Проект организации документооборота ведет свою историю с 2007 года, когда Компанией «АЛРОСА» было осуществлено внедрение системы «БОСС-Референт» в двух Аппаратах управления Компании в Москве и Мирном с общим количеством до 500 пользователей. СЭД была призвана решить задачи базового делопроизводства: автоматизировать «канцелярию» и работу с организационно-распорядительной документацией, усилить контроль исполнительской дисциплины, обеспечить межфилиальное взаимодействие. В 2010 году Компания приняла решение о смене платформы для СЭД и выбрала программу от российского разработчика — Docsvision 4.5, а в 2011 году осуществила внедрение и переход на новую программу. В 2016 система электронного документооборота компании была переведена на новую версию платформы Docsvision 5.4 и принята в промышленную эксплуатацию. Docsvision в предыдущей версии остаётся доступной для использования до конца 2016 года, а далее будет выведена из эксплуатации. Систему сегодня активно используют в распределённой среде около 500 сотрудников в Москве и 4500 в Якутии.
Перевод системы на версию Docsvision 5 в 2016 году стал важной вехой проекта, вызванной необходимостью применить лучшие функциональные наработки, объединить системой электронного документооборота более 2-х «площадок», уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой, уйти от кастомных карточек на штатный настраиваемый функционал и не отставать от развития платформы. Нежелание сильно кастомизировать решение — это принципиальная установка заказчика с целью обеспечения бесперебойной промышленной эксплуатации при развитии платформы. Возможности Docsvision 5 в этом отношении шире: за счёт более гибких базовых объектов и средств конструирования она позволяет создавать прикладные функциональные решения с меньшим объемом проектного кода, а это делает решение более надёжным и менее дорогим по совокупной стоимости владения.
Сегодня СЭД АК «АЛРОСА» (ПАО) переведена на новую версию в полном объеме. Для синхронизации данных двух площадок управляющей компании — Москва и Мирный — используется модуль межфилиального обмена Docsvision.
Внедрение ведется командой Заказчика, сформированной для целей бизнес-проектирования и технического сопровождения, состоящей из специалистов компании «АЛРОСА» с привлечением подрядчиков-сотрудников компании ТИМЛИС-Консалтинг (партнёра Docsvision). Работы по проекту проходят при поддержке компании-вендора, заключенный договор авторского надзора обеспечивает дополнительную поддержку от специалистов Docsvision: выделен персональный консультант-куратор, представители вендора участвуют в еженедельных и внеплановых совещаниях, техподдержка оказывается в приоритетном режиме. Важная составляющая авторского надзора — ревью всех проектных решений с точки зрения оптимального использования возможностей платформы, консультации, заключения и рекомендации по этим вопросам. Кроме того, это даёт возможность включения заранее запрошенного заказчиком функционала в плановое развитие платформы.
Масштаб проекта и его текущее состояние подтверждают готовность платформы Docsvision к повышенным нагрузкам и реализации ключевых требований, предъявляемых к СЭД со стороны крупного современного холдинга. За месяц осуществляется около 4500 уникальных подключений к СЭД, в пиковое время — 1200 одновременных. Ежедневно создаётся 2900 документов, 2300 согласований и 8100 заданий, а через модуль межфилиального обмена передаётся порядка 500-900 объектов системы.
В самых ближайших планах по развитию СЭД у «АЛРОСА» — работа по обеспечению мобильного доступа к СЭД руководителей всех функциональных уровней на базе продуктов Лёгкий клиент и Почтовый клиент Docsvision, применение усиленной квалифицированной электронной подписи для дальнейшего внутреннего ЭДО Компании и обмена с внешними организациями, разработка и внедрение электронного архива на базе Docsvision для всего массива документов Компании. В т. г. начато полномасштабное внедрение СЭД с тиражированием решения в 4 дочерних и зависимых обществах Компании, с 2017 планируется включение в единый контур СЭД Группы компаний АЛРОСА более 10-ти дочерних обществ.
