Внедрять ERP-систему — дело нелегкое

В 1919 году декретом Совета народных комиссаров в здании казенного военного склада № 1 в Нижнем Новгороде был образован "Фармацевтический завод № 10". Тогда на заводе 35 человек с преобладанием ручного труда выпускали галеновые препараты. Вот бы удивились народные комиссары 80 лет спустя, узнав, что учрежденное ими предприятие станет одним из лидеров среди российских компаний по производству и продажам мягких лекарственных форм.

Но маловероятно, что ОАО "Нижфарм" удалось бы занять достойное место в десятке крупнейших российских производителей фармацевтической продукции, если бы в середине 90-х годов вовремя не был решен вопрос автоматизации основных функций финансово-хозяйственной деятельности. Специалистами компании "Нижфарм" были созданы и запущены в эксплуатацию автоматизированные рабочие места, объединенные в единую систему с общей базой данных. Тогда же прошло первоначальное обучение персонала, на предприятии появились люди, имевшие опыт работы с компьютером.

Но развитие предприятия шло быстрыми темпами, и к концу 1997 года система уже не справлялась с возросшими требованиями бизнеса. Перестала она соответствовать и промышленным стандартам в ИТ. "На мой взгляд, в руководстве предприятия были люди, которые стремились сделать его передовым; в связи с этим, естественно, рассматривались и вопросы внешних инвестиций, — рассказывает Андрей Крылович, директор департамента корпоративных информационных систем компании TopS BI. — Но чтобы получить те же инвестиции, необходимо обеспечить прозрачность того, что происходит на предприятии".

В итоге в компании "Нижфарм" была разработана концепция стратегического развития до 2003 года, которая предусматривала доведение процесса производства до уровня, соответствующего международным стандартам. Один из элементов этой концепции — внедрение единой управленческой системы, обеспечивающей комплексную автоматизацию бизнес-процессов и управление информационными потоками предприятия. Такая система должна соответствовать международным требованиям качества и предоставлять оперативную информацию для принятия решений и оптимизации процесса управления.

Для решения поставленной задачи в компании "Нижфарм" рассмотрели три основных пути: внедрение интегрированной ERP-системы зарубежного поставщика; установка отечественных комплексов автоматизации; совершенствование собственной разработки.

Профиль клиента
Компания: ОАО "Нижфарм" Местонахождение: Нижний Новгород Число сотрудников: около 1000 человек Руководитель проекта: Дмитрий Будылин, начальник отдела информационных технологий Проблема: Выбор и внедрение системы, обеспечивающей комплексную автоматизацию бизнес-процессов и управление информационными потоками и соответствующей международным требованиям качества

Профиль партнера
Компания: TopS BIn Местонахождение: Москва Число сотрудников: около 200 человек Руководитель проекта: Андрей Крылович, директор департамента корпоративных информационных систем Решение: Внедрение системы Baan IV

Департамент информации и его функции

Специалисты департамента информации компании "Нижфарм" имели неплохие наработки в области автоматизации предприятия. Система работала, охватывая весьма значимые участки жизнедеятельности: управление сбытом, снабжением и складами; ведение основной технологической информации (формулы и рецептуры); расчеты с поставщиками и клиентами; управление персоналом, расчет зарплаты. Поэтому совершенствование собственной разработки представлялось очень заманчивым. Задача сводилась к тому, чтобы на основе имеющейся на предприятии системы АСУ, реализованной по концепции автоматизированных рабочих мест, силами своих специалистов разработать и внедрить новую версию ИС на качественно новой программно-аппаратной платформе.

"Однако все оказалось не так просто, — признался Дмитрий Будылин, начальник отдела информационных технологий компании "Нижфарм". — Переход от написания отдельных модулей к интегрированным решениям подразумевает совершенно иные формы организации труда. Качественная разработка таких систем зависит уже не столько от наличия в штате предприятия хороших программистов, сколько от слаженности команды и эффективности технологии разработки". Для разработки полноценной системы в составе подразделения должны быть не только программисты, но и специалисты, знакомые с такими задачами, как управление проектом; аналитические исследования, нацеленные на поиск рациональных решений с учетом специфики заказчиков; техническое проектирование; подготовка документации и последующее сопровождение ПО. "По-моему, возможность появления в России серьезных тиражных систем, локализованных специалистами отдельного предприятия, очень мала, — утверждает Андрей Крылович. — Почему и появились компании, которые профессионально занимаются ИТ с точки зрения как системно-технических платформ, так и управленческих бизнес-технологий".

