АО «Корпорация «Стратегические пункты управления» было образовано в 2012 году путем реорганизации ФГУП «ЦКБ тяжелого машиностроения». С 2016 года в головном офисе предприятия в Москве при поддержке компании-партнёра «АСКОН-ЦР» в промышленную эксплуатацию запущена система электронного документооборота на базе российской платформы Docsvision. Пользователями СЭД стали около 300 сотрудников московского офиса корпорации.
Решение автоматизировать документоцентричные процессы предприятия с помощью современного профессионального инструмента было принято руководством АО «Корпорация «СПУ» для повышения эффективности работы с документами. Необходимо было решить задачи сокращения сроков рег истрации и обработки организационно-распорядительной документации (ОРД), сроков подготовки и согласования, контроля исполнения документов. СЭД должна была уменьшить риски потери документов, обеспечить пользователям хранение и удобный доступ к документам в электронном виде.
Совместно с партнёром — компанией «АСКОН-ЦР» — специалисты корпорации провели исследование рынка и, изучив преимущества различных систем, остановили свой выбор на российской платформе Docsvision. На её базе в 2016 году была полноценно запущена в работу система электронного документооборота предприятия. Решение базируется на стандартных возможностях платформы, настроено партнером под конкретные бизнес-процессы с помощью имеющихся в Docsvision конструкторов.
Удалось полностью автоматизировать движение служебных записок: экономические службы предприятия в течение года выпускают их порядка 1000. Автоматизировано согласование и подготовка приказов, распоряжений, исчезла необходимость вручную собирать визы на документ. Сегодня в СЭД осуществляется подготовка писем и проектов документов, получение статистических отчетов по документообороту и исполнению документов в установленные сроки.
В процессе внедрения активно принимала участие рабочая группа проекта — это порядка 60 специалистов компании, задействованных в её тестировании. На текущий момент СЭД использует все руководство компании, руководители отделов (структура включает в себя порядка 70 отделов) и сотрудники, ответственные за делопроизводство. В планах развития системы — интеграция с системой «1С» и добавление новых бизнес-процессов.
Серенко Борис Владимирович, начальник ИТ-отдела АО «Корпорация „СПУ“: Я считаю, что мы успешно реализовали проект, несмотря на нюансы, которые, наверное, неизбежны при внедрении любой масштабной ИТ-системы. Могу оценить результат как пользователь — удобно, когда есть доступ в СЭД ко всем документам, которые я создавал и в работе над которыми принимал участие. Удобно, что нет необходимости вручную их подписывать, особенно учитывая масштабы нашего предприятия и расположение в нескольких корпусах. Порядок в документах — это ещё и значительная экономия времени, т. к. процесс согласования у нас сократился с нескольких дней до нескольких часов».
