Компания “Элст” — многопрофильный дистрибьютор, занимающийся поставками компьютерной техники, комплектующих, периферийного и сетевого оборудования во все точки России и стран СНГ. В обороте компании 40% составляют комплектующие, 20% — компьютерная периферия и офисная техника, 20% — телекоммуникационное оборудование. Помимо этого “Элст” выполняет заказы по поставкам промышленных компьютеров и расходных материалов. Компания имеет и свое сборочное производство, где производит компьютеры под торговой маркой Golf.

Как явствует из вышесказанного, отличительная черта компании — большие объемы поставок комплектующих. Не секрет, что после кризиса 1998 года положение дел таково, что около 90% используемых в стране компьютеров — это техника отечественной сборки. Компьютеры собирают во множестве российских городов и в ближнем зарубежье. Таким образом, поставщик комплектующих для всех этих сборщиков должен иметь весьма широкую дилерскую сеть. “Элст”, начав построение такой сети в 1995 году, имеет сегодня около 700 дилеров. Компания оказывает немалое влияние на отечественный компьютерный рынок, контролируя каналы продаж компьютеров.

Чтобы полностью обеспечить потребности своих клиентов, “Элст” постоянно работает над увеличением ассортимента продукции. В настоящее время компания поддерживает тесные торговые отношения более чем с 50 поставщиками.

Профиль клиента

Компания:
«Элст»

Местонахождение:
Москва

Руководитель проекта:
Дмитрий Абрамов, руководитель отдела маркетинга

Проблема:
Автоматизация бизнес-процессов на новом уровне развития компании

Профиль партнера

Компания:
Avacco Soft

Местонахождение:
Москва

Руководитель проекта:
Михаил Новиков, руководитель департамента продаж

Решение:
Внедрение комплексной системы автоматизации Avacco, создание Интернет-магазина

Условия задачи

Во второй половине 90-х “Элст” приобрела для автоматизации ряда бизнес-процессов программное обеспечение сторонних разработчиков. Несколько лет все было хорошо, но постепенно компания росла, увеличивался оборот, и система перестала удовлетворять возросшим требованиям. Не та была скорость работы, маловато функций. А дополнить ее новым функционалом было невозможно, так как система не обладала нужными для этого открытостью и гибкостью.

К моменту начала внедрения новой автоматизированной системы в компании “Элст” товарные и финансовые потоки были автоматизированы лишь частично, отсутствовал замкнутый контур. Кроме того, автоматизация товарных поток была неоптимальной, в частности, не решена была задача отслеживания складских остатков в режиме реального времени. Часть финансового контура также не была автоматизирована, руководству и маркетинговому отделу было сложно получать аналитическую информацию. Еще одна проблема заключалась в том, что документооборот большей частью происходил в “бумажном” формате, а в результате обмен информацией между службами продаж и закупок был неоперативным.

После тщательного анализа имеющихся в данном секторе рынка автоматизированных систем был выбран продукт компании Avacco Soft. К системе предъявлялись следующие требования: она должна была предоставлять возможность управлять разнородной информацией, а также обладать необходимой гибкостью, чтобы ее можно было точно настроить под конкретные нужды заказчика.

Avacco Soft
http://www.avacco.ru
Компания была создана в мае 1999 года. На сегодняшний день численность ее сотрудников — более 20 человек. Avacco Soft занимается разработкой собственного ПО под маркой Avacco, предназначенного для комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Система Avacco нацелена на компании из сферы оптовой и розничной торговли, услуг, сборочного производства, чья деятельность связана с множеством внутренних и внешних операций (контакты с заказчиками, отгрузки товара, этапы производственного цикла и т. п.).

Система Avacco как раз была создана с учетом этих требований и предназначалась для предприятий оптовой и розничной торговли, сферы услуг и сборочного производства — а это идеально подходило для компании “Элст”. Работы по внедрению были начаты летом 2001 года и длились год.

