Группа компаний «Садовое кольцо» работает на рынке недвижимости Московского региона с 2003 года. Сегодня это один из крупнейших застройщиков России, который занимается возведением жилых кварталов с сопутствующей инфраструктурой, а также отдельных многоквартирных домов, общественных зданий, инженерных сетей и сооружений.
Штат сотрудников предприятия насчитывает около 860 человек, которые работают в 30 территориально распределенных компаниях, занимающихся разными видами деятельности: девелопментом, проектированием объектов недвижимости, архитектурой и дизайном, управлением продажами квартир в новостройках и т. д. Когда клиент заказывает строительство дома «под ключ» — от этапа проектирования до финишной отделки — над выполнением его заказа трудятся специалисты разных подразделений холдинга. От слаженности действий этих сотрудников напрямую зависит скорость выполнения заказа. Необходимо оперативно оформлять проектную документацию, согласовывать договора и сметы, контролировать исполнение поручений и сроки выполнения работ на объектах. Кроме того, нужно своевременно реагировать на обращения и жалобы граждан, ведь любое промедление с ответом на негатив может повлиять на имидж компании и лояльность реальных и потенциальных клиентов. Ранее каждое структурное подразделение вело учет документов обособленно, в электронных таблицах. На поиск корреспонденции от граждан и контролирующих органов уходило много времени. Обмен данными между обособленными предприятиями был затруднен. Все это замедляло обработку и согласование документов, сроки реализации проектов могли затягиваться.
Руководство холдинга приняло решение о внедрении единой для всех подразделений системы электронного документооборота, которая позволила бы ускорить обмен документами между подразделениями, помогла сократить время на согласование договоров и смет, усилить контроль за своевременностью выполнения поручений. Для регламентированного и оперативного учета в компании успешно используются программы на платформе «1С: Предприятие 8», поэтому и для решения задач автоматизации документооборота была выбрана система «1С: Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала компания «СофтЭксперт», имеющая успешный опыт внедрения систем электронного документооборота на различных предприятиях.
За шесть месяцев система была развернута на 40 рабочих местах в 8 основных («материнских») компаниях холдинга: подразделениях девелопмента, проектирования, архитектуры и дизайна, эксплуатации объектов, оптимизации технических решений, охраны объектов недвижимости, управления продажами и управления генподрядными работами.
Управляющий делами группы компаний «Садовое кольцо» Султанов Виктор Николаевич отмечает: «Система „1С: Документооборот 8“ помогла более эффективно скоординировать деятельность 8 ключевых компаний холдинга и разграничить зоны ответственности между ними. Ускорился информационный обмен между сотрудниками предприятия, улучшилась динамика согласования документов и утверждения смет, сценарии обработки документов стали более упорядоченными. Руководители отделов и подразделений получили расширенные возможности контроля над исполнительской дисциплиной сотрудников. Разумеется, все это не могло не сказаться на бизнес-процессах компании. Поскольку задачи стали выполняться быстрее — сократились и сроки строительства».
