В жизни каждой компании, ведущей успешный бизнес, может наступить момент, когда старые программы бухгалтерского учета начинают тормозить развитие. Сказывается это самым тривиальным образом: сотрудники бухгалтерии перестают справляться с растущими объемами работы, все чаще задерживаются на сверхурочные, нервничают, ошибаются. В результате затягивается оформление документов, да и весь цикл обслуживания клиентов; страдают взаимоотношения с постоянными партнерами.
Торговая компания “Шугар Трейдинг Компани”, специализирующаяся на оптовой торговле сахаром, была образована в 1999 году. Сейчас она является одним из основных поставщиков сахара для кондитерских фабрик в странах СНГ, сотрудничая с рядом российских и зарубежных производителей сахара.
Необходимость использования информационных технологий, в частности системы автоматизации управления финансами, с самого начала не вызывала сомнения ни у руководства, ни у рядовых сотрудников "Шугар". Неудивительно, что к выбору соответствующих программ компания подошла серьезно - в обсуждении принимали участие и бухгалтеры, и специалисты отдела автоматизации, и финансисты.
Профиль клиента |
| Компания: ЗАО "Шугар Трейдинг Компани" Местонахождение: Руководители: Проблема: |
Профиль партнера |
| Компания: АОЗТ ДИЦ Местонахождение: Руководитель: Решение: |
При покупке программного продукта для автоматизации учета ставились следующие цели: полная автоматизация бухгалтерского учета и отчетности, создание специализированных рабочих мест по распределению платежей в реальном масштабе времени, автоматизация заполнения книги покупок, взаимодействие и обмен данными с другими приложениями, работающими на предприятии. При этом программа должна была функционировать в достаточно жестких условиях. Так, количество пользователей, работающих одновременно с одной информационной базой, могло доходить до 50; ожидались большие ежедневные объемы ввода первичных документов; распределение платежей должно было происходить в режиме реального времени; требовалась возможность оперативного бухгалтерского анализа любого введенного документа до уровня бухгалтерских проводок.
Кроме того, требовалось, чтобы система обеспечивала гибкую и удобную процедуру проверки различных сценариев учета и исправления, механизмы “закрытия периодов” для блокировки изменения данных за прошедшие отчетные периоды и уменьшения объемов текущих данных. Важной представлялась также возможность формирования внутренних бухгалтерских отчетов с многоуровневым уточнением вплоть до конкретного документа или бухгалтерской проводки с любого клиентского места (при наличии соответствующих привилегий пользователя).
После рассмотрения ряда наиболее распространенных бухгалтерских программ выбор пал на "Турбо Бухгалтер 6" производства компании ДИЦ. Несомненно, здесь сказался имевшийся у сотрудников "Шугар" положительный опыт работы с предыдущими версиями "Турбо Бухгалтера", сыграла свою роль и возможность работать напрямую с разработчиками из компании ДИЦ, в которой создано специальное подразделение по внедрению корпоративных систем.
| АОЗТ ДИЦ http://www.dic.ru |
| Компания "Долгопрудненский Исследовательский Центр" (ДИЦ) основана в 1988 году. Основной вид деятельности - разработка программ для автоматизации бухгалтерского учета и финансово-экономической деятельности предприятия. Наиболее известная разработка - программа "Турбо Бухгалтер", первая коммерческая версия которой появилась в 1991 году. Текущая однопользовательская версия - "Турбо Бухгалтер 6.7", сетевая версия - "Турбо Бухгалтер 6 SQL". |
А главным аргументом в пользу "Турбо Бухгалтер" стала гибкость инструментальных средств этой программы, позволяющих легко адаптировать прикладные системы к изменениям законодательства и внутренним правилам ведения бизнеса.
Детали внедрения
Внедрение "Турбо Бухгалтер" проходило поэтапно. На первом этапе были реализованы и настроены процедуры ввода первичных документов, прямого ввода типовых операций и проводок. Одновременно были выполнены настройка и генерация внутренних бухгалтерских отчетов. Таким образом, добавление подсистемы распределения платежей прошло уже на работающей системе.
Далее внедрялся модуль закрытия периода. Постановкой задачи на закрытие периода занимались совместно заказчик и клиент. Здесь пришлось учесть ряд особенностей бизнеса "Шугар" и доработать механизмы закрытия периода, имеющиеся в программе "Турбо Бухгалтер". Все механизмы для такой доработки программа предоставляет. По мнению финансистов компании-заказчика, говорить о типовой функции закрытия периода довольно сложно, поэтому гибкость инструментальных средств программы, позволяющая строить разнообразные учетные схемы, оказалась весьма полезной.