Внедрение

Перед началом внедрения специалисты компании Avacco провели экспертную диагностику — экспресс-обследование бизнеса заказчика. Целью его был сбор информации для уточнения задач, решаемых в ходе проекта, а также оценка масштаба и трудоемкости работ. По окончании экспресс-обследования была описана организационно-функциональная структура компании, составлены перечни продукции, услуг и работ. На подготовку технического задания ушло около двух месяцев. Поскольку “Элст” работает на рынке уже 10 лет и бизнес-процессы компании вполне устоялись, это помогло составить довольно точное техническое задание, что в дальнейшем способствовало успешному внедрению системы.

Для внедрения системы была сформирована проектная команда — группа автоматизации, в которую вошли представители заказчика и специалисты Avacco Soft. Группа занималась только работами по внедрению, остальные сотрудники “Элст” привлекались лишь для необходимых консультаций.

Система внедрялась модуль за модулем. Сначала были автоматизированы финансовые потоки: получение безналичных средств от покупателя, безналичная оплата поставщику. Далее был внедрен модуль для автоматизации бухгалтерии, затем склады и логистика. Такое постепенное внедрение оказалось довольно удобным, потому что каждый следующий модуль присоединялся к уже отлаженной и работающей части системы. В завершение к новой системе были портированы данные о клиентах и партнерах из прежней системы, эксплуатация которой на этом завершилась. Здесь отметим, что в системе Avacco применена COM-технология, позволяющая организовать простой экспорт и импорт данных из других систем, а также использовать стандартные генераторы отчетов и создавать различные клиентские приложения. В целом внедрение заняло три месяца.

Процент доработок был невелик — менее 5% от общего объема системы. Причем эти доработки были связаны в основном с развитием бизнеса заказчика. Так, в январе 2002 года “Элст” подписала соглашение с Hewlett-Packard, после чего оборот компании увеличился, и это потребовало корректив в модуле автоматизации данного процесса. Кроме того, пришлось увязывать систему логистики “Элст” с логистикой компании НР. Все это произошло уже после написания ТЗ и, естественно, потребовало доработки системы Avacco.

Система установлена на рабочих станциях собственной сборки компании “Элст”. Один двухпроцессорный сервер обеспечивает работу порядка 60 компьютеров. Рабочие места в системе различаются по специфике отделов: каждое подразделение компании — это уникальное рабочее место. Например, отдел закупок, где работает 10 человек, считается одним рабочим местом со своей особой функциональностью.

Обучение пользователей проводилось одновременно с процессом внедрения системы. Кроме того, Avacco подготовила в штате компании-заказчика сотрудника, который впоследствии стал заниматься администрированием и сопровождением корпоративной информационной системы Avacco.

Сопровождение системы, которое осуществляет сама компания Avacco Soft, включает информирование заказчика о новинках в системе, консультации по техническим вопросам, связанным с ее эксплуатацией, а также различного рода бизнес-консультации (по учету, налогообложению и т. д.).

Интернет-магазин

Важнейшей частью проекта было создание Интернет-магазина. Он полностью интегрирован в общую систему автоматизации Avacco. Внедрение этой технологии помогло “Элст” реализовать идею распределенного бизнеса, в частности, эффективно работать с партнерами, находящимися в разных часовых поясах.

Теперь дилеры компании, зайдя на сайт http://online.elst.ru со своим паролем, могут получить доступ к прайс-листу и каталогу товаров, содержащему более 5 тыс. наименований продуктов, а также к информации о маркетинговых программах и текущему финансовому балансу. Кроме того, дилеры “Элст” через Интернет могут наблюдать за всеми стадиями прохождения своего заказа (размещение заказа, создание счета и накладных, отгрузки по этим накладным). При создании сайта реализована возможность просмотра заказов, как размещенных через Интернет, так и оформленных дилер-менеджерами “Элст” в офисе по запросам клиентов, сделанным по почте, телефону, через ICQ. Таким образом, дилеры могут в одном месте проконтролировать абсолютно все заказы, размещенные ими в компании “Элст”.

