В результате перехода на электронный документооборот при поддержке специалистов компании «АБС-Консалт» в системе вуза регламентированы и автоматизированы базовые процессы делопроизводства, согласование договоров и документации для проведения госзакупок. В 2016 году через web-клиент Docsvision к СЭД подключены удаленные кафедры ТюмГМУ — все 60 кафедр в составе 6 факультетов. Особенно активно система используется руководителями подразделений в части контроля производственных задач и электронного архива документов.
Проект был начат в 2015 году. Университет автоматизировал базовые процессы делопроизводства: регистрацию, согласование, подписание распоряжений и приказов, регистрацию и создание резолюций по входящим и исходящим документам, ведение номенклатуры дел, формирование отчетов по исполнению. Второй блок, который был переведен в электронный вид — это процессы согласования договоров и документации для проведения госзакупок. В соответствии со спецификой университета специалистами «АБС-Консалт» был разработан классификатор договоров и маршруты согласования документации для разных видов затратных и доходных договоров, введены необходимые справочники (виды закупки, факультеты, специальность), разработаны карточки и схемы состояний по каждому виду договоров с шаблонами рабочей документации и специализированными полями, изменены правила нумерации, разработан удобный реестр договоров, настроена соответствующая процессам согласования ролевая модель.
В ходе дальнейшего развития системы в 2016 году к корпоративной СЭД через web-клиент Docsvision подключены удаленные кафедры университета — все 60 кафедр в составе 6 факультетов вуза. Система находится в промышленной эксплуатации: в ней зарегистрировано около 150 пользователей. В базе данных корпоративной СЭД хранится более 17 000 карточек документов. За время работы сотрудниками инициировано в системе более 2 000 согласований, создано почти 4 000 резолюций и более 50 000 заданий. Наиболее активно СЭД используется руководителями подразделений в части контроля производственных задач и электронного архива документов.
Сегодня проектной командой производится автоматизация процессов согласования служебных записок, улучшение клиентских интерфейсов для более производительной работы сотрудников, ведутся работы по повышению производительности системы и дальнейшему развитию функциональности.
Ирина Васильевна Медведева, ректор Тюменского государственного медицинского университета, доктор медицинских наук, академик РАН, профессор, заслуженный деятель науки РФ: «Использование СЭД на базе Docsvision 5 помогло университету снизить издержки на внутренние процедуры, ускорить их и сделать более контролируемыми. Благодарим компанию „АБС-Консалт“ за профессиональное управление проектом внедрения СЭД, что позволило совместной проектной команде выбрать правильную тактику внедрения, выстроить качественные коммуникации с пользователями, своевременно реагировать на изменения требований и, в конечном счете, выполнить их в оптимальные сроки с высоким качеством»