Взвесив все доводы "за» и «против", разработчики пришли к выводу, что создание комплексной системы своими силами, при отсутствии достаточно ясно поставленной задачи слишком затянет процесс проектирования. "Отдел информационных технологий компании "Нижфарм" не обладал организационной структурой, штатом специалистов и финансовыми возможностями для создания конкурентоспособной корпоративной информационной системы, — признается Дмитрий Будылин. — Более того, деятельность по созданию ПО не была основной в работе предприятия, поэтому развертывание соответствующей организационной структуры и увеличение штата отдела программных разработок ради создания одной системы управления было бы ошибкой для компании".

Наверное, не будет преувеличением назвать решение сотрудников отдела ИТ достойным примером профессионального мужества. Это редкий случай, когда сотрудники ИТ-подразделения отказываются от идеи использования собственных разработок в пользу внедрения стороннего решения. Как правило, ИТ-службы на предприятиях считают, что внедрение сторонней системы представляет для них опасность. На самом деле серьезная ERP-система интегрирует в себе знания очень большого количества специалистов: финансистов, логистиков, производственников и т. д. Специалистам по ИТ свойственно рассматривать деятельность предприятий со своей точки зрения. Поэтому внедрение подобной системы может предоставить им возможность очень серьезного профессионального роста. Когда сотрудники отдела автоматизации переходят на сопровождение ERP-системы, они начинают лучше понимать бизнес предприятия, так как их работа протекает на стыке информационных и бизнес-технологий.

Выбор между родиной и заграницей

В 1997 году выбор отечественных систем был не слишком велик. Пожалуй, только решения от компаний "Галактика" и "БОСС-Корпорация" могли претендовать на роль основы для создания корпоративной ИС. Правда, эти системы были ориентированы главным образом на небольшие предприятия. Скорость обработки информации при увеличении числа пользователей и объемов баз данных оказалась бы просто неприемлемой для предприятий среднего и крупного размера. "Кроме того, в то время разработчики этих систем переживали непростой процесс перехода на новые технологии. Поэтому в "Нижфарм" было принято решение о внедрении на предприятии готовой западной ERP-системы», — комментирует выбор Дмитрий Будылин.

Надо еще раз отдать должное профессионализму сотрудников ИТ-подразделения компании "Нижфарм". Они довольно отчетливо представляли себе, с какими сложностями им придется столкнуться при внедрении такого масштабного решения, как готовая западная ERP-система. В данном случае не только предприятие предъявляет свои требования к системе, но и само оно должно отвечать некоторому перечню факторов.

К обязательным факторам для внедрения специалисты "Нижфарм" относили: устойчивое финансовое положение предприятия; заинтересованность руководства во внедрении и ясное понимание конечных целей внедрения системы; наличие собственных специалистов по ИТ.

Кроме того, желательным в ИТ-отделе считали наличие реально работающей АСУ с описанием основных информационных потоков в ней; формирование "рабочей группы" из управленцев — потенциальных пользователей системы; развернутую компьютерную сеть. На момент выбора системы в компании "Нижфарм" присутствовали как обязательные, так и желательные факторы для внедрения ERP-системы.

С точки зрения требований к структуре это должна была быть система, работающая на UNIX-платформе; она должна была быть масштабируема и реализована по клиент-серверной технологии. В 1997 году эти платформы и технологии были наиболее перспективны с точки зрения производительности и надежности. И конечно же, рассматриваемый ряд решений ограничивался сверху стоимостью, а снизу функциональностью.

Как же выбрать?

