В состав Группы компаний ОАО «Кировский завод» сегодня входят 38 юридических лиц, работа которых в области казначейства ранее производилась автономно в каждом юридическом лице. Отсутствовали единые унифицированные регламенты, что затрудняло поддержание общей платежной дисциплины в Группе. Бизнес-процессы дочерних обществ отличались друг от друга, некоторые дочерние общества практиковали собственные методы формирования и актуализации планов. Различались и процессы оформления заявок на расходование денежных средств и прогнозов их поступления. Время от времени в ряде дочерних обществ возникали проблемы с оперативным планированием платежей, особенно при наличии больших объемов незапланированных и «срочных» платежей. «Кассовые разрывы» внутри одних дочерних обществ могли привести к задержкам части платежей в других дочерних обществах.
В результате назрела необходимость создать единое информационное пространство для управления денежными потоками по Группе компаний, навести порядок путем внедрения единых принципов управления финансовыми документами и денежными потоками. Было решено сделать это с помощью новой информационной системы.
Партнером по внедрению стал Санкт-Петербургский филиал «1С-Рарус». Для решения поставленных задач было выбрано решение на платформе «1С: Предприятие 8» с широким функционалом для организации важных процессов казначейства, формирования аналитической отчетности, работы с бюджетами и контроля их исполнения.
Работа на проекте была поделена на три этапа с отдельными функциональными требованиями к каждому этапу. На первом этапе был автоматизирован учет в единой системе фактических остатков денежных средств на расчетных счетах организаций. Основная задача заключалась в интеграции системы казначейства с текущими информационными системами бухгалтерского учета.
Второй этап ставил целью внедрение оперативного планирования движения денежных средств: создание заявок на расходование денежных средств, электронное согласование заявок, формирование реестров на оплату с последующей регистрацией фактических платежей.
На третьем этапе был внедрен функционал для краткосрочного планирования и прогнозирования движения денежных средств, формирования бюджетов по разным сценариям с оперативным контролем их исполнения.
За 8 месяцев система была развернута на 300 рабочих мест, а финансовые департаменты 38 юридических лиц объединены в единую систему казначейства. Параллельно с внедрением системы была осуществлена большая методологическая работа. Специалисты «1С-Рарус» консолидировали и нормализовали справочники контрагентов объемом свыше 18 000 позиций, а также справочники действующих договоров с контрагентами. С помощью специалистов «1С-Рарус» были подготовлены, согласованы и внедрены: регламент ведения нормативно-справочной информации, регламент планирования движения денежных средств, регламент платежной дисциплины.
Новая система позволила оптимизировать работу персонала. Система казначейства интегрирована с локальными системами бухгалтерского учета, что позволяет сотрудникам бухгалтерии работать в привычном для них режиме. Настроены разграничения прав доступа сотрудников к системе. Это помогает уберечь базу от занесения непреднамеренных ошибок, дублирования информации и ограничивает доступ к конфиденциальной информации. Расширен план-фактный анализ движения денежных средств, добавлена новая аналитика в платежных календарях, благодаря чему руководители получили новые возможности в блоке отчетности. Получаемые данные позволяют им следить за финансовым состоянием своих подразделений, отслеживать сроки и состояние платежей по своим заявкам и вовремя принимать управленческие решения.
Скородумов Павел Андреевич, начальник финансового управления ОАО «Кировский завод», резюмировал: «В результате слаженной совместной работы нашей проектной команды и команды „1С-Рарус“ мы создали систему для управления денежными потоками внутри Группы компаний ОАО „Кировский завод“. Нам удалось добиться унификации процессов казначейства для всех Обществ компании, сделав их максимально прозрачными как для самих Обществ, так и для корпоративного центра. Корпоративный центр, в свою очередь, получил эффективный инструмент для анализа и контроля движения собственных денежных средств и средств Дочерних обществ. Финансы — столь важная составляющая нашей работы — теперь находятся под жестким и бдительным контролем информационной системы и нашего руководства».
