С момента основания в 1996 году компания «Арома» выбрала направлением своего бизнеса оптовые закупки алкогольной продукции от импортных эксклюзивных поставщиков. Сначала это были вина Молдавии, затем Франции, Испании, Грузии, Чили. Продукция поставлялась не только в московские магазины, но и в регионы.
Однако очень скоро потребители продукции пожелали закупать для своих магазинов не только эксклюзивный товар, но и весь ассортимент алкогольной продукции. Тогда руководство компании «Арома» приняло решение заниматься и неэксклюзивными поставками. Вскоре при основном офисе был открыт небольшой розничный магазин, что стало первым веянием перемен. Постепенно пришло понимание, что хотелось бы формировать не чужую розничную сеть, а свою.
В 2000 году у компании было шесть собственных магазинов, в 2001-м — уже пятнадцать плюс пять франчайзи. На сегодняшний день у компании «Арома» тридцать четыре собственных магазина и семь франчайзи. Их силами уже открыты или готовятся к открытию фирменные магазины в Ярославле, Вологде, Орле, Санкт-Петербурге и Екатеринбурге.
Мотив автоматизации
Пока компания «Арома» была представлена одним торговым домом, а бизнес сводился к функциям отдела, с задачей автоматизации справлялась система «БЭСТ-4» компании «Интеллект-сервис» (http://www.intellect-service.ru). Но сегодня «Арома» — это холдинг, в который входят три компании: сеть розничных магазинов «Ароматный мир» (ООО «Арома Маркет»); оптовая торговля эксклюзивным товаром (ТД «Арома») и «Арома Трейд», которая занимается доставкой алкогольной продукции как в свои, так и в сторонние магазины.
Когда бизнес компании начал стремительно расти и стали появляться отделы маркетинга, финансового планирования, закупок и т. п., то у каждого отдела появились и свои конкретные задачи. Четвертая версия системы «БЭСТ» оказалась довольно жесткой и не позволяла гибко подстраиваться под изменения бизнеса. Кроме того, база данных перестала удовлетворять потребностям предприятия и по объему, и по производительности. С появлением различных отделов и ростом бизнеса стала необходимой поддержка оперативного управления им, а для этого от системы требовалось формировать аналитические отчеты в самых разнообразных формах и разрезах.
Однако, несмотря на зреющую неудовлетворенность, ситуация была не слишком острой и такое положение вещей можно было какое-то время терпеть. Окончательным же мотивом, который послужил толчком к внедрению новой автоматизированной системы, стало то, что «БЭСТ-4» не вполне подходила для автоматизации розничной торговли. В частности, не была отрегулирована ситуация с различными штрих-кодами в магазинах розничной сети.
«Вопрос о выборе новых программ встал в тот момент, когда мы еще даже не знали, что у нас будет расти сеть магазинов», — признался Юрий Король, руководитель информационно-аналитической службы холдинга «Арома».
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Число сотрудников: Руководитель: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Число сотрудников: Руководитель: Решение: |
Критерии выбора
Одним из требований к новому решению был состав оборудования и количество лицензионного системного ПО. «Мы являемся официальными пользователями Novell и не собираемся от этого ПО отказываться, — пояснил Вячеслав Легеза, главный специалист по оборудованию и системной части холдинга «Арома». — Нас принципиально не устраивал сервер Microsoft Windows NT, так как он требует перезагрузки при изменении параметров. Мы же искали клиент-серверный вариант. Поэтому, исходя из того, какое оборудование и системное ПО мы уже закупили на тот момент, из его мощностей, надо было выбрать программу, которая позволила бы избежать новых затрат на оборудование и системное ПО. А затраты обещали быть серьезными».
Кроме того, торговля алкоголем имеет определенную специфику, которая должна находить отражение не только в программном обеспечении. Внедрение подобной системы требует еще и коллектива разработчиков, который знаком с этой спецификой не понаслышке. Дело в том, что у каждого товара этой группы есть огромное количество параметров: крепость, литраж, содержание сахара, различные ставки НДС для импортного товара, акцизные марки и т. д. Очень многие программные решения этих особенностей не учитывали.