Выбор решения потребовал проанализировать характеристики всех представленных на рынке зарубежных систем по следующим критериям:

• современный технический уровень;
• соответствие стандартам качества ISO 9001;
• возможность использования в процессе внедрения собственной базы данных;
• гибкость, открытость, настраиваемость;
• соотношение цена/качество;
• стоимость внедрения и сопровождения;
• четкая политика фирмы разработчика на российском рынке и наличие представительства в России;
• локализация;
• наличие на российском рынке системных интеграторов, имеющих опыт внедрения системы;
• наличие успешных проектов внедрения системы на фармацевтических предприятиях.

Кроме того, функциональность системы должна была соответствовать специфике производства компании "Нижфарм". "Наше производство невозможно без детального определения технологических маршрутов и операций с учетом иерархии рабочих центров и механизмов, — рассказывает Дмитрий Будылин. — Динамичный рынок лекарственных препаратов требует от нас оперативного планирования и отслеживания производственных партий, а также гибкого управления отпуском материалов в производственную партию. Для организации сбыта и ведения эффективного маркетинга требуются легконастраиваемые средства построения логистики, статистики продаж, закупок в различных разрезах и ведения аналитического учета как по каждому лекарственному средству, так и по фармгруппам. Ведение финансовой дисциплины со многими поставщиками требует эффективных средств управления счетами дебиторов и кредиторов с оперативным отслеживанием дебиторско-кредиторской задолженности".

Любой лекарственный препарат сопровождается полной историей его производства, потому что если возникают рекламации на этот препарат, необходимо найти причину, почему это произошло. Прежде всего речь шла о возможности детально описать в системе формулы (рецептуры) готовых лекарственных средств с определением промежуточных продуктов, входящих в состав основного, а также материалов, для которых необходима предварительная обработка.

Конкретные перечисленные требования к выбору ERP-системы позволили сузить круг рассматриваемых решений. На основе проведенного анализа руководство компании "Нижфарм" приняло решение о начале проекта внедрения системы Baan. И 23 февраля 1998 года был подписан договор с системным интегратором — компанией TopS на внедрение системы Baan IV. В свою очередь, "Нижфарм" заключила договор с компанией Baan на поставку и поддержку 12 одновременно работающих пользовательских лицензий.

Группа компаний TopS BI http://www.topsbi.ru

Группа компаний TopS ведет свою историю на рынке с 1991 года. TopS Business Integrator образована в сентябре 2001 года на базе интеграторской части компании TopS (Москва), компаний eTopS Consulting (Москва), "Бизнес Системы" (Тольятти) и Центра бизнес-обучения Training Line (Москва). Компания предлагает услуги консалтинга, системной интеграции, разработки и внедрения бизнес-приложений, бизнес-обучения. На счету TopS BI более 120 проектов разной степени сложности на предприятиях различных отраслей.

Процесс внедрения

Результатом внедрения любой ERP-системы должна быть информационная модель управления предприятием, адекватно отражающая действительность. Для этого имеются два пути — либо реорганизовать предприятие под систему, если та жестко выстроена, либо постараться адаптировать систему к предприятию. "У нас достаточно удачно получилось, что потребовались минимальные изменения в бизнес-процессах предприятия, — рассказывает Андрей Крылович. — Случилось так, что система достаточно хорошо легла на предприятие, и изменения протекали безболезненно".

В первую очередь были разработаны и утверждены руководящие документы проекта: «Положение о порядке внедрения информационной системы Baan IV в компании "Нижфарм»; организационно-штатная структура управления проектом; главный план внедрения. Эти документы определяли организационную вертикаль процесса внедрения, права и обязанности специалистов, принимающих в нем участие, сроки внедрения различных модулей.

В рамках первого этапа проекта (с марта по май) консультанты TopS провели обследование предприятия и базовое обучение проектной группы специалистов (пяти человек) по администрированию и сопровождению системы.

Если процессы снабжения и сбыта более-менее стандартны, то описание производства в системе должно отвечать требованиям конкретного производственного типа. Если бы в выбранной системе не было всей той функциональности, которую имеет Baan IV, вполне возможно, что она не смогла бы поддержать деятельность предприятия. Правильный выбор системы позволил описать формулы, проследить маршруты, по которым проходит продукция в процессе изготовления, суммировать затраты в процессе изготовления и т. д.

