В 2016 году в Администрации Городского округа Верхняя Пышма внедрена система электронного документооборота на базе российской платформы Docsvision. Сегодня к СЭД подключены более 150 сотрудников администрации, её учреждений и удаленных подразделений. За год через систему проведено более 10 000 согласований, более 30 тысяч документов. Система позволила полностью упорядочить и автоматизировать управление документами, реализовать необходимую удобную функциональность и повысить исполнительскую дисциплину.
Верхняя Пышма —город-спутник, расположенный в 1 км к северу от Екатеринбурга. Всего в состав городского округа Верхняя Пышма входят 25 населенных пунктов. Документооборот Администрации регулируется тремя основными нормативными документами, утвержденными правовыми актами администрации: «Правила делопроизводства и документооборота в администрации городского округа Верхняя Пышма», «Инструкция по делопроизводству», «Положение об организации работы по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в администрации городского округа Верхняя Пышма». Принятая модель подразумевает контроль за документом с момента его поступления, централизацию контрольных функций и единые нормы документооборота.
До внедрения СЭД организация делопроизводства осуществлялась традиционным методом — ведением журналов, обеспечивающих бумажный документооборот. Это имело ряд побочных эффектов в виде отсутствия должного контроля за содержанием исходящих документов, двойной регистрации документов в подразделениях, слабого контроля исполнения. Необходим был инструмент оценки исполнительской дисциплины. Решение о переходе на электронный документооборот было принято в конце 2015 года. Из рассматриваемых вариантов была выбрана платформа Docsvision и решение «Административное делопроизводство» на её базе — разработка компании-интегратора «О3», обладающая, в отличие от конкурирующих систем, наиболее полной готовой функциональностью.
Внедрение проходило в несколько этапов под руководством отдела по организационной работе и контролю Администрации. Структурно автоматизация работы с документами была реализована сначала в Администрации, Думе и основных подразделениях, а затем произведено масштабирование системы на все подразделения, включая подведомственные учреждения. На этом этапе была также настроена подсистема «Услуги», обеспечивающая реализацию Федерального закона 210-ФЗ «О предоставлении государственных и муниципальных услуг».
В ходе проекта настроена работа через почтовый клиент Docsvisionс расширенными функциями, разработаны формы дополнительных отчетов: к примеру, отчеты по мониторингу деятельности структурных подразделений, отчет по исполненным документам в разрезе подчиненности, отчет по рассмотрению материалов, зарегистрированных в КУСП (КУСП — книга учета сообщений о правонарушениях) и поступивших для рассмотрения должностными лицами органов местного самоуправления по административному законодательству субъекта РФ. Было настроено автоматическое заполнение отчета по обращениям граждан по шаблону, согласно методическим рекомендациям администрации Президента РФ.
За год через систему прошло более 31 000 документов, проведено 10 000 согласований, выполнено 54 000 поручений. Результатом проекта стало полное решение всех делопроизводственных задач, налаживание контроля за соблюдением стандартов на документы, обеспечение правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, новые инструменты получения необходимой статистики по документам.
Планируется развитие проекта в части доработки механизмов согласования для большей автоматизации работы сотрудников, внедрение модулей управления совещаниями, штрихкодирования и потокового сканирования документов. Кроме того, требуется интеграция с информационной системой Управления архитектуры и градостроительства, а также работы по повышению быстродействия системы — сказывается слабая инфраструктура (сервера и сети в удаленных подразделениях).
Самитова Галина Владимировна, начальник отдела по организационной работе и контролю администрации городского округа Верхняя Пышма: «Система документооборота — это инструмент для достижения цели по созданию единого механизма, каждый элемент которого работает правильно и быстро. После внедрения СЭД нами полностью реализована функция управления документами, а не наоборот: внедрение системы стало стимулом для повышения корпоративной культуры сотрудников, наши „горизонты“ расширились, и впереди — новые управленческие задачи, которые можно решить, только используя СЭД».
Марк Марков, заместитель директора компании «О3»: «Этот проект автоматизации документооборота отличался особенной заинтересованностью заказчика в успешном результате. Специалисты заказчика в ходе внедрения корректировали схему работы с документами, были выпущены организационно-распорядительные документы, формализующие принципы взаимодействия участников процесса. Благодаря нашей совместной слаженной работе с заказчиком все подразделения начали работать с системой уже через несколько месяцев, а благодаря заинтересованности главы Администрации городского округа Верхняя Пышма еще через несколько месяцев удалось значительно повысить исполнительскую дисциплину сотрудников».
