«Солнечный круг» является самой большой местной продуктовой розничной сетью, включает в себя 18 супермаркетов и относится к категории крупнейших налогоплательщиков. Годовой документооборот компании составляет более 1,1 млн документов. Ранее «Солнечный круг» ежегодно тратил на подготовку и доставку бумажных документов более 8,2 млн рублей. В архиве настолько сложно было найти документы по требованию налоговой, что к поискам привлекались все сотрудники бухгалтерии. Затягивалось и возвращение документов от контрагентов, т. к. сначала они доставлялись в магазины, а потом перенаправлялись в главный офис. При этом часто встречались расхождения в счетах-фактурах: в номерах и в итоговых суммах. А когда документы передавались контрагентам на доработку, то вовсе терялись. В целях сокращения денежных и временных затрат на ведение документооборота руководство компании приняло решение о переходе на ЭДО.
Для реализации проекта «Солнечный круг» выбрал группу компаний «ГЭНДАЛЬФ», обладающую большим опытом интеграции систем ЭДО с программами «1С». Проект был разделен на 2 этапа: во-первых, это внедрение системы ЭДО в сети супермаркетов, во-вторых, налаживание обмена документами между «Солнечным кругом» и 360 его контрагентами.
За 6 месяцев компания-интегратор не только решила технические вопросы подключения ЭДО, но и помогла «Солнечному кругу» грамотно встроить работу с новой технологией документооборота в бизнес-процессы. После необходимой доработки функционала и адаптации система вошла в эксплуатацию.
Особое внимание «ГЭНДАЛЬФ» уделил информированию контрагентов «Солнечного круга» о переходе. На специально организованном семинаре обсуждались волнующие контрагентов вопросы дальнейшего обмена документами с сетью супермаркетов, возможности системы ЭДО и нюансы ее внедрения в бизнес-процессы организации.
Далее для 85 контрагентов, что составляет 33% от общего числа, были подобраны оптимальные решения, заключены договоры. Обмен по ЭДО подключен из 2 учетных систем «Солнечного круга», исходя из идентификаторов контрагентов: с поставщиками услуг налажен обмен из программы «1С: Бухгалтерия предприятия 8» редакции 3.0, а с поставщиками товаров из программы «1С: Клиент ЭДО» редакции 2.0. Каждой программе соответствуют определенные бизнес-процессы. Так для обмена с поставщиками товаров к электронному документу автоматически подбирается документ фактического поступления. Если данные сходятся, электронный документ подписывается цифровой подписью (ЭЦП). В случае различия электронный документ отклоняется по акту разногласий.
Централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов объединила 18 подразделений «Солнечного круга». Сотрудникам больше не приходится часы проводить в архиве в поисках нужных документов — все находится под рукой в учетной системе. Более того, они могут отслеживать движение документов от контрагентов на каждом этапе.
Увеличилась скорость взаимодействия с поставщиками, в том числе и при предоставлении ими исправленных документов. Если раньше исправленный документ мог идти несколько недель и в итоге затеряться, теперь такие документы «Солнечный круг» получает в течение дня. За счет автоматической выгрузки и проверки на соответствие номеров и сумм счетов-фактур, реализованной ГК «ГЭНДАЛЬФ», «Солнечный круг» своевременно сдает декларации по НДС, в них отсутствуют расхождения.
Главный бухгалтер «Солнечного круга» Подгрушняя Любовь Павловна рассказывает: «Благодаря внедрению системы электронного документооборота затраты на работу с документами сократились на 15%. Ранее отправка одного заказного письма стоила 13, 5 руб., теперь же за 10 руб. можно отправить пакет из 3-х документов. Так при переводе в электронный вид 10 тыс. документов „Солнечный круг“ экономит более 100 тыс. руб. Кроме того, после внедрения электронного документооборота пропала необходимость держать в каждом магазине сотрудника, ответственного за первичную документацию. На текущий момент штат сотрудников, ответственных за первичку, сокращен в 3 раза, и это позволяет дополнительно экономить более 300 тыс. руб. в месяц. Наша цель — перейти на обмен электронными документами со всеми поставщиками товаров. И следующим шагом нашей компании будет подключение к ЭДО поставщиков алкогольной продукции».