В результате в июне 1998 года консультанты компании TopS вместе со специалистами компании "Нижфарм" приступили к работам по внедрению в опытную эксплуатацию следующих функциональных элементов системы Baan IV:

• Администрирование и разработка. Классификация и кодирование.
• Технологическая информация.
• Логистика (базовый пакет: управление сбытом, снабжением, складами).
• Управление размещением. Управление производством. Планирование производства.
• Финансовая интеграция. Финансы — управление денежными средствами.
• Финансы — счета дебиторов. Финансы — счета кредиторов. Финансы — основные фонды. Финансовые отчеты.
• Распределение затрат.

Проблемы

И все же достаточно серьезных доработок при внедрении такой сложной системы, как Baan, избежать не удалось. Поэтому для предприятия просто выгодно, чтобы эти доработки выполнялись собственными обученными специалистами. Консультирующая компания делает проект, потом уходит, у нее начинается следующий проект, и на сопровождение каких-то дополнительных разработок не остается ресурсов, возможностей, а иногда и просто желания. Поэтому внедрение такого рода системы всегда связано с совместной работой специалистов компании-партнера и ИТ-подразделения предприятия.

Необходимость в доработках была вызвана тем, что системы западного толка работают по принципам standardcusting-directcusting, а в них, как правило, сложно найти понятие полного распределения затрат. С другой стороны, поскольку в России идет реформирование системы бухучета и в нее постоянно вносятся изменения, то с точки зрения отчетности в западных системах тоже ничего похожего на фискальные бухгалтерские функции найти невозможно. Поэтому была сделана специальная калькуляция себестоимости. "Мы пробовали договориться, что, может быть, остановимся на standardcusting-directcusting, — вспоминает Андрей Крылович. — Но все-таки пришли к соглашению, что такую доработку делать необходимо. На том проекте мы сами сделали доработку, но по тем проектам, которые ведем сейчас, мы передаем их предприятию, чтобы они сами смогли впоследствии их сопровождать".

На фоне разнообразных проблем, пожалуй, самое главное — не пытаться получить от системы того, для чего она в принципе не предназначена. Например, очень хочется одновременно иметь управленческий, налоговый и бухгалтерский учет как некое комплексное решение в красивой упаковке. Однако сегодня на рынке корпоративных ИС таких решений нет. А есть системы, обеспечивающие ту или иную конкретную функциональность. "Как управленческая система, реализующая концепцию ERP и способствующая переходу предприятия на работу по стандартам GMP и ISO 9000, система Baan полностью оправдывает наши надежды, — говорит Дмитрий Будылин. — Но для реализации бухгалтерского учета приходится создавать множество новых разработок и отчетов, используя для этого информацию из системы и ее средства программирования".

Часто сама структура построения данных и внутренняя логика системы Baan таковы, что по ним очень трудно реализовывать российскую экзотику — такую, как "коррекция данных задним числом" или "остатки на складах полгода назад". Кроме того, в системе изначально отсутствовало понятие "корреспонденция между счетами", что чрезвычайно затрудняло выверку Главной книги. Правда, в более поздних версиях такая возможность уже появилась.

Специалисты TopS полностью переделали модуль расчета амортизации основных средств, создали новую функциональность для расчета фактической себестоимости. Пришлось создавать формы выходных документов (накладные, счета-фактуры, протоколы согласования цен и т. д.). Сейчас уже можно признаться, что адаптация финансового модуля Baan к работе по российским правилам бухгалтерского учета потребовала наибольшего времени и напряжения сил.

Опытно-промышленная эксплуатация

С января 1999 года ИС Baan заработала в режиме опытно-промышленной эксплуатации. Шла параллельная работа в двух системах, причем если вначале информация в первую очередь заносилась в старую систему, а потом в Baan, то примерно через месяц все было наоборот.

