Программные продукты, предназначенные для автоматизации функций бюджетирования, известны отечественным корпоративным пользователям далеко не первый год. И тем не менее — в отличие, скажем, от систем поддержки бухгалтерского учета, — до определенного времени они почти не присутствовали на рынке в качестве ПО, выделенного в самостоятельный класс. Соответствующий функционал либо подавался как составная часть интегрированных систем управления предприятиями, либо для автоматизации функций финансового планирования использовались электронные таблицы. Однако за один только последний год на российском рынке появилось по крайней мере пять новых программных продуктов, ориентированных исключительно на информационную поддержку бюджетирования. А это значит, что причины такой активности надо искать в тенденциях развития бизнеса в России.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания Местонахождение: Руководитель: Решение: |
Ключевым бизнес-процессам — профессиональный инструмент интеграции
Частная телекоммуникационная компания "Самара Телеком", один из четырех крупных операторов связи в Самарской области, была создана в 1996 году и начинала свою деятельность практически с чистого листа. В настоящее время "Самара Телеком", насчитывающая 70 человек персонала, имеет годовой оборот около 4 млн долл. и предоставляет корпоративным и индивидуальным клиентам полный спектр услуг проводного доступа.
У телекоммуникационных компаний есть целый ряд специфических черт, отличающих их от предприятий других отраслей. Некоторые из этих особенностей имеют фундаментальное значение, определяя, помимо прочего, и общий подход к проблемам информатизации бизнеса. Представление об услуге как основном продукте деятельности компании, а также особое внимание, уделяемое качеству сервиса, в данной отрасли играют ключевую роль. Производство телекоммуникационных услуг, как известно, распределено по всей цепочке бизнес-процессов, и горизонтальные связи внутри компании имеют решающее значение. Иными словами, от того, насколько правильно построено взаимодействие между подразделениями компании, а также от качества и оперативности передачи соответствующих информационных потоков зависит очень многое. “Производство телекоммуникационных услуг представляет собой процесс, затрагивающий самые различные подразделения компании-поставщика. Каждое из них выполняет свою функцию, без осуществления которой невозможно решение задачи в целом. Поэтому взаимодействие подразделений и консолидация бизнес-процессов в рамках деятельности по созданию конечных услуг для нас имеет первостепенное значение”, — говорит Андрей Скворцов, генеральный директор "Самара Телеком".
Кроме того, по признанию г-на Скворцова, в последнее время телекоммуникационный бизнес в российской провинции вообще и в Самарской области в частности демонстрирует динамику развития, которую еще пару лет назад можно было наблюдать только в столичном регионе. Подобная ситуация, в свою очередь, приводит к ужесточению конкуренции и заставляет операторов связи еще больше сосредотачиваться на качестве предоставляемых клиентам услуг. По мнению руководства компании «Самара Телеком», получить реальные преимущества в сравнении с конкурентами можно двумя путями — снижением издержек за счет совершенствования бизнес-процессов внутри компании и диверсификацией бизнеса, позволяющей предложить рынку дополнительные услуги.
Жесткие требования к оперативности получаемых данных обусловлены не только обострением конкурентной борьбы — она сейчас весьма высока во многих отраслях. Для организации, бизнес которой связан исключительно с предоставлением телекоммуникационных услуг, возможность динамично реагировать на запросы рынка обусловлена еще и внутренними особенностями ее деятельности. Не будучи, подобно промышленному предприятию, обременена значительными оборотными средствами, телекоммуникационная компания не испытывает и потребности в управлении ими. В силу этой же особенности такая компания становится и менее инерционной. В таких условиях у руководства имеется потенциальная возможность (а на поле жесткой конкуренции — и прямая необходимость) гораздо быстрее осуществлять реальные изменения в структуре бизнеса. И компасом для выбора конкретного пути может быть только полная объективная информация о финансовой деятельности предприятия, полученная в максимально сжатые сроки.
