Банк ВТБ24 запустил в эксплуатацию электронный архив документов расчетно-кассового обслуживания юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (Электронный архив РКО ЮЛ и ИП) с помощью решения от компании Syntellect разработанного на базе платформы управления документами TESSA.
Новый блок «Электронный архив РКО ЮЛ и ИП» объединяет в себе автоматизированный бизнес-процесс регистрации и обработки досье на открытие, изменение реквизитов или закрытие расчетного счета юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Принцип работы блока заключается в следующем. Документы принимаются сотрудниками клиентского отдела по работе юридическими лицами в точках продаж Банка, сканируются и распределяются по типам во фронтальном решении Syntellect, разработанном с применением технологии тонкого web-клиента. В это же время происходит автоматическое формирование описи и отправка бумажных досье с помощью подсистемы управления логистикой документов. Электронные версии документов поступают на централизованную обработку (верификацию) в бэк-офис и распределяются между исполнителями в соответствии с гибко настраиваемыми правилами. В бэк-офисе пользователи работают с полноценным приложением, которое, при необходимости, автоматически обновляется с помощью компонента Application Manager. Таким образом, проводить юридическую экспертизу и оформление большей части документов стало возможным не дожидаясь доставки оригиналов в бэк-офис, что позволило существенно оптимизировать процесс. По факту доставки оригиналов документов остается только зарегистрировать получение и завершить оформление карточки с подписями. Оригиналы передаются на хранение в подсистему управления архивом клиентских досье, а электронное досье остается в электронном архиве в оперативном доступе для подразделений Банка. В части электронного архива РКО ЮЛ и ИП предполагается, что Система будет обрабатывать и размещать на хранение более 100 тыс. досье в месяц.
«По нашим оценкам, автоматизация электронного архива документов с помощью Syntellect и с использованием платформы TESSA позволяет банку сократить трудозатраты точки продаж за счет исключения этапов копирования и заверения документов, а дальнейшая передача досье на экспертизу в электронном виде сокращает общий срок открытия счета в 4 раза (с четырех рабочих дней до одного), — комментирует начальник управления по обработке клиентских данных операционного департамента ВТБ24 Светлана Дементьева. — Однако это лишь первый этап автоматизации, в результате которого мы упорядочили процессы и получили гибкий и удобный инструмент, оптимизация ручного труда на этом не закончена».
По словам Дементьевой, в ближайшее время ВТБ24 планирует интегрировать существующее решение с системой дистанционного открытия счетов через сайт банка, с сервисами налоговой службы для автоматического получения данных выписки из ЕГРЮЛ клиента, который планирует открыть счет, а также применение технологий Abbyy FlexiCapture для автоматической типизации и распознавания атрибутов документов досье РКО и автоматического заполнения карточки клиента, что позволит получить дополнительную существенную экономию человеческих ресурсов.
В настоящее время система управления архивом ВТБ24, построенная на технологиях компании Syntellect, консолидированных в платформе TESSA, объединяет более 15 функциональных блоков, в т. ч. электронный архив клиентских и продуктовых досье, блок управления архивом бумажных документов и логистикой документов из точек продаж в центры хранения, электронные архивы документов по валютным сделкам, запросов гос. органов (ФССП и ФНС), архив скан-образов паспортов и доверенностей клиентов-физических лиц, архивы электронных документов по проблемным кредитным сделкам, зарплатным проектам и договорам эквайринга, системы согласования распоряжений на оплату, хозяйственных договоров и доверенностей и др.
Внедрение системы в банке началось в 2009 году и первоначальное решение было построено на платформе Docsvision версии 4.5, с первой версией системы работало порядка 100 сотрудников бэк-офиса Банка. В 2012 году система была полностью переработана с помощью платформенных модулей компании Syntellect с целью оптимизации под высокие нагрузки по количеству обрабатываемых и хранимых документов и по количеству активных пользователей.
В настоящий момент в общей сложности система управления документами банка, разработанная компанией Syntellect с использованием технологий платформы TESSA, хранит более 400 млн. документов, с системой работают более 30 тыс. активных пользователей.
