Раньше ежемесячно сотрудникам бухгалтерии «РН-Энерго» приходилось обрабатывать более 5000 первичных документов: договоров, накладных, счетов-фактур, актов и т. д. Ручная сортировка, составление реестров передачи-возврата документов отнимала массу времени и человеческих ресурсов. Этими рутинными задачами были заняты сразу 2 отдела: бухгалтерия и отдел входного контроля и обработки первичной документации.
В «РН-Энерго» выбрали систему ABBYY FlexiCapture, которая отвечала всем требованиям компании. Важную роль в принятии решения сыграли быстрота, качество и автономность работы системы. С помощью технологий ABBYY удалось оптимизировать сортировку документов и добавить возможность сохранять их в электронных форматах, соответствующих требованиям Инспекции Федеральной Налоговой Службы России. Также сотрудники компании могут отслеживать выполнение требований договоров и вести допретензионную работу с клиентами. Это стало возможно благодаря автоматическому извлечению данных из документов и экспорта их в систему бухгалтерского учета для контроля поступления оригиналов от потребителей.
В результате внедрения удалось сократить трудозатраты работников на обработку входящей и исходящей документации. Раньше один сотрудник тратил 5 дней в месяц на обработку всех документов, а теперь для этого нужно меньше 1 дня. В будущем планируется автоматизировать обработку документов, передаваемых поставщиками по электронной почте, а также функции документооборота и формирования заявок на оплату по счетам поставщиков.
«Растет количество регионов нашего присутствия и клиентов, а следственно, растет и объем документов, с которыми мы работаем: договоры, накладные и т. д. Очевидно, что обработать всю документацию вручную крайне трудоемко. Благодаря решению ABBYY, мы получили удобный инструмент для решения этой задачи, уже сейчас стало понятно, что он позволяет эффективно автоматизировать весь процесс и значительно увеличить скорость работы», — отмечает Аркадий Саховский, заместитель генерального директора по экономике и финансам ООО «РН-Энерго».