Второе направление, способное обеспечить телекоммуникационной компании преимущества перед конкурентами, как уже было отмечено, связано с диверсификацией бизнеса. Переводя разговор в плоскость информационных технологий, необходимо подчеркнуть, что наличие профессионального инструмента автоматизации бюджетирования по целому ряду причин может оказаться весьма позитивным фактором информационной поддержки бизнеса в целом.
С технологической точки зрения системы соответствующего профиля состоят из средств многомерного анализа данных, инструментов коллективной работы, задействованных на этапе контроля и согласования бюджетных показателей, а также моделей формирования отчетности. В неразрывности трех указанных компонентов систем автоматизации бюджетирования убеждает, в частности, и рассматриваемый нами проект. В случае, когда решение поставленных задач становится критичным для бизнеса, средств, предоставляемых электронными таблицами (кстати, по мнению очень многих пользователей, это достаточно часто применяемый и весьма удобный инструмент поддержки функций бюджетирования в наиболее простых ситуациях), становится явно недостаточно. В частности, организация новых направлений в бизнесе означает и появление новых размерностей в аналитическом пространстве, что требует адекватного ИТ-инструментария для работы с ними. Не обойтись в данном случае и без мощной программной поддержки подготовки отчетности, а также организации электронного документооборота, которые обеспечивают своевременное доведение информации до конкретного адресата.
Резюмируя, отметим: именно в ситуациях, подобных той, что сложилась в рассматриваемом нами случае, чаще всего и возникает практическая потребность в программных продуктах для автоматизации бюджетирования как отдельного класса корпоративного ПО. Использование специализированных приложений для бюджетирования помогает преодолеть ограничения, накладываемые универсальным инструментом в виде электронных таблиц, при этом не прибегая к внедрению комплексных систем управления производством, которые телекоммуникационному оператору просто не нужны. О справедливости этого тезиса свидетельствуют и сами проектные работы.
Итоги и уроки проекта
В формальном отношении проект, выполненный для «Самара Телеком» компанией IBS, состоял из двух стадий: первая включала анализ бизнес-процессов организации-заказчика и разработку концептуального проекта, а вторая представляла собой непосредственное внедрение системы бюджетирования Comshare одноименной компании (http://www.comshare.com) в промышленную эксплуатацию. Целью первой фазы работ было устранение организационных и методологических проблем, существовавших в системе управления "Самара Телеком". В частности, были разработаны алгоритмы расчета плановых показателей бюджета компании, определен регламент процесса формирования бюджета и контроля его исполнения с описанием структуры взаимодействия подразделений. Кроме того, в ходе первого этапа проекта были адаптированы внутренние стандарты оперативного управления компанией, в том числе и по формам отчетности.
| IBS (Информационные бизнес-системы) http://www.ibs.ru |
| Входит в группу компаний IBS (включающую еще пять самостоятельных подразделений). Работает на российском рынке с 1992 года. Область деятельности IBS охватывает консалтинг в области корпоративного управления, системную интеграцию широкого спектра программных продуктов и аппаратных платформ. В результате IBS способна предложить корпоративному заказчику комплексные решения в области управления информацией, осуществляя проекты «под ключ». |
На второй стадии проекта была разработана и полностью сконфигурирована система бюджетирования, отвечающая требованиям заказчика, а также определены интерфейсы к внешним системам. На этапе перехода к эксплуатации системы была оптимизирована производительность программного комплекса.
По итогам проекта и заказчик и исполнитель отмечают целый ряд результатов. В частности, внедрение системы Comshare позволило наладить увязку оперативных планов со стратегическими целями компании, а также планов отдельных подразделений между собой, повысить точность планирования в целом. Руководству «Самара Телеком» была предоставлена информация о качестве предоставляемых компанией услуг.
Все вышесказанное представляет собой формальные итоги выполненного проекта. Но достигнутые результаты демонстрируют и некоторые общие направления развития взаимоотношений бизнеса с информационными технологиями корпоративного уровня на нынешнем этапе существования российского рынка.
