АО «Национальная компания «Қазақстан Темір Жолы» (Казахстанская Железная Дорога) — национальный оператор в сфере железнодорожных перевозок в Республике Казахстан. Клиентам, партнерам и сотрудникам компании необходим ежедневный доступ к данным из архивов. Раньше, чтобы получить информацию, приходилось долго искать документы в бумажном архиве. Некоторые из них были ветхими, что усложняло работу с ними. Существовал риск утери документов или их порчи. Поиск и идентификация нужной информации отнимали много ресурсов. Кроме того, клиентам и партнерам приходилось долго ждать необходимую информацию, что, конечно же, приводило к репутационным рискам.
Для автоматизации архивного делопроизводства необходимо было решение, способное быстро и качественно распознать документы. Руководство Казахстанских Железных Дорог выбрало ABBYY Recognition Server. С его помощью можно обрабатывать более 1 миллиона страниц в месяц, распознавать изображения на 190 языках и структурировано сохранять полученные данные в информационную систему организации.
«Электронный архив — это не просто программа для хранения документов, это система для увеличения эффективности деятельности всей нашей Компании», — отметил Султан Сембиев, главный специалист отдела развития программных средств АО «НК «КТЖ» — «Дирекция информационных технологий».
Кроме того, ABBYY Recognition Server прост в установке и использовании, а технология сжатия файлов позволяет оптимизировать затраты на хранение и передачу информации. Важное преимущество — это широкие возможности интеграции с различными информационными системами, приложениями и работы со сканерами и МФУ.
Проект по внедрению ABBYY Recognition Server длился с ноября 2013 года по декабрь 2014 года. Компания «Астана Спецтехника и Внедрение», отвечающая за техническую реализацию проекта, установила и настроила 39 станций сканирования, верификации и индексирования. С помощью ABBYY Recognition Server уже оцифровано 10,5 миллионов страниц архивных документов, среди которых: годовые балансы и отчеты, приказы, ведомости, личные дела и многое другое. Для работы с электронными документами была создана информационная система. Теперь сотрудники компании могут оперативно находить документы и передавать необходимую информацию клиентам и партнерам. А руководству компании стало еще проще принимать важные бизнес-решения.
«Для успешной реализации данного проекта были вовлечены не только сотрудники Архива и Канцелярии Центрального аппарата АО «НК „КТЖ“, а также сотрудники таких филиалов как „Дирекция Информационных технологий“, „Главный вычислительный центр“ (ГВЦ), без четкого понимания работы всех этих структур реализовать проект было бы невозможно», — рассказал Аркадий Шевцов, директор ТОО «АСВ».