«Когда руководство принимает решение о переводе компании на новую информационную систему, мало кто понимает, в какие сроки этот перевод должен укладываться, — рассказывает Юрий Король. — Люди, занимающиеся разработкой и внедрением ИС, понимают, что перевести крупную компанию с одной системы на другую за месяц или два невозможно. Желаемый минимум для такого перехода составляет не менее четырех месяцев. Руководство это не вполне понимало и пыталось найти некий готовый проект, который мы могли бы «натянуть» на структуру «Аромы».
Фирма «Алеф Консалтинг&Софт» (http://www.alef.ru) предложила интересное решение, которое очень заинтересовало специалистов холдинга. «Но когда мы спросили их: «А есть ли у вас люди, знающие наш бизнес, и как вы собираетесь решать наши задачи?», то получили ответ — вы нам все разрисуете, а мы это сделаем, — вспоминает Вячеслав Легеза. — «Рисовать» нам пришлось бы года полтора, а сроки у нас были крайне ограниченные. Можно найти прекрасную программу, но если коллектив никогда не решал подобных задач, то ничего хорошего не получится. Дело даже не в готовности продукта, а в том, чтобы специалисты разговаривали на одном языке».
Весь 1999 год ушел на поиски приемлемого программного решения, пока изыскательская тропа не привела специалистов «Аромы» в компанию «Софт-Вест», которая на тот момент предлагала проект «Диас Плюс», разработанный для торговли алкогольной продукцией. По своим параметрам он наилучшим образом соответствовал пожеланиям «Аромы» — в них, помимо прочего, входило требование обеспечить хотя бы в легкой форме информационную безопасность системы.
| ЗАО «Софт-Вест» http://www.soft-west.ru |
| Компания и разрабатываемый ею программный комплекс ДОМИНО имеют 10-летнюю историю. «Софт-Вест» специализируется на комплексной автоматизации управления бизнесом в различных отраслях, включая розничную и оптовую торговлю, сферу досуга и общественного питания. Система ДОМИНО и решения на ее основе установлены более чем на тысяче объектах, а суммарное число установленных рабочих мест превысило 10 тыс. |
Дело в том, что в предшествующей системе компании база данных была открыта для осознанных изменений. Поэтому не было никаких препятствий тому, что какой-нибудь продвинутый хитрый пользователь откроет файл формата DBF и внесет в него изменения. В маленьком магазине, где стоят две-три кассы, это еще можно отследить. Но в магазине с большими оборотами, с множеством касс, а тем более в компании с большим количеством магазинов отследить это практически невозможно. «Во многих системах не существует защиты от внесения осознанных изменений в базу данных, — объясняет Вячеслав Легеза. — Любая система, в которой имеются поля, открытые для изменения, для большого предприятия в принципе не годится».
В решении ДОМИНО, которое демонстрировали специалисты компании «Софт-Вест», эта проблема решалась формированием электронной подписи. Все изменения в документах автоматически требуют электронной подписи вносящего их пользователя. Применять более жесткую систему информационной безопасности в данном случае, пожалуй, было бы неразумно. Во-первых, это замедлит работу системы и потребует больше вычислительных ресурсов. А во-вторых, любую систему, связанную с криптографией, при разрушении данных тяжело восстанавливать.
Кроме того, в системе ДОМИНО более жестко были прописаны механизмы администрирования с точки зрения разделения ресурсов, разделения пользователей, протоколирования действий пользователей и т. п. Например, в сложном бизнес-процессе менеджеру порой приходится оформлять отгрузку товара, выписывать счет или формировать заказ для клиента, договор с которым просрочен или не заключен вовсе. Система сама автоматически проверяет часть информации в жестком (запрещение) или в мягком режиме (предупреждение).
Если менеджер вопреки предупреждению проводит операцию, то в отчетах об этом событии появится надлежащая информация. По протоколу не составит труда выяснить, кто конкретно совершил это действие. На сегодняшний день фирма «Арома Маркет», управляющая сетью розничных магазинов, в день выписывает до трехсот накладных. Оптовая торговля — это еще около 200, плюс транспортная фирма «Арома Трейд» — 150—200 документов ежедневно. Итого получается около 500 документов каждый день. Поэтому решение на базе ДОМИНО оказалось наиболее приемлемым для холдинга, так как помимо прочих достоинств позволяло повысить управляемость бизнес-процессами компании.
