Волгоградский государственный технический университет (ВолгГТУ) — ведущее высшее учебное заведение Поволжья, крупный научный центр Юга России, входит в число лидеров среди технических вузов страны. В структуре университета — восемь факультетов очного обучения, три — очно-заочного и заочного обучения, факультет подготовки иностранных специалистов, а также факультеты довузовской подготовки и послевузовского образования.
На протяжении 10 лет для решения задач управления различными сферами деятельности вуз использовал целый ряд разрозненных программных продуктов, среди которых были как собственные разработки, так и дорогостоящие программы зарубежных производителей. В связи с этим возникали трудности при обмене данными между подразделениями вуза. Учет по некоторым параметрам требовал повторного ввода информации, зачастую отчетность в подразделениях велась в разных форматах. Было сложно собирать данные для ежегодной консолидированной отчетности вуза, систематизировать информацию и формировать отчетность по учету оказываемых платных услуг приходилось из нескольких программ, обмен между которыми отсутствовал. На сбор информации для формирования некоторых разделов годового отчета уходило до недели рабочего времени специалистов.
Кроме того, в связи с выходом новых федеральных государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования (ФГОС ВПО) перед руководством российских вузов был поставлен ряд новых задач, в числе которых — создание единой информационной среды (ЕИС), которая должна охватывать не только управленческие задачи, но и задачи по расширению возможностей и объемов электронного обучения. При этом, ЕИС должна быть доступной для использования как сотрудниками, так и студентами вузов (создание личных кабинетов, доступ информации к учебным процессам и т. п.). Решение этой задачи на базе имеющихся у ВолгГТУ информационных систем было невозможно — ряд программ не позволял реализовать новые требования, сроки и стоимость адаптации других систем не устраивали руководство университета.
Сложившаяся ситуация потребовала полностью пересмотреть подход к автоматизации процессов управления подразделениями и направлениями деятельности вуза с учетом новых требований Министерства образования и науки РФ. Руководство ВолгГТУ приняло решение о внедрении новой информационной системы на базе «1С: Предприятие 8». Партнером по внедрению стала компания «АВИКО», имеющая давний опыт сотрудничества с ВолгГТУ.
Для решения поставленных задач были выбраны системы «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» и «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8». При внедрении выбранных систем требовалось не только решить новые задачи, но и сохранить (а, по возможности, и улучшить) востребованную функциональность ранее использовавшихся систем.
Проректор по учебной работе ВолгГТУ, доцент, кандидат технических наук Евгений Александрович Захаров отмечает: «Главная цель автоматизации достигнута в полной мере — была синхронизирована работа финансово-экономических служб университета и филиалов. Все проведенные работы в совокупности позволили сократить ошибки учета и снизить нагрузку на бухгалтерию и другие службы учреждения. Кроме того, созданная на базе „1С: Предприятие 8“ система позволяет выполнять работы по сбору и представлению финансовой и бухгалтерской информации в сжатые сроки. Мне приятно отметить, что наш многолетний партнер — компания „АВИКО“ — обеспечила перевод вуза на новую информационную систему за ограниченный интервал времени — первый квартал 2016 года».
