ФГБОУ ВО «Сочинский государственный университет» (СГУ) основан в 1989 году. Сегодня — это многопрофильный университет, который осуществляет образовательную деятельность по широкому спектру направлений: гостиничный и ресторанный бизнес, туризм и курортное дело, экономика и управление, транспортные средства, строительство и архитектура, культура и искусство, ландшафтный дизайн и др. В структуру учреждения входят 5 факультетов, университетский экономико-технологический колледж, учебно-тренинговые центры, центр дополнительного профессионального образования, аспирантура и докторантура, научно-исследовательский центр и различные сопутствующие подразделения.
В университете работает 800 человек — профессоры, преподаватели, научные работники, инженерно-технический, административно-хозяйственный, производственный и учебно-вспомогательный персонал. Ежемесячно оформляется более тысячи кадровых документов. Заработную плату сотрудникам необходимо рассчитывать с учетом различных критериев — совмещений, замещений, источников финансирования, и т. п. Ежегодно в ФГБОУ ВО СГУ на бюджетных отделениях обучается около 1200 студентов. Для них необходимо своевременно рассчитывать академические стипендии и другие выплаты (социальные стипендии, доплаты аспирантам, президентские стипендии и т. п.). Еще около 1800 человек учатся в университете и колледже на платной основе, поэтому вузу необходимо четко контролировать предоставление платных услуг, а также своевременное поступление оплат от учащихся.
Еще одна задача, стоящая перед руководством вуза, — регулярное предоставление отчетов о начислении заработной платы и стипендий, движении кадров и контингента учащихся в федеральный сервис АСУ ПФХД («Автоматизированная система управления планами финансово-хозяйственной деятельности» образовательных организаций высшего образования, подведомственных Министерству образования и науки Российской Федерации).
Ранее для регламентированного и кадрового учета, а также расчета заработной платы в университете использовалась разные информационные системы. На оформление кадровых приказов и расчет зарплаты уходило много времени, возникала путаница при сдаче отчетности в контролирующие органы. Отчеты для Минобрнауки приходилось составлять вручную в электронных таблицах. Данные о студентах в деканатах, приемной комиссии и расчетном отделе не были синхронизированы. На подготовку отчетов по дебиторской задолженности для руководства тратилось несколько рабочих дней.
Руководство ФГБОУ ВО СГУ приняло решение о переходе на новую информационную систему, которая помогла бы упростить ведение кадрового учета, ускорить начисление зарплат и стипендий, усилить контроль за расчетами с обучающимся на платной основе, организовать оперативное предоставление данных в федеральный сервис АСУ ПФХД.
Для решения поставленных задач были выбраны системы «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8» и «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8». Партнером по внедрению стала Компания «Альфа-Софт» (г. Сочи).
За 2 месяца система была развернута на 20 рабочих местах — в бухгалтерии, кадровой службы и планового отдела университета.
Главный бухгалтер СГУ в г. Сочи Горячкин Николай Петрович отмечает: «Новая система, созданная на основе решений „1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8“ и „1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8“, полностью оправдала наши ожидания. Теперь мы можем принимать своевременные меры к безусловному выполнению всех решений Министерства образования России по социальным обязательствам, установленным перед сотрудниками и студентами университета и колледжа. Упростился контроль за взаиморасчетами со студентами, более чем на 80-90% сократилось время обработки первичных документов (приказов) по поступлению, перемещению и отчислению студентов. Появилась возможность более оперативно выявлять неплательщиков и передавать данные для дальнейшей работы в юридический отдел — ранее на подготовку таких отчетов уходило несколько дней. В итоге объем дебиторской задолженности по расчетам за обучение сократился почти на треть».