Во-первых, напомним, что «Самара Телеком» создавалась практически с нуля и проходила в своем развитии все этапы, характерные для вновь образованного коммерческого предприятия. Как утверждает Андрей Скворцов, руководство компании вынуждено было обратиться к продуктам для автоматизации бюджетирования на определенной стадии жизненного цикла организации, когда быстрый рост бизнеса повлек за собой специфические проблемы. “Наши доходы в тот момент были достаточно высоки, и вместе с тем внедрение системы должно было серьезно помочь нам в планировании распределения прибыли”, — говорит г-н Скворцов. Особо подчеркнем, что задачи оптимизации использования прибыли руководство телекоммуникационной компании рассматривало не только в оперативном, но и в стратегическом контексте. В частности, по словам Андрея Скворцова, речь изначально шла о перспективных возможностях привлечения внешнего инвестора.
Как и в любом корпоративном проекте, в данном случае вопросы, непосредственно связанные с реорганизацией управленческих механизмов компании, прорабатывались в тесной связи с проблемами внедрения программного комплекса. Весьма характерно, что даже рассматриваемый нами пример — внедрение достаточно узкого и специфичного функционала информационной поддержки бизнес-процессов — тем не менее позволяет выделить проблематику, интересную широкому кругу заказчиков. Еще раз подчеркнем, что система бюджетирования в «Самара Телеком» внедрялась не в качестве модуля комплексной корпоративной системы, а совершенно самостоятельно. Как утверждает директор отделения по работе с телекоммуникационными компаниями фирмы IBS Константин Смирнов, «внедрение бюджетной программы представляет собой первый шаг к оптимизации структуры и деятельности всей компании». Другими словами, в данном случае речь не идет о кардинальной перестройке бизнес-процессов компании. Вместе с тем, как было сказано выше, необходимая адаптация управленческих механизмов была проведена. В итоге использование системы Comshare в «Самара Телеком» в настоящее время позволяет заказчику идти по пути оптимизации внутренней системы управления итерационным методом, шаг за шагом продвигаясь к намеченной цели, и вместе с тем использовать в этом процессе промышленные технологии корпоративного управления.
“В течение пяти лет существования нашей компании мы не раз пробовали оптимизировать ее деятельность, меняя структуру и способы работы подразделений. Только большого эффекта это не приносило, — говорит Андрей Скворцов. — В настоящее время система ведения бюджета позволяет четко видеть пути, по которым необходимо идти руководству для достижения поставленных целей”.
В методическом плане планомерному совершенствованию системы управления должна соответствовать вполне определенная последовательность действий. Начальная фаза работ по оптимизации управленческих процессов и вводу Comshare в промышленную эксплуатацию, проведенная компанией IBS, стала своего рода инициирующим процессом. Теперь, как утверждают представители IBS в лице Константина Смирнова, совершенствование управления должно непрерывно происходить внутри самой компании. По словам г-на Смирнова, клиент, внедряя систему, получает некий начальный импульс. Затем, уже на этапе эксплуатации, после накопления (с помощью системы автоматизации бюджетирования) данных о работе компании, их осмысления, анализа и совместного обсуждения руководство принимает решения, касающиеся целенаправленного изменения структуры бизнеса. После этого работа комплекса автоматизации, уже с несколько измененными параметрами настройки, продолжается на новом, оптимальном для данной организации уровне. Таким образом, процессы реинжиниринга и эксплуатации программного комплекса оказываются динамично связанными в ходе развития бизнеса. Напомним, что динамичное развитие бизнеса в рассматриваемом нами случае — это одна из ключевых особенностей, обусловленных и этапом роста, переживаемым самой компанией, и ее отраслевой спецификой, и благоприятными внешними условиями.