Превратности бизнеса
На момент выбора системы перед Торговым домом «Арома» еще не стояла задача открытия сети из 40 магазинов. Но в процессе внедрения ИС в компании начались изменения. Если сначала речь шла об одной компании и трех магазинах, то месяца через два после начала внедрения было уже три компании и десять магазинов в перспективе. Внутренне все участники проекта чувствовали, что за ограниченный срок — декабрь и семь дней каникул в январе — они не в состоянии перевести весь Торговый дом «Арома» с «БЭСТ» на новую систему ДОМИНО. «В конце ноября 1999 года уже обсуждался план перехода с предшествующей системы на ДОМИНО, — вспоминает Юрий Король. С трудом удалось убедить руководство еще на год оставить Торговый дом «Арома» со старой системой, а ДОМИНО обкатать на новой организации — «Арома Маркет». Она тогда буквально месяца два как начала функционировать, и у нее на тот момент было всего три магазина».
Однако взятый за основу проект «Диас Плюс» был тогда адаптирован для «Аромы» только на 40%. Поэтому пришлось пойти на компромиссное решение — взять «Магазин 2000», стандартный продукт компании «Софт-Вест», и начать его видоизменять. Это было типовое решение для магазинов самообслуживания, подразумевавшее некую фирму с единым складом, которая с этого склада поставляет продукцию в собственные магазины. Чтобы проект устраивал «Арому» с точки зрения технологии работы с собственной сетью магазинов, в продукт пришлось внести серьезные изменения. Но, несмотря на все сложности, процесс прошел достаточно успешно, и с 10 января магазины «Ароматного мира» заработали под управлением новой системы. До мая шла доработка проекта с учетом специфики десяти розничных магазинов «Арома Маркет».
«Где-то с мая мы начали задумываться о том, чтобы с Нового года перевести две оставшиеся компании — ТД «Арома» и «Арома Трейд» — на единую систему ДОМИНО, — вспоминает Юрий Король, — чтобы все три компании были охвачены единой инфраструктурой с едиными товарными справочниками, контрагентами и т. д. Это позволило бы формировать всевозможные отчетности: товар мог бы ходить из одной организации в другую, в третью и возвращаться».
Тонкость здесь вот в чем. В торговле алкогольной продукцией довольно часто возникает ситуация, когда нужный клиенту товар числится в одном месте холдинга, а отгружаться должен из другого места. Это вовсе не связано ни с какими махинациями, а связано в первую очередь с российским законодательством. Товар в регионы отгружается с одной акцизной маркой, в Московскую область — с другой, по Москве — с третьей, а в какие-то регионы вообще может уходить без марок. При этом стоимость самих марок тоже разная, следовательно, разная и цена продукции. Вот потому формально и существует очень много складов, с которых отгружается товар для конечного потребителя (хотя физически все эти склады могут находиться в одном месте). И в такой ситуации система должна очень быстро осуществлять переброски товара.
Компромиссное ТЗ
Как признался Юрий Король, «…к сентябрю 2000 года мы с компанией «Софт-Вест» уже поняли, что не успеваем к 1 января в полном объеме сделать то, о чем договорились в техническом задании».
Первоначально планировалось, что «Арома» выдает полное техническое задание, на основании которого специалисты «Софт-Вест» проводят работы. «Компании, которая выполняет проект на заказ, мы, со своей стороны, должны были более полно предоставить информацию по всем участкам оперативного учета, — рассказывает Юрий Король. — Но в один прекрасный момент мы поняли, что сотрудники «Аромы» все время загружены своей повседневной работой и получить от них необходимую информацию или обсудить переход на новую программу удается с очень большим трудом». В июне стало очевидно, что если все пойдет такими темпами, то к концу года систему не удастся сдать заказчику.
