Московская компания Elsie специализируется на дистрибуции компьютерных комплектующих, периферийного, сетевого и офисного оборудования. Она работает с несколькими десятками поставщиков аппаратных средств, в том числе с такими грандами технологической отрасли, как Seagate, Fujitsu, IBM, AMD, Intel, ViewSonic, Sony, LG Electronic, NEC, HP и Epson.
В середине прошлого года перед компанией встала необходимость скорейшей реорганизации учетно-финансовой деятельности и внедрения новой корпоративной информационной системы. К этому времени Elsie уже использовала ряд разрозненных, не связанных между собой учетных программ. Это нередко приводило к дублированию, искажению, задержке, а иногда и к потере информации. Имевшиеся системы не удовлетворяли требованиям компании по надежности и устойчивости.
В результате трехмесячных исследований российского рынка ERP-систем руководство Elsie остановилось на системе Navision Attain, которую специалисты компании сочли оптимальным выбором по соотношению цены и функциональных возможностей. Решающими факторами при этом стало то, что в Navision Attain имеются модуль российской бухгалтерии и необходимая внешняя отчетность, а также наличие законченных внедрений в России на предприятиях различного уровня и профиля деятельности. В качестве поставщика решений Navision была выбрана компания «Импакт-Софт», в послужном списке которой уже значился не один десяток успешных проектов.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Решение: |
По классической схеме
Проект внедрения ERP-системы в Elsie стартовал в декабре прошлого года. В команду внедрения были включены три специалиста из «Импакт-Софт» и три сотрудника ИТ-подразделения Elsie. На первом этапе был создан управляющий комитет проекта, в состав которого вошли менеджеры проекта от обеих сторон, а также генеральный директор, финансовый директор, исполнительный директор и руководитель ИТ-подразделения Elsie. Комитет принял документ, получивший название «Суммарный объем работ», а также утвердил сетевой график и определил критерии успеха проекта.
Процесс внедрения был построен по классической схеме. Всем работам предшествовало обследование бизнес-процессов и построение модели as is ("как есть сейчас"). Затем последовали реинжиниринг бизнес-процессов и построение модели to be ("как должно быть"). Далее шли: дизайн системы под модель to be, дизайн и разработка дополнительной функциональности, групповое и индивидуальное обучение пользователей, полное интеграционное тестирование системы. Дальнейшие фазы включали подготовку и перенос начальных остатков, запуск системы в промышленную эксплуатацию. На завершающих стадиях планировалось сопровождение системы партнерами и «горячая» поддержка пользователей в течение первых двух недель работы.
| "Импакт-Софт" http://www.impactsoft.ru |
|
Первый авторизованный Центр решений Navision (NSC) в России. Осуществляет проекты внедрения решений Navision (теперь Microsoft Business Solution) в России и странах СНГ начиная с 1994 года. К настоящему времени на счету компании — более 75 успешных проектов. По результатам 2001 года российское представительство Navision (http://www.navision.ru) признало "Импакт-Софт" лучшим партнером по Navision Attain. В июне текущего года "Импакт-Софт" получила статус Золотого Центра решений Navision.
Кроме того, с 2001 года "Импакт-Софт" имеет статус центра дистрибуции, обучения и сертификации по системе управления розничной торговлей Retail Back Office компании GO Pro Landsteinar Development. |
Внедрение и мотивация сотрудников
Общая продолжительность проекта составила 5 месяцев — с декабря 2001 года по апрель 2002-го. В январе был внедрен модуль «Финансы», в котором теперь стали учитываться все финансовые операции Elsie, расчеты с клиентами и поставщиками, операции на расчетных счетах компании. Поскольку модуль детально проработан и хорошо продуман, на данном этапе проекта даже не потребовалось вносить изменения в стандартную версию.
Зато многочисленные изменения, связанные с особенностями бизнеса Elsie, потребовались в модулях «Склад», «Продажи и клиенты» и «Покупки и поставщики» (они были запущены в промышленную эксплуатацию в апреле 2002 года). Здесь были полностью изменены функции резервирования товаров и механизм ценообразования, переделаны основные формы работы с заказами покупки и продажи. Но благодаря гибкости системы Navision внедренцы смогли филигранно автоматизировать существующие бизнес-процессы Elsie, от которых зависит ее конкурентное преимущество на рынке.
