическая: люди привыкли работать по старинке, и еще не хватает знаний и понимания того, что можно работать по-другому.
Нюансы и планы
Одной из отличительных особенностей проекта было создание в Navision Financials версии 2.60 дополнительного английского интерфейса (в Navision Attain это реализовано стандартно) специально для BASF. Изначально компания решила внедрить российскую версию, так как русскоязычные пользователи в ней составляли большинство. Но скоро к работе в системе подключились немецкие коллеги, вот для них и был создан дополнительный интерфейс.
Сейчас система Navision находится в стадии промышленной эксплуатации в БАСФ, BASF CIS Trading и в бизнес-центре “Москва”, тем не менее уже есть планы ее дальнейшего усовершенствования с дополнением необходимой функциональности. В частности, это касается отчетности. Дело в том, что в центральный офис в Германии приходится направлять большое количество отчетов, которые затем включаются в единый корпоративный консолидированный отчет. Пока эти данные вводятся в Navision вручную. В настоящее время начата разработка интерфейса обмена, который позволит автоматизировать сбор необходимой статистической информации.
Еще один важный аспект развития системы — организация обмена между ЗАО БАСФ и BASF AG. Планируется также осуществить полноценное внедрение модуля “Управления складом”. ЗАО БАСФ имеет склад продукции, расположенный недалеко от Москвы. Офис соединен со складом выделенной линией, по которой складские работники могут обращаться к системе Navision. Однако менеджеры в офисе могут лишь посмотреть складские запасы, но не управлять складом. По словам Юрия Кумпана, специалисты из компании “Импакт-Софт” имеют хороший опыт внедрения модуля “Управление складом” системы Navision у своих заказчиков. Поэтому для осуществления этого проекта ЗАО БАСФ планирует снова обратиться к своему проверенному партнеру.
| BASF http://www.basf.com |
|
Компания BASF основана в Германии в 1865 году. Ее первой продукцией были анилиновые красители. Сегодня BASF — крупный химический концерн, имеющий представительства и заводы по всему миру. Ассортимент продукции BASF включает витамины, пластики, средства защиты растений, красители и многое другое.
В нашей стране представительство BASF было открыто в 1972 г. На сегодняшний день в структуру BASF в России входят представительство, немецкая фирма BASF CIS Trading (коммерческое представительство) и российская компания ЗАО БАСФ. Недавно также был создан бизнес-центр “Москва”, представляющий продукцию BASF на рынках России и СНГ. |