Особенность созданного Avacco Soft Интернет-магазина, через который “Элст” осуществляет онлайновую торговлю, состоит в том, что клиенты могут не только размещать заказы по фиксированным ценам, но и осуществлять так называемые “торги”, запрашивая более низкие цены на оптовые партии товаров. По словам начальника отдела маркетинга компании “Элст” Дмитрия Абрамова, процесс обмена запросами на снижение или увеличение цены между клиентом и дилер-менеджером “Элст” происходит в режиме реального времени, и в результате компромисса в системе появляется заказ, удовлетворяющий и пожеланиям клиента, и возможностям компании. “Этим система принципиально отличается от Интернет-магазинов, которые предлагают товары по жестким фиксированным ценам”, — отметил г-н Абрамов.

Дилер-менеджеры “Элст” могут использовать эту систему и для того, чтобы формировать коммерческие предложения клиенту, размещать их в системе онлайн-торговли и, таким образом, показывать дилеру выгоду от закупки оборудования. Система помогает продавцам предлагать клиентам готовые подборки оборудования, которые могут быть интересны именно этому клиенту, исходя из специфики его бизнеса. А клиенты имеют оперативную информацию о приходе того или иного товара на склад “Элст” и возможность своевременно размещать заказ на дефицитные позиции.

О результатах

Все работы по проекту были завершены в августе 2002 года. Были автоматизированы финансовые потоки в компании и товарные потоки: продажа, закупка, списание, возврат товара, перемещение товара между отделениями компании, сборка/разборка оргтехники.

Система Avacco существенно упростила и повысила эффективность работы финансового отдела, отделов закупок, продаж, логистики и других подразделений компании. По словам Дмитрия Абрамова, заметно уменьшилось количество ошибок при комплектации товара для клиентов компании. Сократилось время выполнения заявок. Уменьшились и накладные расходы, так как каждая транзакция, будучи автоматизированной, стала дешевле. После внедрения системы немного изменилась структура персонала компании “Элст”. Произошло сокращение штата (примерно в два раза) в технических службах, где сотрудники занимались выпиской счетов, накладных, подготовкой сопроводительных документов. Сокращение штата было проведено и в бухгалтерии, так как благодаря системе Avacco стало проще отслеживать движение финансовых потоков от партнеров компании — вендоров и дилеров.

С другой стороны, поскольку внедрение системы автоматизации привело к увеличению оборотов компании, было увеличено количество экспедиторов и водителей. В целом численность сотрудников “Элст” осталась примерно на том же уровне, что и до внедрения, но, отметил Дмитрий Абрамов, «…система позволила увеличить кпд каждого сотрудника”.

Реализация онлайновой торговли позволила повысить качество работы сотрудников отдела продаж за счет автоматизации рутинных операций. Кроме того, партнеры компании “Элст” получили удобные инструменты, полностью интегрированные в систему.

По словам представителей Avacco Soft, в результате выполнения данного проекта было создано не просто отдельное решение, подходящее для одной компании, но и общее для всех компаний, чья деятельность связана с оптовыми закупками и продажами. Такие качества системы, как гибкость и настраиваемость, позволяют применять ее и в торговых фирмах, на сборочных производствах, в промышленности и т. д. Работая над развитием продукта, Avacco Soft планирует нарастить функциональность системы, а также создать отраслевые и специализированные решения.

“Элст”
http://www.elst.ru
Компания образована в 1991 году. Широкопрофильный дистрибьютор, занимающийся продажами компьютерной техники и комплектующих, периферийного и сетевого оборудования. Структура компании позволяет выполнять оперативные поставки в любую точку СНГ. Отдел компьютерной сборки “Элст” занимается сборкой, тестированием и поддержкой компьютеров, продаваемых под торговой маркой Golf. В числе партнеров “Элст” — более 700 компаний, включая крупнейших оптовых продавцов компьютерной техники из Москвы и других регионов СНГ. На сегодняшний день в компании работает более 100 сотрудников.