Говоря об этапах внедрения более подробно, можно отметить, что на первой стадии пришлось создать специальный модуль для взаимодействия со складской программой (импорт введенных отгрузок и списка контрагентов). Эта программа была приобретена ранее у другого разработчика, а для взаимодействия ее с "Турбо Бухгалтером" использовался формат DBF. В дальнейшем, с переходом на версию "Турбо Бухгалтер 6 SQL", обмен данными между программами стал выполняться через таблицы Microsoft SQL Server. Набор средств для прямого взаимодействия с Microsoft SQL Server и специальная процедура обновления и нотификации всех клиентов, предлагаемые в новой версии "Турбо Бухгалтера", позволяют исключить дублирование данных в рамках предприятия и использовать общие данные в различных приложениях. Кстати, сам переход на новую версию проводился постепенно и очень осторожно. Вначале заказчики бесплатно получили от фирмы разработчика две лицензии на версию "Турбо Бухгалтер 6 SQL", установили программу и поработали с фрагментами своих специализированных рабочих мест. Затем в течение короткого срока первичные данные вводились в обе версии программы, а результаты работы сравнивались по различным отчетам. И лишь после этого в компании полностью перешли на новую версию.
По итогам работы за первые полгода администратор системы сделал целый ряд предложений по усовершенствованию системы администрирования и поддержки продукта в условиях работы с большим числом клиентских мест. Разработчики из ДИЦ оперативно отреагировали на запросы клиента. Они реализовали механизмы добавления ролевых групп и пользователей при работающем сервере, обеспечили возможность запуска нескольких серверов "Турбо Бухгалтера" на одном компьютере, оптимизировали использование оперативной памяти на клиентском месте.
Кроме того, была организована поддержка нескольких уровней привилегий - от распределения информации по различным базам данных и выделения прав доступа отдельным ролевым группам пользователей вплоть до ограничений для каждого конкретного клиента.
В настоящее время "Турбо Бухгалтер 6 SQL" устойчиво и с высокой производительностью работает в офисе "Шугар" на довольно мощном корпоративном сервере (двухпроцессорном компьютере с 1 Гбайт ОЗУ), к которому одновременно подключено более 40 клиентских мест. При этом надо учитывать, что значительную часть ресурсов, включая мощности обоих процессоров, потребляет сама СУБД SQL Server. Кроме того, на этом же сервере работает несколько других приложений.
Эффективные взаимоотношения
Большую роль в эффективности внедрения сыграло наличие этапа опытной эксплуатации, когда уточнялись и дорабатывались участки прикладных систем, которым было уделено недостаточно внимания в техническом задании на внедрение. Немало помогло и обучение специалистов предприятия в режиме штатной работы под контролем специалистов из ДИЦ.
Как отмечает руководство "Шугар", в настоящее время уже можно оценить эффективность внедренной системы. В качестве критериев оценки выступают сокращение времени, затрачиваемого бухгалтерами на оперативный ввод и распределение текущих платежей, возможность в реальном времени получать отчеты по взаиморасчетам. Кроме того, значительно упростился оперативный анализ деятельности фирмы. Затраты на приобретение системы уже окупили себя.
Отношения между клиентами и партнерами на этом не закончились. Так, все изменения в формах официальной отчетности и в подсистеме учета заработной платы специалисты из "Шугар" теперь получают от разработчиков, а специализированные рабочие места настраивают самостоятельно. Поддержка со стороны разработчика осуществляется в оперативном режиме через Интернет. Кроме того, в качестве корпоративного клиента "Шугар" получает консультации от ведущих специалистов фирмы ДИЦ в офисе разработчика. Такая форма сотрудничества позволяет клиенту минимизировать затраты, сохранив их высокую эффективность и не попадая в излишнюю зависимость от поставщика. Не секрет, что некоторые производители ПО существенную часть доходов получают от того, что заказчик вынужден доплачивать за каждую разовую доработку продукта. В данном случае, как подчеркивают специалисты "Шугар", благодаря богатому набору функций настройки в "Турбо Бухгалтере" и встроенным средствам разработки модулей, клиенты в силах самостоятельно осуществить требуемые усовершенствования.
| ЗАО "Шугар Трейдинг Компани" http://www.rafinad.ru |
| Компания создана в 1999 году. Сейчас это один из основных поставщиков сахара для кондитерских фабрик России и ближнего зарубежья. Имеет партнерские отношения с российскими сахарными заводами, сельскохозяйственными предприятиями, мировыми поставщиками сахара-сырца и ведущими грузоперевозчиками. |