Поэтому было принято решение о том, что к написанию технического задания подключаются специалисты «Софт-Веста». Это происходило так: представитель «Софт-Веста» в беседе с ответственными за определенное АРМ сотрудником холдинга «Арома» рассматривал некий участок работы. На основании собранного этим представителем материала готовился документ, который вписывался в представления о технологии проектирования. По электронной почте этот материал высылался заказчику, где его изучали и корректировали. На каком-то этапе документ утверждался. Параллельно шла разработка этого участка проекта, и через несколько недель уже можно было демонстрировать его воплощение средствами платформы ДОМИНО.
Кажется странным, что внутри компании «Арома» написание ТЗ встречало такие сложности, но в то же время удавалось обсудить эти задачи со специалистами «Софт-Веста». «Руководство холдинга «Арома» было вынуждено издать приказ, который обязывал каждого нашего сотрудника, участвующего в создании того или иного АРМ, на время написания ТЗ по этому участку подчиняться отделу ИТ напрямую, — пояснил Юрий Король. — Когда назначили ответственных, отказаться они уже не могли. Если человек приезжал, я договаривался о встрече, и полчаса-час нам выделяли».
Со стороны «Софт-Вест» в рабочую группу входило в разное время от четырех до шести человек. Но, пожалуй, самое сложное в этой работе заключалось в том, чтобы соединить отдельные законченные участки. «Работа постановщика как раз и заключается в том, чтобы переварить всю проходящую через него информацию и определить пути интеграции своей задачи с другими задачами. Причем сделать это нужно таким образом, чтобы в итоге все задачи слились в единую систему», — пояснил Сергей Шаламов, коммерческий директор компании «Софт-Вест».
В силу того, что на стандартную схему — когда пишется ТЗ, утверждается и на его основании начинается разработка системы, — не оставалось времени, было принято решение разбить ТЗ на отдельные сегменты. Каждый сегмент утверждался, и на основании его делался макет. За счет того, что работа велась параллельно, удалось добиться существенного выигрыша по времени. «Благодаря такому подходу мы увеличили темпы разработки системы, — пояснил Сергей Шаламов. — Правда, на заключительных этапах приходилось вносить некоторые изменения, чтобы увязать все участки учета друг с другом».
Опытная эксплуатация началась, когда были закончены все минимально необходимые блоки для старта системы. Со 2 по 12 января 2001 года, в период рождественских каникул, в «Ароме» день и ночь шел экспорт данных из «БЭСТ-4» в ДОМИНО. «Мы не знали предшествующую программу очень глубоко, следовательно, не могли обеспечить полную миграцию данных, — признался Сергей Шаламов. — Но мы обеспечили процедуры приема данных. Разные модели хранения данных не позволяли наладить обмен путем простой перекодировки или выгрузки данных, поэтому пришлось перерабатывать данные, обрабатывать и загружать их в нашу систему».
К середине января два предприятия уже работали в новой оболочке ДОМИНО, которая предоставляла необходимый функциональный минимум. А внедрение некоторых подзадач было отложено на более поздний период. Поэтому после старта системы начался период, когда шла доработка, поддержка, внесение исправлений в соответствии с написанным ТЗ. К маю-июню 2001 года эти работы были завершены.
Итог
Для удобства пользователей каждое рабочее место постарались оставить в той структуре, в которой оно существовало в предшествующей системе. Если человек занимался приходом товара, то для него все осталось практически таким же за исключением, может быть, какой-то дополнительной информации, которую он теперь мог ,оперативно получать. «Система позволяет строить для каждого пользователя свое АРМ, — рассказывает Сергей Шаламов. — Для этого мы определили, какие действия выполняют пользователи на своем рабочем месте. Таким образом, изменения для пользователя проходят гораздо спокойнее — он не путается и не теряется, ему нет необходимости знать сразу всю систему целиком».
В процессе внедрения решения на базе ДОМИНО в «Ароме» была сформирована служба, которая в данный момент занимается поддержкой и развитием системы. «Сейчас мы уже сами в состоянии модифицировать и видоизменить этот проект под свои нужды, — рассказывает Юрий Король. — Система хороша тем, что программисты, которые в свое время прошли обучение в «Софт-Весте» и умеют программировать на внутреннем языке ДОМИНО, в состоянии писать и формы для довольно сложных отчетов. А после углубленного обучения программисты уже могут самостоятельно дорабатывать проект». За время эксплуатации системы в «Ароме» полностью сменился план счетов, были написаны формы отчетов, необходимые для каждого коммерческого подразделения. На сегодняшний день подобных отчетов в компании более двухсот. Эти изменения ИТ-специалисты смогли сделать своими силами, без привлечения «Софт-Веста».
