Политика ООО «Водоканал» четко ориентирована на высокое качество и бесперебойность оказания услуг, повышение прибыльности за счет минимизации совокупных издержек, внедрение новых технологий и методов управления. Впервые СЭД на базе Docsvision была внедрена несколько лет назад, когда необходимо было ускорить и упростить внутренние процессы и, в конечном итоге, сократить себестоимость услуг на фоне всеобщего роста тарифов в сфере ЖКХ.
При выборе платформы решающую роль сыграли возможности создать масштабируемое и гибкое решение, обеспечить дальнейший рост и развитие системы в соответствии с потребностями бизнеса. Решающим фактором при выборе подрядчика — компании ECMGroup. Pro — стал уровень компетенции специалистов, их опыт автоматизации крупнейших компаний России, а также партнерский подход к разработке проектного решения.
На базе платформы автоматизирован ряд бизнес-процессов и областей делопроизводства: работа с организационно-распорядительными документами, ведение договорной работы, постановка задач и контроль исполнительской дисциплины. Кроме того, автоматизированы некоторые процессы по управлению качеством: в системе ведётся работа с мнением и обращениями сотрудников в карточках «Голос сотрудника» и «Проблема», обработка рационализаторских предложений, работа с положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями. Система установлена в 9 локациях, соединенных между собой каналами связи.
Реализована интеграция с информационной системой жилищно-коммунального центра с целью привязки входящих сообщений к клиентам и формирования единой истории обработки обращений клиента — физического лица. В Docsvision обеспечен функционал передачи документов (входящих писем, заявлений, служебных записок, исходящих писем) в базу ИС ЖКЦ: посредством выбора ключевых параметров клиента инициируется связывание текущего документа с лицевым счетом выбранного клиента, в результате чего в ИС ЖКЦ для лицевого счета клиента отобразятся связанные документы.
Развитие системы со стороны компании и платформы со стороны вендора привело к тому, что в 2015 году в ООО «Водоканал» был осуществлён перевод решения на последнюю версию платформы Docsvision 5, обеспечивающую новый функционал и производительность.
Технически решение представляет собой настройку стандартных приложений Docsvision, с использованием Модуля расширенного согласования, разработанного партнером ECMGroup. Pro. За время работы над проектом создано более 40 шаблонов карточек в СЭД. В 2016 году решение было переведено на новейшую версию платформы Docsvision 5.4.
Константин Знобищев, руководитель проекта, ИТ-директор компании: «Система уже 6-й год успешно используется в нашей компании и приносит эффект. Рецепт успеха нашего проекта — тенденция к пошаговому расширению функциональности, использование актуальных версий системы, поддержание всей инфраструктуры в актуальном состоянии, активное вовлечение в проект службы качества и сотрудничество с надежным бизнес—партнером ECMGroup. Pro»
