ВНИИГ им. Б. Е. Веденеева — один из ведущих научных центров России в области гидротехнического и энергетического строительства, а также эксплуатации гидротехнических объектов.
Печать проектной и научной документации играет важную роль в сопровождении деятельности института. В рамках оптимизации этого направления было необходимо уменьшить расходы на документооборот и повысить их прозрачность. Для этого требовалось сократить парк печатной техники и снизить его энергопотребление, а также уменьшить стоимость отпечатков. Кроме того, планировалось унифицировать и модернизировать парк и создать безопасную среду документооборота.
Этим задачам полностью соответствовало программно-аппаратное решение Xerox. После успешных испытаний пилотного комплекта институт установил два высокопроизводительных МФУ формата A3 Xerox WorkCentre 7830 в комплексе с USB-кардридерами и системой контроля и учёта печати YSoft SafeQ.
С помощью системы YSoft SafeQ институт смог повысить информационную безопасность документооборота, начать централизованно управлять процессами печати, копирования и сканирования документации, регистрировать историю сбоев, а также планировать расходы на обслуживание техники и закупку расходных материалов.
YSoft SafeQ позволяет разграничивать права доступа сотрудников к периферийному оборудованию и вести учёт выполненных работ. Решение поддерживает удобный и безопасный метод аутентификации пользователей с помощью карт доступа и/или ввода PIN-кода на терминале. При этом система отслеживает каждое обращение к печатной технике и формирует отчёты со статистикой, отсортированной по пользователям, структурным подразделениям, проектам и другим параметрам.
На первом этапе проекта система контроля печати YSoft SafeQ была интегрирована с МФУ Xerox WorkCentre 7830. В дальнейшем институт планирует масштабировать её на другие печатные устройства, чтобы повысить эффективность работы с документами и сократить затраты на выпуск проектной и научной документации.
«Когда завершился первый этап интеграции многофункциональной системы контроля печати, мы убедились в том, что выбрали правильную стратегию оптимизации печатной инфраструктуры, — комментирует Олег Морозов, заведующий отделом информационных технологий ВНИИГ им. Б. Е. Веденеева. — Теперь у нас есть хорошая база для того, чтобы перейти к полномасштабному развёртыванию YSoft SafeQ во всём институте».
