«Сокол-АТС» — многопрофильное предприятие, занимающееся производством телекоммуникационной техники, деталей и изделий для авиастроения, судостроения, проектирования и изготовления инструмента. В 2017 году на предприятии был завершён проект, который позволил организовать электронный архив конструкторской документации — основу производственного документооборота — и автоматизировать ряд других процессов на базе российской программной платформы Docsvision с применением технологий ABBYY FlexiCapture. Уже через два месяца после старта проекта в базу данных было введено более 6000 документов, скомпонованных в более чем в 100 изделий. Внедрение за 4 месяца осуществили специалисты ГК «Перемена» — сертифицированного партнёра Docsvision.
ЗАО «Сокол-АТС» — одно из старейших предприятий Белгородской области. Накопленный за время работы массив чертежей хранился не только в архиве, но и в цехах. Поскольку завод занимается не только проектированием и разработкой собственной продукции, но и изготовлением изделий по чертежам сторонних разработчиков, то одной из важных задач при организации архива конструкторской документации была регистрация извещений об изменениях в чертежах, внесение указанных изменений в документацию и отслеживание актуальных версий. Для повышения эффективности этой работы было решено перевести весь архив конструкторской документации в электронный вид. Специалисты сертифицированного партнёра Docsvision — ГК «Перемена» — детально проработали бизнес-процессы заказчика на предпроектной стадии и обеспечили реализацию внедрения в оперативном режиме.
Автоматизации подлежал, в первую очередь, процесс обработки конструкторской документации. Она как поступает на завод извне, так и разрабатывается собственными специалистами. Поэтому в маршрут прохождения документации помимо рассмотрения и принятия решения о помещении в архив, были включены этапы регистрации канцелярией входящего документа и процесс внутреннего согласования. В электронный вид предстояло перевести также договорную деятельность, «канцелярию», процесс проведения совещаний с последующим формированием отчетов, протоколов и поручений по ним.
Основной особенностью проектного решения стало совмещение функциональности Docsvision и решения по распознаванию отсканированных конструкторских документов на базе ABBYY FlexiCapture. Для реализации проекта был приобретен сканер Xerox формата А0 и потоковый сканер Canon формата А4. Отсканированные документы распознаются с помощью ABBYY FlexiCapture и автоматически загружаются в базу Docsvision c автоматическим заполнением определенного набора полей карточек системы электронного документооборота. Скорость погрузки распознанных документов в систему составляет ~150 документов/час при массовом вводе, а с ролью оператора верификации и администратора данных Docsvision справляется сегодня один сотрудник завода. Были разработаны все необходимые маршруты договоров.
Одной из особенностей работы Завода является необходимость отдельно учитывать договора, являющиеся частью государственного оборонного заказа в рамках общего реестра договоров, а также направлять их на дополнительное согласование с внешней военной приемкой. Такое согласование требует дополнительного внимания со стороны менеджеров по договору, требуется дополнительная сортировка по срокам возврата для формирования списка напоминаний. В системе был разработан удобный набор представлений: к примеру, теперь интерфейс позволяет отслеживать количество изменений по конкретной конструкторской документации — это важная информация для принятия управленческих решений.
Ключевыми пользователями системы стали сотрудники общего отдела, отдел главного конструктора (в его состав входит подразделение по работе с архивом), и информационно-аналитический отдел, который курируется непосредственно руководителем проекта — заместителем генерального директора предприятия.
Внедрение автоматизированного управления архивом конструкторской документации — который постоянно пополняется — упростило поиск, доступ, отправку заданий по помещённым в него документам. Предприятие получило удобный инструмент для повышения не только порядка в документах, но и контроля исполнительской дисциплины сотрудников.
