В условиях конкурса, объявленного Фондом, ставились задачи обеспечить учет, контроль перемещения и выноса более чем 15 тысяч объектов с помощью специализированного программного обеспечения и средств радиочастотной идентификации, а также поставить и настроить необходимое для этого оборудование. В результате тендер выиграла компания «АйТи. Смарт системы», предложившая собственную разработку — решение «АйТи-Автоматическая идентификация: Учет имущества» в комплексе с оборудованием для создания и считывания RFID-меток: терминалы сбора данных, принтеры, программаторы, RFID-ворота и т. д. Решающую роль сыграли скорость и удобство работы с RFID-метками, уникальный опыт компании в области внедрения RFID-решений, а также в автоматизации учета и управления имуществом.
В ходе предпроектного обследования и последующей адаптации решения была осуществлена интеграция системы «АйТи-АИ: Учет имущества» с Комплексной автоматизированной системой административно-хозяйственной деятельности Фонда (КАС АХД), настройка первичных документов и пропусков на перемещение и вынос материальных ценностей ответственному лицу по унифицированной и внутренней форме Фонда, а также монтаж RFID-ворот на всех выходах из здания.
Созданная система обеспечивает учет всех основных средств и материальных запасов заказчика. При этом каждому объекту учета присваивается уникальный идентификатор, информация о котором содержится в RFID-метке, что позволяет бесконтактно считывать требуемые данные. На метку также наносится дублирующий штрих-код, наименование, инвентарный и серийный номер объекта. В системе ведется привязка объектов учета по помещениям, ответственным за эксплуатацию, материально-ответственным лицам, подразделениям и т. п. Кроме того, с целью поддержания актуальности информации реализована двухсторонняя автоматическая синхронизация с КАС АХД по расписанию.
Все выходы из здания контролируются объединенными в общую сеть RFID-воротами. Это позволяет, имея соответствующие полномочия, выносить оборудование через ближайший или наиболее удобный выход. Система автоматически контролирует наличие разрешения на вынос для конкретного объекта учета, а также место и время его перемещения (вноса/выноса) через ворота.
Для успешной работы системы «АйТи. Смарт системы» развернули необходимую сетевую инфраструктуру, подключили и настроили 8 RFID-ворот, 6 терминалов сбора данных, 3 принтера штрих-кодов, осуществили поставку 20 тысяч RFID-меток, а также обучили сотрудников Фонда работе с комплексом.
В результате внедрения уполномоченным сотрудникам центрального аппарата Фонда стала доступна актуальная информация о местонахождении каждого объекта учета, его состоянии, перемещениях и пр. Все это позволило также существенно сократить время проведения инвентаризации.