Одним из важных факторов, предопределивших успех проекта, стала грамотная мотивация всех сотрудников компании-клиента, которым предстояло стать пользователями новой системы. Наиболее активные сотрудники, от которых команда внедрения постоянно получала ценные замечания, по завершении проекта были премированы. С противниками проекта, количество которых уменьшалось с каждым днем, регулярно проводились персональные воспитательные беседы с целью разъяснить преимущества системы.
Следует отметить тщательную проработку деталей проекта, включая создание эргономичных форм для пользователей и организацию удобных дополнительных функций (импорт и экспорт заказов в Microsoft Excel, копирование строк заказов из одного документа в другой, мощный блок статистики продаж), а также грамотно проведенное обучение пользователей. В результате уже после первой недели работы с Navision большинство пользователей вполне освоились с системой, и эффективность их труда выросла.
Полная интеграция всех бизнес-процессов в одной системе позволила руководству компании улучшить контроль за деятельностью фирмы и освободить время от бесконечного сведения различных данных для стратегического планирования и управления.
"Первые итоги использования решения Navision в нашей компании показали, что это не только интегрированная система для учета всех операций, но и надежный и мощный инструмент для оперативного и стратегического управления компанией, быстрый и удобный механизм формирования основных управленческих решений, — говорит менеджер проекта Виталий Свиридов. — Широкий спектр модулей системы охватывает все участки и отделы нашего предприятия, а открытость программного кода позволяет собственными силами гибко модифицировать приложение при изменении бизнес-процессов".
Скорость, точность, достоверность
Уже на первых этапах проекта стали очевидными преимущества новой системы. Благодаря внедрению системы Navision удалось значительно увеличить скорость обслуживания клиентов — проведенные в Elsie исследования и хронометраж подтверждают факт сокращения времени оформления заказов. Так, на обработку заказа, содержащего 10 позиций, оператору в старой системе требовалось 170 с, теперь же это время сократилось более чем в два раза, до 80 с.
Решение, разработанное на платформе Navision, позволяет менеджерам Elsie получать полную и качественную информацию, вести товарный, финансовый и управленческий учет. Большое количество аналитических признаков с подробной степенью детализации выстраивает финансово-управленческий учет по требованиям компании-клиента. Огромный объем информации стал доступен всем подразделениям компании. Автоматизация позволила снизить расходы на персонал, а у сотрудников компании появилось время для аналитической работы. Для отгрузки товаров с удаленных складов и для работы ряда пользователей организован доступ к системе через Интернет.
«Решение Navision — это гибкая, открытая, легкая для обучения система, помогающая справиться с любыми задачами, — резюмирует генеральный директор Elsie Илья Орлов. — Удобный интерфейс позволяет сократить время обработки заказов вдвое. Благодаря наличию встроенных средств разработки можно получать любой отчет в нужной форме, что очень удобно для руководителя. Кроме того, система позволяет вести отгрузку товаров с разных складов, в том числе с удаленных. Появилась возможность совместить в единой информационной системе финансовый, товарный и бухгалтерский учет. Простота настройки финансовых и бухгалтерских отчетов гарантирует быструю адаптацию системы к изменениям российского законодательства. При дальнейшем развитии проекта мы планируем в сентябре открыть Интернет-портал, что сократит большую часть рутинной работы и откроет для наших дилеров свободный доступ к информации о складских запасах и резервированию транзитов. Таким образом мы улучшим сервис для клиентов и получим еще одно конкурентное преимущество. Планируется также внедрение модуля транспортной логистики для оптимизации складских запасов и перевозок".
Не разочаровало руководство Elsie и сотрудничество с партнерами. "Благодаря квалифицированной работе специалистов "Импакт-Софт" наши требования к системе качественно и быстро были удовлетворены, и мы собираемся продолжить наше плодотворное взаимодействие», — говорит Илья Орлов.
| Elsie http://www.elsie.ru |
| Компания, основанная в 1991 году, занимается дистрибуцией компьютерных комплектующих, периферийного офисного и сетевого оборудования. Elsie — эксклюзивный дистрибьютор в России корпорации Acorp International, имеет партнерские соглашения с Seagate, Fujitsu, IBM, AMD, Intel, ViewSonic, Sony, LG Electronic, NEC, HP, Epson, 3Com и другими известными поставщиками. |