В любом случае те первичные документы, которые циркулировали на предприятии (требования на выдачу материалов, счета-фактуры, счета, накладные и т. д.), так или иначе вводились в старую и новую системы, но, естественно, в разные сеансы и с разными полями. Поэтому можно было сверить и складские остатки и финансовые составляющие. На следующем этапе информация вводилась в новую систему, а старая оставалась страховочной. Этот элементарный переход перестраивал и сознание людей, так что теперь основной стала новая система. "Это был достаточно тяжелый путь, потому что длительное время пришлось работать в двух системах, а это большая нагрузка", — признается Андрей Крылович.

К сентябрю на предприятии было развернуто дополнительно 64 рабочих места в бухгалтерии, финансовом и плановом отделах, в отделе материально-технического снабжения, на складах материалов и готовой продукции, в основных и вспомогательных производственных цехах, в отделе сбыта и в техническом отделе.

С февраля 2000 года началась поэтапная сдача бизнес-функций в промышленную эксплуатацию. Самыми первыми были сданы блоки сбыта и снабжения, чуть позже производство, и в последнюю очередь — финансы, так как они интегрируют всю информацию.

"В прошлом году летом появился запрос насчет внедрения систем управления качеством в компании "Нижфарм», — вспоминает Андрей Крылович. — После заключения договора за три с половиной месяца работа была сделана. Такой короткий срок удалось выдержать благодаря тому, что люди на предприятии уже понимают концепцию Baan, знают, в чем проблемы и логика работы".

Человеческий фактор

Еще на стадии опытной эксплуатации на базе тестового сервера был организован учебный класс, слушателям которого отводилась роль ключевых пользователей, и они отбирались очень тщательно. Было подготовлено 57 специалистов "Нижфарм", входивших в модульные группы, сформированные на предприятии. После занятий в учебном классе каждый пользователь прошел дополнительный тренинг на рабочем месте и сдал зачет при вводе модуля в промышленную эксплуатацию. Проведение такого зачета было одним из условий договора с системным интегратором.

Однако при внедрении столь масштабных ERP-систем возникает проблема их повышенной сложности, причем в первую очередь по сравнению с тем, что сотрудники предприятия представляли себе раньше. Не секрет, что среди тех, кто не связан профессионально с ИТ, распространено заблуждение, что система должна выполнять все требования, которые есть у человека в голове, и состоять из двух-трех кнопок, нажатием которых все получается. Впрочем, никого за это упрекать нельзя. Люди занимаются своим бизнесом, и им хочется, чтобы информационные технологии были достаточно просты и в то же время удовлетворяли всем их требованиям.

"Я должен отметить среди всех людей, которые достаточно активно работали с нами, главного бухгалтера компании "Нижфарм" с ее конструктивным подходом к делу, — рассказывает Андрей Крылович. — Обычно главный бухгалтер отторгает западную систему. Не в том дело, конечно, что на счетах удобнее, а просто — непонятная система, разбираться в ней не хочется. В этом отношении главный бухгалтер компании "Нижфарм" просто поразила нас. Она разобралась в системе, в логике ее работы. Она всегда занимала конструктивную позицию, и это стало залогом того, что успешно пошло внедрение финансовой части".

Нынешнее положение дел

Итак, с начала 2000 года система Baan находится в "Нижфарме" в промышленной эксплуатации на серверной платформе HP 9000 (D220). В составе системы изначально работают модули, перечисленные во врезке.

Модули Baan, работающие в компании "Нижфарм" Система единой классификации и кодирования всех учетных единиц предприятия. Ведение технологической информации. Теперь вся технология "прозрачна" и описана в системе стандартным способом, что послужило основой для управления производственными процессами по стандартам GMP и внедрения модулей управления качеством. Модуль логистики позволяет отражать в системе различные схемы продаж и закупок (консигнация, комиссия, переработка, расфасовка и т. д.). Централизованное ведение прайс-листов, ведение и анализ статистики по продажам и закупкам. Описание структуры складов и мест хранения позволяет оперативно отслеживать складские запасы. Управление производством и производственное планирование позволило автоматизировать рутинные процессы определения потребности в материалах под производственную программу. Теперь все процессы отслеживаются на уровне производственной партии: автоматическое образование заказов на материалы под производственные партии по нормам, попартионное списание материалов на производственную партию, перепланирование партии в соответствии с меняющимися условиями, отслеживание связи складской партии готовой продукции и производственной партии, наличие производственных партий для переработки и прочее. Управление денежными средствами. Теперь тот, у кого есть доступ к этой информации, может оперативно получать данные о движении денежных средств. Счета дебиторов и кредиторов. Динамическое отслеживание и анализ дебиторской и кредиторской задолженностей. Детальный учет и контроль основных средств в единой для всего предприятия базе данных. Учет и распределение затрат — автоматизация трудоемкого процесса калькуляции полной себестоимости. Финансовая интеграция и Главная книга.

