Черепица и автоматизация

Система управления международным предприятием, работающим на территории России, должна обеспечивать два вида бухгалтерского учета — в российском стандарте и в международном. «На протяжении почти четырех лет мы параллельно использовали немецкую систему для автоматизации отгрузки товара и логистики и российскую систему бухгалтерского учета, — продолжает г-н Тихомиров. — Новую систему автоматизации предприятия мы выбирали долго и тщательно. С одной стороны, мы не собирались приобретать очень сложную, громоздкую систему, такую, как SAP R/3. С другой стороны, нам нужна была достаточно хорошо развитая и вместе с тем масштабируемая система, которая позволила бы нашему предприятию беспрепятственно развиваться какое-то время, как минимум несколько лет...»

Специалисты «БРААС ДСК-1» остановились на системе «КОНКОРД» фирмы Damgaard (http://www.damgaard.com). «Эту программу оказалось проще всего приспособить к нашим реалиям, включая расчет заработной платы, — считает Петр Тихомиров. — При этом процедуры, которые заложены в «КОНКОРДе», очень просты по интерфейсу. Мы полагаем, что эта система пока не получила должной оценки на российском рынке». Г-н Тихомиров подчеркнул, что руководство Lafarge BRAAS сейчас рассматривает возможность внедрения «КОНКОРДа» как базовой системы управления предприятиями BRAAS на территории СНГ.

Внедрение проекта — от момента принятия решений до окончательного результата — заняло 9-10 месяцев (включая те 1,5 месяца, на которые работа по внедрению была прервана в связи с проведением в компании аудита). Внедрением занимались два инженера фирмы Columbus IT Partner, три специалиста «БРААС ДСК-1» (ИТ-менеджер, главный бухгалтер и экономист компании) и три эксперта команды технической поддержки Lafarge BRAAS Informationsysteme.

Поставленная задача включала автоматизацию финансового учета «БРААС ДСК-1», отгрузки материалов и складского учета, учета заработной платы, создания статистических отчетов по сбыту, учета всех видов затрат и трансформации баланса из российского стандарта в международный. «Модуль производства мы не покупали, так как на данном этапе имеем возможность планировать производство без помощи дополнительных средств», — объясняет г-н Тихомиров.

Первая проблема, с которой столкнулась команда внедрения системы «КОНКОРД», — адаптация системы в области финансово-бухгалтерского учета. Специфические документы, которые могут потребовать у конкретного предприятия проверяющие органы, бывают достаточно сложны, и, разумеется, они должны быть хорошо отработаны. А системный интегратор в этом случае должен четко осознать, что ему следует ориентироваться только на конечный результат. Как бы досконально ни планировалось проектное время, обязательно потребуются дополнительные ресурсы с обеих сторон, особенно на последней стадии. «Наш главный бухгалтер — основной пользователь системы — требовал от команды внедрения именно тех форм отчетов, которые нужны для работы, — говорит Петр Тихомиров. — Я очень признателен команде Columbus IT Partner, что она не подходила к этому формально; ее интересовал прежде всего результат. Невозможно даже теоретически предположить, какие обнаружатся ошибки и сколько времени и денег уйдет на их исправление — особенно при внедрении сложного интегрированного продукта, в котором все модули взаимосвязаны, а связи пронизывают всю структуру производства. В результате ошибки нарушается достаточно большое количество связей. А если неправильно рассчитывается себестоимость или налогооблагаемая база, то ошибки могут быть катастрофическими».

«Для нас не существует более или менее приоритетных заказчиков, к поддержке каждой информационной системы мы относимся максимально тщательно, — говорит Екатерина Синица, консультант компании Columbus IT Partner, руководившая внедрением системы «КОНКОРД» в «БРААС ДСК-1». — В случае критической ошибки мы выезжаем к заказчику в течение дня. «Горячая линия» у нас работает 24 часа в сутки; если мы сами не можем справиться с ошибкой, то обращаемся за решением в фирму Damgaard. Часто, особенно на первых этапах внедрения, мы используем удаленный доступ к сети клиента, чтобы оперативно решать все проблемы».

Внедрение ИТ невозможно без реструктуризации. Именно в период внедрения системы «КОНКОРД» в компании «БРААС ДСК-1» появился отдел отгрузки. «Он и раньше был необходим для бизнеса, а внедрение «КОНКОРДа» окончательно подвело нас к его созданию, — объясняет г-н Тихомиров. — Мы выделили отдел отгрузки готовой продукции из производственного подразделения, перераспределили обязанности. Внедрение ИТ всегда приводит к реструктуризации бизнес-процессов, и это не самый плохой стимул к перестройке. Оно также приводит к общему обновлению инфраструктуры предприятия. Кроме того, внедрение ИТ важно для персонала, так как дает новое качество работы, заставляет учиться, и учиться серьезно. У нас существенно расширился круг пользователей — теперь с информационной системой работают начальник склада и сотрудники отдела закупок».

С 1 июля 1999 года компания «БРААС ДСК-1» полностью перешла на систему «КОНКОРД». С ней могут работать 10 одновременно подключаемых пользователей. В системе пять бухгалтерских рабочих мест, три рабочих места в отделе отгрузки, один контролер и один администратор. Система построена на базе Windows NT Server 4.0 и встроенной СУБД «КОНКОРД».

«Процедуру трансформации нашей отчетности из российского бухгалтерского стандарта в международный мы проводили вместе с Deloitte&Touche, уже пользуясь системой «КОНКОРД», — говорит Петр Тихомиров. — В этом году мы первый раз получили аудиторское заключение по годовому балансу как по российскому, так и по международному стандарту».

«Информационная система очень сильно помогла нам, без нее мы не смогли бы справиться с текущим объемом работы, — считает г-н Тихомиров. — Четыре года назад в компании работали четыре менеджера, а теперь у нас в одном только отделе сбыта 40 человек, и каждый из них получает не фиксированную зарплату, а процент от дохода. Раньше для того, чтобы подготовить отчеты по зарплате, все начальники отделов должны были на два дня засесть за бумаги; теперь же эти отчеты генерируются автоматически. Раньше бухгалтерия всегда работала до семи-восьми часов вечера, а теперь она заканчивает рабочий день в 18:00. Мы научились иначе, более гибко, считать себестоимость товара. Теперь мы можем ежедневно контролировать дебиторскую задолженность. Отдел сбыта впервые стал получать информацию в режиме реального времени. Руководство может узнать текущий объем отгрузки в любую минуту, хотя раньше проблематично было выяснить отгрузку в течение дня...»

«Мы используем еще далеко не все возможности анализа, которые дает «КОНКОРД», — продолжает г-н Тихомиров. — Тем не менее программа нам уже помогает поддерживать в оптимальном режиме склад — она дает сведения по оборачиваемости товара, и нам удается постоянно держать именно ту номенклатуру, которая нужна. Кроме того, она обеспечивает резервирование склада — а без этого нельзя, любая ошибка в прогнозе приведет к дефициту товара и снижению конкурентоспособности. Благодаря аналитическим возможностям «КОНКОРДа» мы знаем, сколько и какой продукции следует держать в резерве.

Сейчас мы уже подошли к предельной загрузке информационной системы. Растет объем информации, которую необходимо переработать. Растет собственно объем бизнеса. Сегодня все рабочие места уже работают с предельной загрузкой, периодически к системе подключаются менеджеры, директора, ответственный по закупкам и начальник склада, так что очень скоро систему придется расширять».