Резюмируя сказанное, еще раз отметим, что одна из самых важных особенностей внедрения системы бюджетирования (и это хорошо видно в рассматриваемом нами проекте) состоит в том, что с ее помощью можно связать стратегию и тактику работы компании. Кроме того, использование системы бюджетирования дает возможность оценить деятельность компании с точки зрения функционирования ее отдельных подразделений методом анализа финансовых показателей. Все это может служить хорошей базой на последующих этапах развития, когда появляется возможность использовать так называемую систему ключевых показателей эффективности деятельности компании, включающую уже не только финансовые индикаторы. Надо сказать, что к необходимости использовать нефинансовые критерии оценки эффективности телекоммуникационный бизнес приходит как раз через осознание важности качества предоставляемого сервиса и через попытки анализа данного показателя на серьезной методической основе. И «Самара Телеком» не составляет исключения.
Здесь вполне уместно отметить, что в этом отношении телекоммуникационный бизнес представляет собой одну из передовых отраслей экономики, причем именно благодаря повышенному вниманию к качеству предоставляемых услуг. «Мы сейчас думаем над тем, чтобы построить единую систему поддержки на основе известной концепции HelpDesk. С ее помощью любой пользователь, как индивидуальный, так и корпоративный, максимально удобно для себя сможет получить ответы на все вопросы и устранить любые возникающие у него проблемы», — говорит генеральный директор «Самара Телеком».
Рассуждая о корпоративном ПО безотносительно к реальным проектам, наверное, трудно напрямую связать вопросы автоматизации бюджетирования и управления телекоммуникационным сервисом. Но с точки зрения проектного бизнеса отчетливо видно, что это все-таки звенья одной цепи. А в свете изменений, которые происходят сейчас в области технологий управления, не вызывает сомнения тот факт, что вопрос необходимости комплексной оценки собственной деятельности на базе самых различных критериев рано или поздно встанет перед множеством предприятий в России.
Comshare как часть инфраструктуры
Как бы ни было важно выделить те особенности проекта, которые связаны исключительно с внедрением Comshare в «Самара Телеком», эта система не может рассматриваться изолированно от всей инфраструктуры информационной поддержки предприятия. Как отмечает Андрей Скворцов, на сегодняшний день ПО поддержки бюджетирования накладывается на бухгалтерскую систему и систему биллинга, также используемые в компании. Прежде всего из этих двух систем Comshare получает первичную информацию, которая впоследствии превращается в совокупность отчетов и финансовых показателей, предназначенных, в свою очередь, для принятия управленческих решений. Таким образом, в компании формируется группа тесно интегрированных между собой программных продуктов различных классов, в совокупности способных поддерживать на всех этапах решение единой производственной задачи, часто называемой контуром автоматизации. Comshare, без сомнения, играет в этом комплексе консолидирующую роль, объединяя информацию в масштабах всего, пусть и небольшого, предприятия и одновременно облекая ее в необходимую для принятия оперативных решений форму.
Несмотря на то, что функционал ПО поддержки бюджетирования по определению ориентирован на высший менеджмент компании, его вряд ли следует рассматривать как некий элитный инструмент. В компании «Самара Телеком», в которой, напомним, сейчас трудятся 70 человек, в число пользователей Comshare входят около 10 сотрудников. Как признается Андрей Скворцов, полноценное внедрение системы бюджетирования с необходимостью предполагает вовлечение в работу с ней части бухгалтеров, экономистов и менеджеров. “От их индивидуальной деятельности и от отлаженного механизма взаимодействия между ними зависит общий результат. Это важно донести до каждого, кто работает и будет работать с системой”, — говорит г-н Скворцов.
| ЗАО "Самара Телеком" http://www.smrtlc.ru |
| Компания работает на рынке Самары с 1996 года, входя в число лидеров в сфере телекоммуникационных услуг в регионе. Наряду с тремя другими операторами формирует базовую инфраструктуру связи в Самарской области. Годовой оборот компании составляет около 4 млн долл., в ней работает около 70 человек. Основные виды деятельности «Самара Телеком»: предоставление услуг телефонной связи; создание и развертывание высокоскоростных сетей передачи данных; предоставление каналов в аренду; подключение к Интернету и предоставление сопутствующих дополнительных услуг. |
