Гуру международного масштаба, которых приглашают в Россию вендоры ПО управления контентом, и эксперты мировых аналитических агентств очень любят две темы: управление знаниями и применение социальных сетей в корпоративном управлении и коммуникациях, а также неминуемый рост роли и значения того и другого в ближайшие время.

Это вполне естественно, так как более зрелые, чем большинство российских, международные компании давно решили элементарные проблемы документооборота и занимаются более интересными вещами. Для них действительно важны создание сообществ сотрудников, оптимизация коммуникаций всеми возможными способами, сохранение не просто информации, а именно знаний и передача их не только от человека к человеку, но и от одного подразделения к другому, даже если они находятся в разных странах.

Приятно вспомнить разговоры с российскими менеджерами из IBM или Philips на эти темы: они охотно используют свои корпоративные социальные сети и для работы, и для личных нужд, причем искренне убеждены, что от этого есть польза делу. Более того, в IBM, например, действует система мотивации, связанная с использованием онлайновых средств общения. Высказать идею в сети, собрать сторонников сначала в онлайне, а затем и оформить группу организационно, добиться бизнес-результата и получить премию или повышение — это нормальный ход событий. Не удивительно, что они серьезно относятся и к управлению знаниями, и к социальным сетям. Однако IBM — единственный известный автору пример такого рода.

За прошедший год никаких новых случаев успешного или хоть какого-то служебного применения социальных сетей в российских компаниях, равно как и управления знаниями в широком понимании обнаружить не удалось. Скепсис относительно социальных сетей на работе у ИТ-руководителей никуда не исчез, наоборот, растет беспокойство, связанное с распространением мобильных устройств и социальных сетей одновременно. Однако ИТ-директора ведут, чаще всего собственными силами, очень интересные с точки зрения бизнеса проекты. Для этого не требуются дорогие, новые и сложные программные продукты или какое-то особое оборудование. Сделать толково можно и скромными средствами.

Корпоративный портал по гидрогеологии для лабораторий и служб качества, для технологов, гидрогеологов запущен в кисловодской компании «Нарзан» (руководитель управления информатизации и связи — Сергей Цветаев). Портал позволяет в реальном времени контролировать физико-химические свойства минеральной воды, а также проанализировать эти данные с 1937 года. «Тюменьнефтегазпроект» (начальник отдела ИТ — Александр Щетинин) наладил процесс управления сведениями, передаваемыми между отделами. Передача информации поделена на отдельные элементы — сведения, которые должны быть указаны при передаче любого вида документа из одного отдела в другой. Ведется мониторинг процесса обмена, оценка фактически переданных и планируемых к передаче сведений. В этой организации выполняется целый комплекс проектов по автоматизации проектирования.

Перечисленные системы решают «точечные» задачи, и на комплексные решения, о которых рассказывают гуру, не похожи. Можно ли утверждать, что в них, тем не менее, реализуется управление знаниями? Вполне, причем это управление со вполне конкретными деловыми целями.

Одна из интересных областей в управлении контентом в России — анализ данных, накапливаемых в call-центрах. Там формируются базы знаний, пусть даже и весьма узконаправленные, отлаживаются инструменты анализа аудиозаписей, выполняется продуктивная интеграция с CRM-системами и другими бизнес-приложениями. Спрос на подобные решения формируют и банковская сфера, и ритейл, в том числе интернет-торговля, и страхование. Последняя отрасль вообще дает множество интересных примеров управления документопотоками: ввод форм, потоковое сканирование, организация сложных многоступенчатых процессов обработки документов, а скоро, может быть, и онлайн-платежи получат более широкое распространение в этой сфере.

Оптовая торговля и производство заняты другими проблемами: ввод и обработка платежных документов, оптимизация отгрузки, начало использования электронных счетов-фактур, интеграция в этой связи производственных систем с бухгалтерскими. Как минимум необходимо вести архив.

Фирма «Золотые луга» из Тюмени (начальник отдела ИТ — Андрей Семенов) такой архив создала в прошедшем году: в него вошли юридически значимые документы (накладные, счета-фактуры, договора и т. д.). Реализована процедура автоматического формирования и подписания актов сверок с последующим автоматическим контролем возвратности документов и постановкой задач для ответственных лиц. Кроме того, в компании выполнен большой проект по интеграции многих приложений таким образом, чтобы весь процесс — от заказа товара клиентом через торгового представителя до доставки товара и получения фирмой всех необходимых документов — был поддержан автоматизацией. Число бумажных документов при этом сведено к определенному законом минимуму, а все ответственные лица всех звеньев процесса список своих задач постоянно получают из ИТ-системы вместе с пакетом необходимых для исполнения документов.

Красноярский холдинг «Сибирский цемент» (директор по ИТ — Ирина Журавлева) в 2012 году запустил механизм обмена электронными документами (электронный счет-фактура) между активами холдинга с помощью Microsoft Axapta и СЭД СБИС, причем в СЭД документы заверяются ЭЦП и получают юридический статус. Этот проект очень важен для компании, так как позволяет оптимизировать документооборот внутри холдинга, оперативно получать необходимую информацию, уменьшить объем ручного ввода и снизить затраты на формирование документов, считает Ирина Журавлева.

В Челябинском металлургическом комбинате (ИТ-директор — Владимир Лисовенко) применяют ЭЦП для документов первичного учета, для оформления документов по ведению хозяйственной деятельности. Здесь реализованы и другие проекты, связанные с управлением документами, и это скорее «промышленный» документооборот. Один из них — сбор параметров контроля качества и параметров технологического процесса в привязке к единице производимой продукции с формированием ее сквозного паспорта. Другой — организация взаимодействия с потребителями металлопродукции с представлением им информации о ходе выполнения их заказов, с обеспечением их информацией в электронном виде (пригодном для автоматизированной обработки) по электронному ключу (штрихкоду). Информация включает на­кладную на отгруженную продукцию, транспортную накладную, сертификат качества, счет-фактуру, сведения о платежах (дебиторская и кредиторская части).

Кроме того, в комбинате решены вопросы единства учета, все производственные операции оформляются документами первичного учета, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Оперативный производственный учет построен на документах первичного учета, т. е. является «бухгалтерским»; с другой стороны, для ведения оперативного учета приняты правила, действующие в бухучете.

«Мечел-Сервис» планирует в 2013 году наладить взаимодействие с заводами — производителями металлопродукции для онлайн-получения данных по реализации оперативной отгрузки. Это позволит сократить временные расходы на внесение информации в систему складского учета и полноценно использовать штрихкоды на бирках производителей, подчеркивает Роман Тупкало.

Можно предположить, что такого рода системы, включающие развитый «производственный» документооборот, в том числе обмен информацией с контрагентами на уровне ИТ-систем, о чем несколько лет назад говорили еще неуверенно, теперь и станет основным направлением в сфере управления контентом для производственных и торговых предприятий. Ирина Журавлева считает, что увеличение мобильности не только руководства, но и сотрудников позволяет принимать управленческие решения очень оперативно, внедрение систем электронного документооборота может принести эффект компании и поэтому очень важно.

И это не тот «старый добрый» документооборот, вернее, далеко не только он. Это серьезная интеграция, использование всей доступной информации, в том числе из производственных систем, применение штрихкодирования, ЭЦП. И потребители — не только госорганы, банки и управляющие структуры холдингов, как было еще совсем недавно.