Позднее возникла необходимость во внедрении новых модулей: расширенного пакета логистики и объемно-календарного планирования. Это позволило предприятию планировать производство полуфабрикатов и закупки материалов в строгом соответствии с планом производства готовой продукции. Кроме того, поддерживается сквозное планирование, благодаря чему можно оперативно менять план производства в соответствии с требованиями рынка. А уменьшение количества неликвидных материалов и полуфабрикатов приводит к уменьшению затрат.

Хотя Baan и работает с различными промышленными СУБД, у нее есть своя база данных Baan Base. Ее разумно использовать, если в системе работает 20—30 пользователей. Если же их число увеличивается, то рекомендуется переходить на промышленную СУБД. Таким образом, чтобы начать работу с Baan, на первом этапе можно было обойтись без дорогостоящего ПО для базы данных.

Но объем накопленной информации в компании достаточно велик — резервная копия базы данных уже в 2001 году имела размер 1,5 Гбайт. Это, а также требования к надежности и быстродействию обусловили необходимость перехода с Baan Base на промышленную СУБД, который уже запланирован в компании "Нижфарм". Кроме того, после такого перехода появится возможность доступа к данным Baan непосредственно из других приложений с использованием технологии открытого интерфейса взаимодействия с базами данных ODBC (для Baan Base набор ODBC-драйверов весьма ограничен).

Некоторые выводы

Предприятия, рассчитывающие внедрить у себя информационную систему, стараются подсчитать размер разумных инвестиций в этот процесс. В умных учебниках по маркетингу предлагают различные методики расчета инвестиций. "Я могу сказать, что они всегда попадают пальцем в небо, — комментирует Андрей Крылович. — Тем не менее, по заключению некоторых специалистов, их затраты окупались, уже когда они начинали промышленную эксплуатацию".

По статистике, до 15% затрат экономится за счет внедрения ИС в логистике. Кроме того, когда предприятие начинает работать по стандартам, то всегда ясен процесс деятельности, степень вовлеченности людей в этот процесс. То, что все это задокументировано, заметно повышает управляемость самого предприятия. И если что-то не получается, то можно сразу выяснить, почему по процессу деятельности что-то не выходит.

С другой стороны, мнение Дмитрия Будылина таково: "Если предприятие не ставит перед собой задачу работать по стандартам GMP или ISO 9000, а желает только автоматизировать существующие процессы бухучета, налоговые и финансовые, то стоит обратить внимание на отечественные разработки либо специализированные финансовые пакеты, а не тратить ресурсы на дорогие зарубежные ERP-системы".

В любом случае, всем предприятиям, желающим внедрить у себя ERP-систему, следует помнить, что это чрезвычайно трудное дело. А в условиях российской действительности — просто профессиональный подвиг поставщика и заказчика.

ОАО "Нижфарм" http://www.nizhpharm.ru

В январе 1999 года предприятие отметило 80-летний юбилей. В 1994 году в результате приватизации Химико-фармацевтический завод был преобразован в ОАО "Нижегородский химико-фармацевтический завод". Сегодня это ведущий производитель мягких лекарственных форм в России и СНГ. "Нижфарм" выпускает более 90 наименований продукции, объем продаж в 2000 году составил 77,235 млн упаковок на сумму 23,774 млн долл. По данным "Фармэксперт", компания занимает 3-е место в рейтинге отечественных фармпроизводителей по итогам 2001 года. Компания подтвердила соответствие системы качества требованиям международных стандартов ИСО 9001:1994 и ГОСТ Р ИСО 9001:1996.