Кроме того, за время эксплуатации был изменен порядок заказа для удаленных магазинов. Дело в том, что в компании «Арома» возникла потребность лимитировать запасы товаров в магазинах, поскольку это «замороженные» деньги. И для сети из трех десятков магазинов сумма получается весьма внушительной. Поэтому по специальному алгоритму, который предложил отдел маркетинга, выставили лимитные показатели для каждого товара, и теперь магазины уже не могут, как прежде, заказывать товар в произвольном объеме.
«Но больше всего нашему руководству понравилось то, что ДОМИНО в состоянии показывать бюджеты доходов и расходов не просто по фирме в целом, а по конкретным коммерческим подразделениям», — добавляет Юрий Король. Различные подразделения «Аромы» занимаются поставками в регионы, по Москве, в рестораны и бары, работой с франчайзи. Поэтому при анализе их деятельности руководство холдинга может оценить, какое направление доходно, а какое нет. С момента внедрения системы ДОМИНО некоторые направления были закрыты, поскольку обнаружилась их убыточность, а некоторые, наоборот, начали развиваться более интенсивно.
«По моим оценкам, система, которая сейчас внедрена на нашем предприятии, стоит в четыре-шесть раз дороже, чем мы заплатили «Софт-Весту», — считает Юрий Король. Но даже если не принимать во внимание субъективные оценки, есть факты, с которыми трудно поспорить. Прежде всего руководство холдинга уже не может принимать стратегических решений и руководить компанией, не опираясь на отчеты, сформированные системой. Более того, сейчас, когда заключается договор о сотрудничестве с новым франчайзи, то в документах вписывается как обязательное условие «…вести учет на системе ДОМИНО». При этом часть расходов готов на себя брать холдинг. Это объясняется тем, что передача данных в единую базу данных позволяет получать любые отчеты по продажам, закупкам, оплате, расходованию не только по своей компании «Арома», но и по франчайзи. «Франчайзи — это не тело компании, а рука, — полагает Вячеслав Легеза. — То есть они торгуют только нашим товаром под нашим именем. Поэтому естественно желание руководства их контролировать».
В свою очередь, и сама система ДОМИНО не стоит на месте. На сегодняшний день вышла 8-я версия продукта, которая работает под СУБД Oracle. Безусловно, внедрение этой версии в холдинге «Арома» могло бы не только существенно ускорить работу пользователей, но и облегчить задачу администрирования системы. Но планы компании по расширению системы Вячеслав Легеза прокомментировал довольно сдержанно и осторожно: «Все будет зависеть от развития бизнеса нашей компании. Если бизнес будет идти, то все будет развиваться. Не будет развития бизнеса, значит, будем довольствоваться тем, что уже есть».
| ЗАО «Торговый дом «Арома» http://www.aroma.ru |
|
Компания образована в начале 1996 года. Обладая генеральной импортной лицензией, «Арома» выступает как эксклюзивный дистрибьютор на территории Российской Федерации продукции целого ряда зарубежных компаний, в том числе Barton Brands (США), Cognac Landy (Франция), Joseph Duvernay (Франция), Les Chais Beaucairois s.a. (Франция), La Maison Francois Paquet s.a. (Франция), Wenneker Distillers BV (Голландия), Inver House Distillers (Шотландия), First Ireland Spirits Co. Ltd. (Ирландия) и других.
На сегодняшний день «Арома» представляет собой холдинг из трех компаний: «Арома Маркет» (сеть розничных магазинов), ТД «Арома» (оптовая торговля) и «Арома Трейд» (доставка грузов). Розничная сеть состоит из 34 собственных магазинов и семи франчайзи. Продукция ТД представлена более чем в 250 городах России. В 1998 году ТД «Арома» награжден дипломом "Золотой бизнес-98", присужденным Институтом маркетинга Российской экономической академии им. Г. В. Плеханова, Московским фондом защиты прав потребителей и сертификационным центром «Ростест-Москва». |
